浅谈文秘工作与档案管理的有效组合

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1、浅谈文秘工作与档案管理的有效组合　　摘要：文秘是一个企业或部门的重要职位，主要负责些会议安排、文件处理之类的事务，在事务处理中，必然会有大量的公文资料产生，且多半会作为档案资料保存。档案资料是一个企业或单位的日常活动的记录，一般都有专业人员保管，因涉及各个方面，必须做好相应的管理工作。两者相辅相成，密不可分，文秘一旦失职，不但本职工作做不好，还会影响到档案管理。因此，首先必须将文秘工作处理好，其次才能进行档案管理。　　关键词：文秘工作档案管理组合　　引言：文秘工作多是为企业领导机关服务的，是一项具有辅助性、事务性和参谋性的

2、工作，主要包括企业的会议、行政事务以及文件处理等方面的工作。文秘工作不是领导工作，也不是业务工作，有其自身独特的规范性。文秘工作和档案管理有着互相依存、互相促进的关系，良好的文秘工作能够促进档案管理的科学性和规范性。将两者有机组合，能够进一步提升办公效率。　　1、文秘工作和档案管理中存在的问题　　在计算机技术的推动下，档案管理正朝着“一体化”的方向发展，逐步实现了“文档一体化”。所谓“文档一体化”，指的是从文秘工作和档案管理的角度出发，公文从生成、制发到归档管理的过程中，通过运用计算机管理系统，实现文档的生成一体化、利用一

3、体化、规范一体化以及管理一体化，实现文秘工作与档案管理信息资源的共享。但是在具体的工作过程中，文秘工作和档案管理运用的是分块管理制度。虽然其具有一定的科学性，但是也存在一定的缺陷，从某种程度来说，加大了文秘工作与档案管理的难度。　　1.1公文原稿不够齐全，没有规范编号　　对公文进行处理的过程中，进行原稿的收集和整理工作是其中最重要的环节。在公文办理的过程中还存着公文的办理过程规范，但是在进行归档时，只有公文的定稿，没有原稿或者修改稿。从某种程度上来说，修改稿，特别是经过领导批示的具有很高的存档价值。另外，还存在着归档材料没

4、有进行复印，就对其进行存档，在短期时间内字迹容易变模糊，进而给公文的质量造成影响。　　1.2版记设计的不够全面，附件不够规范　　版记有利于促进“文档一体化”，实现文秘工作和档案管理部门的互相衔接。但是在日常工作中，文秘工作人员往往对其没有足够的重视。例如在公文中存在着有主题词内容，却没有表明抄送和抄发单位；由于主题词自拟自编、选用不准确，给文件的归档管理、写案卷标题等方面带来麻烦，加大了“文档一体化”操作的难度。我国的相关规范标准对于公文的附件也做出了相应的规定，但是在目前的公文制发过程中，还存在着部分单位企业没有对其进行

5、正确处理的现象，例如，部分公文的附件字样标识不恰当，正文与附件的名称、序号等信息不相同。　　1.3纸质没有达到标准，装订不够规范　　我国相关的规范标准对公文的规定为：公文所运用的纸张定量在60g/?～80g/?范围内的胶版状态的印刷纸或者复印纸，纸张的型号为国际上通用的A4纸；在装订时，要求从左侧装订，不能出现漏页、坏钉、散页或者脱落的现象，并且还要确保后背平整等。但是通常情况下，公文所使用的纸张不会着重于关注克度的要求，进而容易造成纸具有质量差、耐折度低的特点，最终导致公文的纸张保存时间不长，就出现发黄的现象。除此之外，

6、公文在进行印刷和装订的过程中，还容易出现掉页、压字、钉脚不齐以及漏页的现象，进而导致公文不具有美观性和严肃性、档案信息不具有完整性。　　1.4缺乏熟悉的计算机技术　　目前，大部分公文资料还是采用纸张书写的形式，为提高保存质量，公文用纸在材质、大小以及装订方面都有专业要求，实际文秘工作或档案管理工作中，很容易出现此类问题，如纸张质量不合格，易折易破等。随着计算机技术的发展，档案管理或文秘工作开始向计算机化过度，降低管理难度的同时，提高了工作效率。文秘或档案管理人员由于缺乏必要的计算机操作技术，影响了工作质量。　　2、如何实现

7、文秘工作和档案管理的有效组合　　2.1强化文秘的档案意识　　文秘是档案管理的前提，加强文秘对档案管理的重视，有利于提升档案管理质量。文秘和档案管理有机结合，是指应该意识到两者在工作程序上的紧密衔接，而不是将两者具体地合二为一。具体工作中，两者还是要各司其职。若两者没有默契的合作意识，都将会受到影响，加大了档案管理的难度，同时文秘工作缺乏规范性，质量也难以提升。　　2.2制定严格的公文办理程序　　通过建立严格的管理制度和工作程序，确保工作人员依据严格的标准规范来对公文进行办理。所制定的公文办理程序，要具有细化、简捷以及操作性

8、强的特点。为了有效的执行公文的行文规则，要对审核签发制度进行严格规范，例如公文在印制前所办理的审核手续是否规范、附件和格式是否齐全、规范等。除此之外，在对公文的用纸方面，例如纸质、纸型、纸张尺寸、字体字号、分布规范以及装订要求等方面进行严格的把握。　　2.3完善组织机构，制定规范标准　　实现公文的全过程