商务传真、公函、邮件规范(,..贸易办字 [2010] 第2号 )1

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1、胜冠贸易办字[2010]第02号杭州---贸易限公司文件----贸易办字[2010]第02号签发人：商务传真、公函、邮件使用规范第一部分公务类传真规范一、发送传真1.每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确；2.对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通；3.传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动；4.由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的每个字句，传真格式和版面应标准统一；5.对于要求对方回复的传真，应在传真中注明“请回复”。二、注意事项1.收到传真后，如需回

2、复的，应尽快回复；2.收到的传真应分类妥善保存或处理；3.对于特别重要的传真，应在收到或发出后给对方打电话确认；4.涉及公司机密的传真，发出或收到后均应及时销毁或妥善保管，不得泄露。三、传真格式及模板1.页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等；2.上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等；3.正下方为正文；4.正文应有标题，表明本传真的主题；5.应有收件人尊称和问候语；6.正文结束后应有问候语；7.落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等；8.传真模板见附件一。第二部分公函规范一、发送公函1.作为公司对外联系事务、发表声明的公

3、函，都应标明一个主题，主题要明确；2.公函内容应简明扼要，观点清晰，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动；3.公函措词应充分斟酌，做到有理有据，有礼有节；第4页共5页《商务传真、公函、邮件使用规范》胜冠贸易办字[2010]第02号4.由于发出的公函将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出公函应谨慎地评阅所撰写的每个字句；5.公函发出前应经主管领导审核，经批准并加盖公章后方可发出；6.公函可用传真或信件发出，发出后应给对方打电话确认；7.公函应妥善保管，一般应交专人负责公函存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。二、接收公函1.接收

4、到对方公函，应根据事情原由向主管领导汇报，对于要求回复的公函，应及时做出回复；2.接收到的公函，应分类安排存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。三、公函格式及模板1.页眉为公司标志，页角为公司地址、电话、传真等；2.标题为公函主题，标题下需注明往来函号；3.左上角为收件单位、收件人姓名等；4.正下方为正文；5.应有收件人尊称和问候语；6.正文结束后应有问候语；7.落款应包括完整的公司名称、日期等；8.公函模板见附件二。第三部分公务类电子邮件规范一、发送邮件1.每一封邮件，都要标明一个主题，主题要明确；2.信件内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达的不够清楚，而

5、造成不必要的误解或行动；3.由于传送出去的信息将可能会永久留存，因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的每个字句。二、回复邮件1.每天检查新邮件，并尽快回复；2.回复信件时，适当附带上原文，这样别人知道你是为什么而回复的。注意，不要把原文全部附带，而只需要附带上回复的那段；3.要回复他人信件时，请使用“回复”的功能，不要另起标题而造成对方的混淆；4.切勿将涉及商业机密或个人隐私的邮件，在未经同意前，转发给第三者。三、传送规范1.注明发件人及其身份；2.遵守法律法规规定，尊重知识产权，凡是引用或改编他人文字或图片作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重；3.

6、注意附件的使用，如果附件内容不长时，尽量直接撰写于信件中，若一定要使用附件功能，也须注意附件的撰写软件是否能被对方正常使用；4.定期检查计算机系统的时间与日期是否正确；5.发送邮件较大时，请尽量利用压缩工具把信件压缩，以加快收件人的收信时间。为避免浪费对方的宝贵时间，应谨慎考虑传送信息容量的大小；第4页共5页《商务传真、公函、邮件使用规范》胜冠贸易办字[2010]第02号6.凡涉秘文件以EMAIL方式传递时均须加密。四、邮件格式及模板1.抬头为收件人姓名和问候语；2.中间为正文；3.正文结束后应有问候语；4.落款应包括完整的发信人姓名、日期、所属部门、联系方法等；5.发

7、往客户的邮件推荐使用统一邮件格式，清晰明了，使用客户阅读。以hotmail为例，建立模板的方法为：在工具栏里选择“模板”按钮，进入模板管理画面，然后在“新邮件模板”中选择“普通信件”，按下文中模板格式建立模板，编辑完毕后，选择“保存”。同样，按下文中模板格式分别建立回复邮件（在“回复邮件模板”中选择“普通信件”）和转发邮件的模板（在“转发邮件模板”中选择“普通信件”）。三种邮件均应设为“文本”格式。6.邮件模板如下：，您好！致礼！某某某（姓名）%DATE-------------------------------------------