学员座次随机排列方法研究

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1、学员座次随机排列方法研究摘要：在举办大型会议、学生考试、员工轮训培训时，常常需要制作参加人员的座次表并进行张贴，保证活动的顺利进行。本文巧妙地利用Excel的制图和数据关联以及随机函数功能，通过平面结构简图，实现了座次的随机排列，使制作座次表的工作变得既轻松又不易出错。关键词：座次表；平面结构简图；数据关联；随机函数中图分类号：TP391.12在举办大型会议、学生考试、员工轮训培训时，常常需要制作学员（不同活动参加人员的通称）的座次表并进行张贴，便于学员快速找到自己的座位，也便于管理人员记录缺席与出勤情况，保证活动的顺利进行

2、。这就要求我们绘制出教室（不同活动场所的通称）平面结构图或者平面结构简图，并将学员的姓名都固定在图形上。虽然一些制图软件在制图上有优势，但是由于不能方便地将学员的姓名数据调入到图中，需要一个个地采取复制粘贴的形式，如果学员发生变化，如轮训班的每一期的学员都不同，只能一切从头开始。7其实，利用常用的办公软件Excel能够非常简便快捷地制作教室平面结构简图，并能调用学员姓名数据，制作成模板，可共享性很强，能让达到事半功倍的效果，下面具体介绍其使用方法。1教室绘制平面结构简图在通常情况下，教室有两种结构，一种是普通教室，一种是弧形

3、的阶梯教室。普通教室结构简图的绘制虽然简单，但不具有说服力，而弧形的阶梯教室由于前后排座位数不同稍显复杂，不过能够更好地说明问题，这里就以弧形教室结构简图的绘制为例来介绍教室平面结构简图的绘制过程。统观常见的弧形阶梯教室，它们的结构大体分为三组，每一组从前至后又若干排，后排的座位数比前排的座位数一般依次递增一个，并且前后的座位不对齐，总是错开半格。这种效果我们可以通过合并单元格的方法巧妙的实现。（1）选中某一单元格区域，单击【格式工具栏】上的【合并及居中】按钮，双击使合并的单元格处于编辑状态，输入【主席台】三字，并调整汉字之

4、间的距离。（2）单击右键菜单中的【设置单元格格式】按钮，弹出【单元格格式】对话框，选择【图案】标签，设置单元格的底纹，完成主席台的制作。（3）设置【行高】和【列宽】，要据活动场所的长宽而定，这里分别设置为【50】和【1.63】。（4）用鼠标选中【AJ6】和【AK6】两个单元格，单击【格式工具栏】上的【合并及居中】按钮，合并两个单元格。7（5）用鼠标单击【格式工具栏】上【边框】按钮右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中的选择【外侧框线】。（6）选中已经合并的单元格，将鼠标移至合并单元格右下角的填充句柄处，当鼠标呈黑十字状态时按下鼠

5、标向右拖动到目标位置。（7）用鼠标选中【AI7】和【AJ7】两个单元格，进行单元格合并与格式化操作，并向右拖动到目标位置。余下的操作都基本相同，读者可以自行完成，不再赘述，读者需要注意的是前后排单元格不能对齐合并，要错开一个。2学员名单的转换从主管部门发送来的学员名单中，并不都是用表格编排好的，还有的是用制表符、空格完成的排版，不能直接被设置好的简图中的单元格调用，需要将它们转换成表格形式。2.1含制表符的文本转换成表格（1）选中文本，依次选择【表格】、【转换】、【文本转换成表格】菜单命令，打开【文本转换成表格】对话框。（2

6、）在对话框【文字分隔符位置】处选择【制表符】单选项，按【确定】。2.2含空格文本转换成表格（1）选中文本，依次单击【编辑】、【替换】菜单命令，打开【查找和替换】对话框，（2）在【查找内容】下拉列表框中连续输入两个空格。（3）在【替换为】下拉列表框中输入一个空格。7（4）单击【高级】按钮，在【搜索选项】中取消对【区分全/半角】的选择。（5）多次单击【全部替换】，将连续多个空格替换成一个空格。（6）依次选择【表格】、【转换】、【文本转换成表格】菜单命令，打开【文本转换成表格】对话框。（7）在对话框【文字分隔符位置】处选择【空格】

7、单选项，按【确定】。将含有学员名单的文本转换成表格后，再将含有人员名单的列粘贴到Excel工作表中，作为制作座次表的数据源。注意，这里我们应用查找和替换工具，其实查找和替换功能十分强大，能够帮助我们快速编排文档，简单快速且不易出错，应该对它熟练掌握。3数据的关联一般Excel工作簿都有三个工作表，用户可以在工作表Sheet1中制作出教室结构简图，在工作表Sheet2中放置学员名单，通过定义公式的形式让简图中的单元格与学员的姓名相关联。3.1弧形教室数据间的关联座次表的排列一般是先中间后两边。（1）选中Sheet1中的中排第一

8、个单元格，输入等号。7（2）点击Sheet2工作表标签，选中第一个单元格，按回车。这样Sheet1中第一个单元格就关联了Sheet2中A1的数据。按照第一个单元格的操作方法，使其他单元格依次对应Sheet2中A列中的数据。3.2批量生成学员座次表数据关联完成后，要则此表作为模板妥善保存，使