高校财务档案信息化管理刍议

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1、高校财务档案信息化管理刍议高校财务档案信息化管理刍议.【摘要】高校作为人才成长和培养的重要场地，高校的财务档案是记录和反映高校财务状况的重要史料，是高校档案的重要组成部分。本文针对高校财务档案信息化管理的特点，结合当前面临的情况，提出建好、管好、用好财务档案，提高财务档案信息化管理工作水平。【关键词】高校；财务档案；信息化；管理现代档案管理工作已成为复杂的系统。高校的档案工作，是高校的档案馆、室直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项工作的总称。作为国家档案事业最基本的组成部分，高校档案管理包括基础工作和利用工作两大部分：收集、整理、鉴定、保管、统计等工作属于档案实体管理

2、；编制目录、文献汇编和参考资料等信息加工，连同提供阅览、复制、咨询、函调、外借等信息输出，同属于档案信息开发。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、量大等状况，与社会利用档案要求集中、系统之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平，近年来，高校办学规模不断扩大，办学层次的不断提升，加强高校财务档案信息化管理，成为当前高校档案管理中的一项重要课题。一、高校财务档案的定义及特点高校财务档案是指高校在行使教学、科研、社会服务和文化传承这四大功能过程中，直接形成的具有保存价值的各种财务支出和收入材料。与高校财务档案管理相关的法规是《会计档案

3、管理办法》。国家先后出台了2部《会计档案管理办法》，1984年6月1日由财政部、国家档案局颁发的发布的老版本，在1999年1月1日被财会字[1998]32号的新版本《会计档案管理办法》替代。《会计档案管理办法》明确了高校财务档案的范畴：是指记录和反映单位经济业务的会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。具体包括：原始凭证，记账凭证、汇总凭证及其他财务凭证类；总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿及其他财务账薄类；月度、季度、年度财务报告，包括财务报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告类；银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的财务核算专业资料，财务档案移交清册，财

4、务档案保管清册，财务档案销毁清册。财务档案是重要史料和证据，每年形成的档案应当由高校财务部门按照归档要求整理装订成册并编制财务档案保管清册，当年形成的财务档案，在财务年度终了后可暂由财务机构保管一年再移交档案机构统一保管。高校财务档案的保管期限分为永久、定期两类，定期分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；在项目建设期间的建设单位，其保管期满的财务档案不得销毁。采用电子计算机进行会计核算的单位，

5、应当保存打印出的纸质会计档案；采用磁性介质保存财务档案的，由国务院业务主管部门统一规定并报财政部、国家档案局备案。随着国家财政经济工作的不断发展，财务标准的变化越来越频繁，各种标准划分越来越细，项目越来越杂，信息采集的工作量日益增大。各种指标每年都在变化，各种报表每年都有不同的内容。由此可见，现代高校财务档案具有信息量大、时效性强、查阅频繁这一发展趋势，需要消耗大量人力和财力，也对当前的财务档案管理手段和方法提出了严峻挑战。随着高校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生了一种新型档案信息形态信息化管理，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化

6、的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。二、高校财务档案信息化管理的重要性档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。虽然不生产物质财富，但档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案部门通过提供档案信息为社会实践服务，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。从档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。计算机技术的发展和应用的普及，为各行各业的信息化建设提供了可能。当前，各个高校都在加强内涵建设，提高综合管理水平。财务档案管理水平，体

7、现了学校的整体管理水平并决定了财务工作和档案管理工作的优劣。随着经济社会的不断发展，信息化建设已经成为我国现代化建设的重要组成部分，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一方面，也必须顺应时代要求和社会发展，走信息化建设之路。这是适应现代化管理的需要，是搞好高校财务档案管理的必然选择。三、高校财务档案信息化管理的可行性高校财务档案信息化建设包括网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统、信息规模、信息服务等，主要内容是指相关部门在科学收集、开