浅谈如何做好秘书工作

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1、浅谈如何做好秘书工作一、“秘书”概说         什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会， 你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书

2、，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。 然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。  秘书一词的来源 1

3、、  一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。 2、  一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。 3、  外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。 4、  宫廷里的藏书，尤指***。 5、  宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。      秘书的类别        1、  从服务的对象上分：        2、  从所属部门来分        3、  从具体的工作性质分 （1）    文字秘书 （2）    机要秘书 （3）    通讯秘书 （

4、4）    信访秘书 （5）    事务秘书 （6）    生活秘书   关于秘书机构       （一）各级秘书机构 1、  中央机关的秘书机构 2、  省、市、县机关的秘书机构 3、  基层单位的秘书机构       （二）各类秘书机构 1、  人民解放军系统的秘书机构 2、  企事业单位秘书机构 3、  民主党派 4、  人民团体  此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如 筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。         二、秘书处的工作性质

5、         我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点： 1、  法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。 2、  涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。 3、  管理性： 秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序， 管理各种文档 ，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。 4、  服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师

6、事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。            只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。 谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容 在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部”     三、秘书人员应具备的素质     （一）、基本素质          1、  身体素质：健

7、康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。          2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。       3、  思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一