浅析如何做好社会保险业务档案管理工作

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1、浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[摘要]社会保险业务档案管理是指对社会保险业务档案收集、整理、归档、装订，继而进行移交、保管、统计、编研、利用、鉴定和销毁等一系列工作的过程，是社会保险经办管理工作中最基础的工作之一。随着我国国有经济的不断上升，我国国民的思想政治觉悟也开始逐渐上升，越来越多的人开始注重自身与家人的社会保险情况，这就使得社会保险行业得到了快速发展，社会保险业务档案管理作为保险行业中最重要的组成部分，其就成为了人们关注的焦点。[关键词]社会保险；业务档案；管理难题；对策研究[中图分类号]F274[文献标识码]A[文章编号]1005-6432

2、（2014）30-0187-021前言7随着我国社会保险事业的飞速发展，社会保险各项制度改革的不断深入，劳动者的参保意识日益加强，社会保险覆盖面越来越广，社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据，其重要性越来越显现出来，也越来越受到经办机构的重视和关注。社会保险业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，还有力地维护了参保人员的权益。沉寂多年的社会保险业务档案作为这些变动的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据日益显现出其重要性。下面结合自己的实践，就如何实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使

3、用，谈一些粗浅的见解。2社会保险档案管理现状分析2.1档案管理手段落后目前大多数的社会保险业务档案仍未实现电子信息化管理，使得业务档案难以进行合理的归纳、总结以及分类，使得档案的查阅遇到困难。由于经办条件的限制，很多社会保险经办机构，没有固定的专门档案室，参保人员的档案被随意分散保管、分割保管、分室存放。有些材料甚至散落在个人手中，一旦人员调动，就会造成部分档案材料的流失。再加上目前社会保险业务量的日益庞大，传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和职工的查阅、核对需求，使得参保单位和职工对社会保险业务办理的效率和质量造成严重的质疑，影响了社会保

4、险部门形象。有些虽有档案室，但没有对各种类型的档案实行集中统一管理，档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室。有些部门虽然实施了档案的微机化管理，但由于软、硬件及人员没有很好的结合，有的缺乏相应的软件，有的缺乏专业人才，很多仍然沿用过去的手工操作和陈旧的管理方法。2.2社会保险业务档案管理缺乏科学性7社会保险是社会保障的核心部分，它包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险等。由于一个人的保险资料分别保存在不同的机构，管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能查询到一个人的全部社会保障档案信息，这就给公民个人和组织在查询工作中带来很大的不便。这种

5、分散的管理，也使整个社会保障体系容易出现漏洞。据调查得知，目前大多数的社会保险业务档案仍未实现电子信息化管理，使得业务档案难以进行合理的归纳、总结以及分类，使得档案的查阅遇到困难。2.3社保档案人员业务水平低7社会保险业务档案管理人员仍缺乏专业素质，业务档案管理人员综合素质仍有待提高。目前，社会保险档案管理主要靠兼职或搞突击的办法，缺乏专业人才的专业管理。一些经办机构没有专职或兼职档案管理人员，人员缺乏基本的档案管理知识，工作质量就甚是令人担忧。一些经办机构虽然有较高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，未经档案专业培训的兼职档案工作者，往往业务水平偏

6、低，影响了档案管理工作。社保经办机构对档案人员的业务培训少，开展经验交流的机会也不多。这些都影响了档案管理工作的开展。这种问题发生的主要原因是现今的保险行业的迅猛发展，而导致保险行业本身缺乏大量的工作人员，这就使得保险行业的工作人员多为兼职人员。这种现象的恶性循环，势必会导致档案管理人员不能专注的做好自己的档案管理工作，人员缺乏稳定性。3如何提高社会保险业务档案管理的对策3.1健全制度，规范程序，实现社保业务档案管理标准化规范社保业务档案管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，关键在于实现管理的统一与标准化。依据《档案法》、《保密法》等法规政策，健全

7、保险业务档案管理工作制度、制定档案室建设标准、规范整档标准，制定社保档案分类大纲和保管期限，构建完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求，实现社会保险档案的集中管理和标准化管理。3.2加强档案管理的软硬件设施建设着力加强档案管理的基础设施建设，提高档案管理的软硬件设施，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备，建立一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生

8、物等“八防”功能档案室，确保档案的长期安全保管和科学化、系统化管理