浅谈如何做好秘书工作

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1、浅谈如何做好秘书工作浅谈如何做好秘书工作一、秘书工作概说　　秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。在我国，秘书工作可谓源远流长。从商、周王朝开始就已有了为商王和周天子执掌秘密文书的各种官吏；到了东汉，就有了秘书这样的词汇，随之也有了被冠以秘书称谓的官吏；到孙中山领导南京临时政府实行总统制，在总统府设立秘书处，秘书一词成了真正意义上担任辅助领导的职务。　　二、秘书工作的具体内容　　（一）秘书的日常事务　　秘书工作无小事，所以秘书工作涉及组织的各方面，但主要有以下几项：办公用品管理、接待工作、值班、通讯工作以及印章管理工作。　　1.办公用品管理

2、。对办公用品的管理是秘书部门的事务性职责之一。办公用品的管理主要有三个环节：办公用品的采购、保管和发放。办公用品管理，要合理计划，保证重点，厉行节约，加强保管；要根据所在组织工作的实际需要，结合办公经费的具体情况，有计划、有步骤地逐步改善办公条件。　　2.接待工作。在市场经济快速发展的今本文由.L.收集整理天，日常的接来送往日益频繁，接待事务越来越繁重，其作用也越来越重要。接待工作的质量将直接关系到组织的声誉和领导者的形象。因此，秘书部门要切实做好接待工作。（1）欢迎来访者，并记录好对方的相关信息；（2）接待没有预约的来访者时，要善于应付难以对付的来访者，为领导者挡驾，使领导者避免不必要的接

3、见；（3）接待投诉者时，要热情招呼，耐心倾听，诚恳答复，礼貌相送，以维护组织形象和声誉。　　3.值班。值班工作主要是管理在正常上班时间之外发生的紧急事宜和做好本单位的安全保卫工作。具体职责是：承办领导或管理部门交办的紧急事项；受理本单位的电话联系；接待来访人员；处理急文急电；处理突发事件和应对紧急情况；将值班期间发生的重大事件或活动记录下来等。这要求值班人员要熟悉一般业务分工情况，对待工作要认真负责，做好值班记录，严格履行交接班手续，做好值班期间的安全保卫工作。　　4.通讯工作。通讯是各社会组织，特别是其秘书工作中非常重要而普遍的工作手段之一。搞好秘书通讯工作，对于社会组织的整体系统运转具有

4、十分重要的意义。为切实规范秘书通讯工作，必须使通讯工作有所依循：一是要及时迅速，提高通讯工作的效率；二是要准确无误，提高通讯工作的质量；三是要安全保密，确保通讯工作的可靠；四是要经济适用，提高通讯工作的效益。　　5.印章管理。管理印章是秘书的重要职责之一，印章的管理要制度化、规范化。秘书必须建立用印登记簿，登记用印信息。加盖印章是使文件、材料生效的标志，所以印章要保持整洁，字迹清楚，印油均匀，使之清晰醒目。　　（二）秘书的专项事务　　1.会务工作。会议是各级各类组织实施管理的重要形式。召开会议大都由秘书部门参加筹备和组织。　　（1）会前准备。明确会议内容，确定会议议题、名称、时间、与会人员，

5、选择会议召开地点；制定会议议程和会议程序，编制会议方案；准备与会议相关的用品，如会议所需办公用品等；根据会议议题布置会场；提前与会议参加者进行沟通，尤其是与演讲者联系；开展会前检查，再次确认会议所需物品齐全。　　（2）会议期间。接待到会人员并组织签到；时刻监控会议进程，要能及时处理会议期间发生的意外事件；做好会议记录，特别是重要领导人的讲话和要求记录发言内容的代表的观点应详细记录；编写会议简报，会议简报应力求真实、简洁、迅速。　　（3）会议总结。会议结束后，秘书要整理好与会议相关的各类档案资料，清理会议文件，起草会议汇报材料，编写会议纪要，做好会后评估工作。　　2.办理文书。办理文书工作是秘

6、书部门另一重要且基础的工作。秘书人员要高质量、高效率地办理领导交办的公文制发、文书资料的处理。办理文书工作主要可分解为：依据领导意图撰写各类公务文书；文书处理工作，包括收文与发文两大系列；组织内部的档案管理工作；与办文相关的信息工作等。　　三、秘书工作的作用　　（一）枢纽作用。秘书人员和秘书部门上承领导层，下联各直线执行层，在职能管理部门之间起着综合协调的作用；在领导层与职能部门间起着沟通传达的作用；在职能部门与直线执行层和基层也可起沟通协调作用。秘书人员必须发挥枢纽作用，做到上情下达，外情内达，使领导者能够准确地把握内外情况变化的脉搏；内情外达，通过公布信息、制发文件、信访协调和组织公关等

7、活动，使组织成员和社会成员准确了解领导者的意图、指示和意愿。　　（二）辅助作用。秘书人员直接为领导服务，直接关系和影响着领导的工作，起着助手的作用。秘书应当摆正自己的位置，认清自己的角色，充分发挥参谋和助手作用；无论是参谋咨询还是管理事务，一切都要以辅助领导工作为目标；要及时、主动、全面地为领导提供各种服务，要急领导之所急、想领导之所想。只有这样，才能充分发挥秘书的辅助作用。　　（三）参谋作用。秘书参谋的价值