试论高校人事档案信息化建设问题的探讨

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1、试论高校人事档案信息化建设问题的探讨　　论文摘要：面对全球信息化的浪潮传统的人事档案节理正面临前所未有的挑战和机遇。人事档案信息化管理正是在这样一个时代背景下对传统人事档案妥理模式的改革和创新。信息技术的发展与广泛应用使人事档案信息化建设提上了议事日程，为高校人事档案工作叔得了跨越式发展的历史性机遇。高校人事档案的信息化管理，是人事档案工作发展的必然趋势。　　论文关键词:高校人事档案信息化　　随着现代科技的迅猛发展，高校的建设步伐迅速加快对人才的需求和利用日益扩大，人员的流动也不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多，加强信息化管理，已经成为高校人事档案管理的一

2、个主要趋势和途径。人事档案信息化建设是时代发展的需要，是高校人事档案工作的主流，是高佼人事档案管理改革的方向。　　1高校人事档案管理工作的现状　　自第四次全国干部档案工作会议和干部人事档案审核工作以来，各地、各部门的人事档案工作在制度建设、内容的规范和完整以及鉴别等方面都取得了突破性的进展，然而许多高校仍然存在一些带有普遍性且不容忽视的问题，主要体现在:　　(1)认识不到位，重视力度不够　　一是认为人事档案工作不是高校工作的重中之重是一项辅助性工作，在思想上还没有引起足够的重视。二是认为人事档案只是讲政治时代个人功过是非的记录.是历史，对于聘任制盛行时期的现在

3、，人事档案已没有太大的现实意义。三是由于认识上淡薄，在管理上相对滞后，放松了对人事档案工作的管理，淡化了人事档案工作的地位和作用。片面地认为人事档案工作只是“收收管管，翻翻找找，查查看看.，没有什么难度，谁都可以做，能应付就行了，有些高校的领导甚至认为人事档案工作抓不抓都无碍大局，只要能过得去就行。　　(2)管理传统，效率低下　　现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主，实体档案虽然利用范围广适应性强，具有原始凭证的作用，但它利用效率低，工作量大。我国高校人事档案用纸一直承袭传统的16K规格与目前国际标准公文用纸A4规格存在差异，给人事档案的装订带来大

4、量的剪裁和折叠工作，降低了工作效率。　　(3)缺乏适应性较强的人事档案数据库系统　　目前各高校都采用自行开发研制的人事档案管理软件，仅在人员基本信息、档案目录编辑，档案转递等日常管理中的几个坏节实现计算机管理，信息存储量窄、功能小操作烦琐、信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高.难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。　　2高校人事档案信息化建设的主要内容　　高校人事档案信息化建设主要是指高校在开展人事档案管理和建设工作中档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向档案信息数字化.网络化和向社会提供服务为重心的转变、不断提高管理效率和服务水平的过程。其主

5、要内容包括以下几个方面:　　　　(1)对那些容易受损坏、利用频率高、容量大的重要档案信息进行数字化和网络化　　在高校中教职工人事档案记载的信息是与教职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性。在职工的工作履历、职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据和参考作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。　　(2)实现高校人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息高度共享，并采取科学的管理方法。　　在高校实际工作中，由于受到一此时效性强、传达范围广、受地域制约等因素影响、往往会大量使用电子文件档案，也需要信息化建

6、设，并且需要加强科学利用和管理，从而做到信息共卒以及保密和安全。　　(3)加快现有人事档案目录数据库的建设　　高校一般都有几十年甚至上百年的发展史，人事变动大而且复杂，现存的档案材料不仅数量庞大、占据空间大，同时也极不方便管理和使用，这就更需要加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，进一步提高工作效率.　　3高校人事档案信息化建设的作用　　高校卖行人事档案信息化建设将对高校人事、组织工作产生重大影响，主要表现在:　　(1)有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务　　高校人事档案信息化后，实现了档案信息资源的共享组织人事部门和领导能够直观快捷

7、地了解和掌握各级干部队伍状况以及千部在“德、能、勤、绩、廉，方面的最新信息，为领导决策提供可靠的依据，有效地提高干部人事档案信息的利用宰和使用价值。　　(2)有利于信息的准确、完整和更新　　传统的人事档案管理中.由于档案材料的转递和不及时、信息沟通的渠道不畅通，使档案内容和数据库信息存在一定的延时性，不能及时得到补充和更新信.息，同时，数据库的信息由人工输人，尽管多方面，多角度校对，但难免还会存在信息输人错误的情况。而档案信息的网络化，教职工可以根据权限了解个人的基本信息，对信息的出人提出建议，教职工所在单位也能根据权限和一定的程序及时将每个人的堆新信息录入网

8、络平台，从而使估息更加淮确、丰富和完整