如何提高档案的保密性和利用率

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1、如何提高档案的保密性和利用率摘要:档案作为展示工作成果的重要依据之一，理所当然地成为考核工作必须的检查项目，基层档案工作的好坏也是体现服务民生、构建和谐社会的标志之一。档案资料的重要性尚且不止如此，还关系到单位的机密和权益。因此，我们应给予档案管理工作高度重视，采取有效措施加强管理，切实提高档案资料的保密性和利用率。关键词：档案保密性；利用率中图分类号：G353文献标识码：A一、目前基层档案管理保密性和利用率中存在的问题结合实际工作经验，经过调查研究发现，目前基层档案管理存在的突出问题有以下几方面

2、：（一）一些单位对档案管理工作重视程度不够。有的部门对档案管理工作不够重视，使一些文书、报表、图片、声像等档案资料散落于本部门、各成员的办公室里，特别是一些日常管理性文书更加随意处理。久而久之，遇到打扫卫生或调换办公室等机会即被当废品丢弃，宝贵的历史资料从此流失。5（二）档案管理工作分工合作不协调。认为档案管理仅仅是办公室专职档案员或秘书人员的工作，或者将其简单视为科室内勤与专职档案员之间的资料传递工作，缺少信息互动，造成单位内部之间，以及部门单位和档案专门管理部门之间沟通协调不够，单位各部门兼职

3、档案员的职能作用不能充得到分发挥。（三）档案基础工作不够扎实。具体表现在日常不注意收集和整理，到临近考核或检查前时突击准备、临时造假等，这样做不仅集中了大量的工作任务，造成人力、财力、物力的浪费，而且好似用一天的时间写下了一年的日记，已经失去了档案中原始资料的“原汁原味”，失去了档案真实记载的功能作用。（四）人员教育培训有待加强。目前接受上级组织档案培训的范围较窄，对象较为单一（一般是专职档案员一人参加），不能为全员参与档案管理提供良好的舆论氛围和知识储备，而且目前基层使用的各类办公系统不统一，与

4、档案管理要求有一定差距，相关的档案管理软件存在一些技术缺陷，也给档案管理工作带来了一定的困难。二、对加强基层档案资料的保密性和利用率的几点建议5（一）通过加强档案管理法制观念，进一步统一思想、提高认识。基层档案工作长期以来不被间接所重视，原因之一就是档案法制意识的淡漠。各部门要切实认识档案管理工作的重大意义，把健全档案管理作为全局实现信息共享、提高工作效率的重点来抓，使干部充分认识到档案管理工作也是本职工作，推动档案工作的发展是全体干部职工义不容辞的责任，树立“档案工作没做好、等于今年什么事情都没

5、做”的全员参与和保护档案资料的责任意识。（二）明确分工、加强协调，实行信息一体化管理。实行一体化管理是单位动态管理的需要，办公室作为主管部门，要把管好档案作为头等大事来抓，协调处理好与各部门之间的分工合作关系，明确专职档案员与兼职档案员的工作职责。除了搞好综合档案室的工作外，还要协调指导会计、征管、稽查等部门的专业档案室建档管理工作，并逐个部门指导收集档案工作；各部门除搞好本部门专业档案室建设外，必须全力配合搞好综合档案归集工作，做到全面规范，建立符合自身实际情况的档案管理模式――信息一体化管理。

6、（三）要加强涉密档案的科学管理。档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件5的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后

7、进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。三是要采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为

8、科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。（四）加强档案利用监督和利用制度建设5档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：一是制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开