紫晶档案系统操作步骤说明

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1、紫晶档案软件常用操作步骤说明(AMS2000)本说明主要针对用户常见的操作步骤说明，共分为：A，B，C，D，E，F，G，H，I，J，K十一项，部分操作流程后还附有备份说明。A项是对党政网上的现行文件进行收、发文管理的操作说明。B项是对收、发文进行自动归档的操作说明（人工归档见C）。C项是对已组装成盒的档案进行人工归档的操作说明。D项是对机读目录的查找操作说明。E项是对全文的挂接操作说明。F项是机读目录修改及打印操作说明。G项是更改档号操作说明。H项是对件号处理操作说明。I项是对分卷操作说明。J项是对数据交换的操作说明，此项只有B版用户才有此功能。K项是对数据备份的操作说明。A：⑴

2、进入党政网的已收文页面⑵在需要接收的文件的条目位置上单击鼠标右键⑶点击从党政网上接收：收文⑷进入紫晶系统⑸点击收文管理⑹点击还原按钮，可见第⑶步接收的文件（若不可见，请核查当前文件处理年度，有必要时重新进行收发文年度设置）⑺在保管期限和页数处分别按实际文件内容进行设置，并保存⑻点击打印按钮⑼点击批阅单打印按钮⑽点击打印图标按钮⑾关闭当前窗口回到收文管理窗口⑿点击全文浏览按钮⒀点击动态链接按钮第6页,共6页⒁启动阅览器后进行打印及相关操作备注：1、以上只是以网上收文为例，发文同收文雷同，请参照操作。2、用户希望通过本系统对网上没有的文件进行收发文管理时，可在第五步：⑸点击公文归档整

3、理下的收文管理⑹按文件进行手工录入⑺点击保存按钮⑻点击打印按钮。B：⑴进入紫晶系统⑵点击自动归档按钮⑶在分类下的形成年度前方框打“√”并输入对应的四位数值年度⑷在分类下的保管期限前的方框打“√”并选择对应的期限⑸在排列下的文件形成日期前方框打“√”⑹在排列下的保管期限前方框打“√”⑺在编号下的全宗号、年度、保管期限、卷(盒)号输入对应的内容⑻点击确定按钮，⑼在页数/盒前的方框打“√”并输入页数⑽点击归档按钮⑾点击继续按钮C：⑴进入紫晶系统⑵点击人工归档按钮⑶在档号一栏输入档号⑷在空白处点击左键⑸点击OK按钮⑹点击归档文件目录按钮⑺分别输入：文件编号、责任者、题名、日期、页数（号）

4、等有所规定内容⑻点击保存按钮⑼点击添加按钮进行下一份文件的录入备注：1、在本项第三步：⑶在档号一栏输入档号，档号格式为：全宗号-期限年度-盒号，全宗号及盒号为三位，不足添‘0’、如：012-永久2007-001，中间的间隔符‘-’必须为半角。2、在添加目录时系统会自动将上份文件的内容保存下来，为减少用户从复录入，只需直接修改保存既可，如果不需要使用此功能，去掉添加继承按钮前的‘√’。3、手工直接输入的目录没有全文文件，如要挂接全文按D项操作。第6页,共6页4、可以从左边收文、发文、回收库（单击文件来源按钮可切换这三个库，也可单击检索按钮、三库的列表框表头、多级排序按钮来进行各库中

5、文件范围的筛选和排序，以便容易进行要归档文件的选择）中选中文件，再单击向右按钮完成归档；文件的选中可以采用CTRL+单击网格最左边竖条的方式进行连选。5、可以单击向右按钮完成已归档文件向收发文文件库的回归。D：⑴进入紫晶系统⑵点击编目检索⑶点击文件检索⑷在请输入检索内容输入相关关键词⑸点击检索备注：1、在第⑷步请输入检索内容输入相关关键词中，用户输入两个或以上关键词时必须用空格隔开。2、输入相关关键词可为：文件编号、责任者、题名、日期等已录入计算机的任意内容，如进行复杂查询，需用高级检索。3、用户可根据该文件的档号快速找到该文件。如文件挂有全文，可点击全文浏览直接浏览文件，还可点

6、击动态链接对文件进行修改利用。E：⑴进入紫晶系统⑵点击全文管理⑶点击全文目录管理，单击需要建立新的子目录的父目录，打开该父目录⑷点击新增目录按钮⑸在用户输入栏输入文件目录名称⑹点击确定按钮⑺点击关闭按钮⑻点击全文文件管理⑼分别对源文件位置和目标目录两个目录选择框进行目录选择，选择源文件所在目录位置和文件入库后的存放位置（即目标目录）⑽选择用户所需文件⑾点击传输文件按钮⑿点击关闭按钮⒀点击归档/卷内文件按钮第6页,共6页⒁在档号一栏输入档号⒂到位需要进行全文挂接的机读目录⒃点击全文挂接按钮⒄选中对应的文件⒅点击选中退出按钮⒆设置全文级别⒇点击保存按钮备注：1、用户通过网上接收时是同

7、时包括目录和正文的，但手工录入的机读目录是没有全文文件的，必须通过E项手工进行全文的入库挂接。2、在全文目录设置时不是每次都要进行目录的添加，用户应根据自己的实际情况建立目录结构。3、在第⑼步的源文件位置是指用户原电子文件保存的位置，如E：张三党政....；目标位置是指用户自己通过全文目录管理建立的目录。位置选择后，右面的空白框会显示出该目录内当前的文件。F：⑴进入紫晶系统⑵点击人工归档按钮⑶在档号一栏输入档号⑷在空白处点击左键⑸点击OK按钮⑹点击归档文件目录按钮⑺左键点击