浅谈高校会计档案管理问题

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1、浅谈高校会计档案管理问题高校会计档案是指高校在财务管理和会计核算活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账表和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位财务的重要资料和证据。高校会计档案是高等院校在教学、科研、行政管理中经济活动的历史记录，是高校档案的重要组成部分，是一种重要的经济信息资源，同时也是会计工作过程最有说服力的凭证。由此可见，做好高校会计档案管理工作对于高校教育改革和发展具有深远的意义。　　1当前高校会计档案管理中存在的问题　　1.１会计档案管理制度滞后，不能适合当前高校会计档案管理现代化的要求　　众所周知，高等院校实施的

2、会计档案管理制度主要是参照２００１年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》编制的。管理对象主要是传统的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料。而目前，我国各个高校均已实现了会计电算化，但是对于由此产生的大量的以电子文档、程序文件、数据库、备份文件等新的会计档案信息载体，则没有制订相应的管理办法，许多应当归档的会计资料散落在不同的经办人手中，因此造成了会计档案归档的不完整。　　1.２会计档案资料收集不齐　　会计档案包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。然而，许多高校在收集会计资料时，仍然没有将财务报表类中的上级有关文件、财务制度、财务活动

3、分析等归档，特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据库等重要资料，没有按会计档案的管理要求进行正确归档保存。　　1.３会计档案移交不及时　　根据“会计档案管理办法”规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交学校档案部门，不得自行封包保存。但实际工作中，财务会计部门一是为了查询的方便，二是由于装订归档的不及时，常常是会计档案长期摆放在财务会计部门，要么是不按期向学校档案管理部门移交，要么就根本

4、不向学校档案管理部门移交。　　1.４会计档案鉴定销毁难　　在实际工作中，高校会计档案的销毁往往不受重视。究其原因：一是数量大，开展工作需花费大量的人力物力；二是鉴定销毁无切实可行且具操作性的统一规定。在档案管理办法中，仅笼统地规定“根据档案的保管期限”，而会计档案属专业档案范畴，是学校经济业务活动中形成的记录经济业务的执行、完成情况和明确经济责任的书面证明、原始资料，其重要性让审批者往往不能轻易仅凭“保管期限”来作出鉴定销毁的签字。同时，根据“会计档案管理办法”的规定，要鉴定销毁的会计档案大多为１５年以上，而根据现行的干部任用情况，几乎没有一个学校领

5、导者能在此位如此长时间，这就造成要让现任领导来审批销毁以前领导领导下形成的原始和唯一的经济责任记录原始资料，从而形成了事实上的销毁审批难的局面；三是由于未能及时清缴的债权账务的影响。学校不属于企业，未能清缴的债权账务，即使年代很长，也不能作为坏账核销，只能是长期挂账，保留追偿权利，而凭证作为追偿挂账的证据就具有了不可销毁的权利。由此原因，使档案管理者对会计档案的鉴定销毁工作的艰巨性和因责任重大而产生畏难情绪及无所适从，导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体管理工作的质量和效果。　　2完善高校会计档案管理的举措　　2.１制定和落实高

6、校会计档案管理的各项规章制度　　根据《中华人民共和国会计法》第十五条规定：“会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。”因此，高校应当依据相关会计法规的要求，结合本校实际，建立和健全会计档案的收集、整理、鉴定、编目和开发利用等一整套的规章制度。确保会计档案工作科学管理、有序开展。　　2.２加强财务部门与档案管理部门的沟通　　财务部门与档案管理部门的沟通，有利于档案资料收集移交范围及时调整，只有沟通了，财务部门才能及时收集应收集的资料，只有沟通了，档案管理部门才能了解财务部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作

7、。　　2.３加强往来款项管理，及时结清债权债务　　财务部门自身查询的方便是其不及时向学校档案管理部门移交档案的本质原因。而查询需要产生的一个主要根源就是债权债务的清理。由于学校对债权债务清理工作的不到位，致使很多往来款款项长期挂账，没有一个统一的清理期限，从而加大了查询需求。因此，财务部门应加强往来款项管理，及时结清债权债务，尽量做到当年债务当年结清，减少各账务经办人的查询要求，使会计档案能按规定及时向校档案管理部门移交。　　2.４强化会计档案的科学管理　　第一，做好会计档案的归档和交接工作。高校要严格按照《档案法》、《会计档案管理办法》的要求，有学

8、校的财务部门应把每年形成的应该进行归档的会计资料，按照归档的要求整理归档。对于当年形成的会计档案，应由学校财