因公出国申办流程及注意事项 - 1

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1、因公出国申办流程及注意事项一、申请出国（境）任务批件 为确保科研人员能如期出访，请提前3个月以上申请出国（境）任务批件（美国及中国台湾请提前4个月以上）。1.事前公示公示时间为5个工作日，公示地点为上海生科院国际合作交流平台内部网站公示。请出访人员填写《1)上海生命科学研究院因公出访报批前公示表》，连同邀请信（合格的邀请函(pdf格式)提交給各研究所外事工作人员，在公示结束且无异议的情况下，方可以通过中科院ARP系统国际合作模块申报出访手续。 2.批件申请在中科院ARP系统国际合作模块中申报，提供《2)人员备案表2.0（空表）》、《3)院国际合作局因公出国请示公文模板》请

2、按照模版填写，并确保内容属实。 二、申办因公普通护照（通行证）　必须由本人根据因公普通护照（通行证）办理要求，准备相关材料和费用，亲自去生科院录入及上海市外办（上海市外办地址和工作时间）办理，一般需要3-4个工作日。三、申办因公签证　各国因公签证要求各有不同，请根据上海市外办的各国因公签证要求准备材料，也请留意生科院国际合作交流平台下的“出国签证信息表格下载”。四、购买出国（境）机票取得出访任务批件和签证后，可以购买出国（境）机票。根据财务规定，请注意同时满足以下要求：1.应在国内机构购买机票； 2.应用单位汇款/支票形式以人民币购买； 3.报销时应提供：蓝色电子客票行程

3、单，登机牌原件，出访批件复印件，加盖研究所（中心）章的《因公出访事后公示表》原件，护照信息页、签证页及出入境记录页。五、出国前申领外汇　材料准备如下： 1、《临时出国代表团组外汇开支预算表》一式3份，研究所（中心）先审核盖章 2、预付通知单（三联单），财务部门先审核盖章 3、盖有“此件仅供批汇专用”字样的出国任务批件原件及复印件4.其他相关凭证（会议注册费收据等）六、归国后核销外汇　归国后，需要进行因公出国事后公示，请出访人员填写《4)上海生命科学研究院因公出访任务执行情况公示表》，提交給各研究所（中心）外事工作人员，在公示5个工作日结束且无异议的情况下，方可进行外汇核销

4、手续。 材料准备如下： 1.《临时出国代表团组外汇开支核销表》一式3份，研究所（中心）先审核盖章 2.各报销凭证（住宿费、注册费、城市间交通费等）3.盖有“此件仅供批汇专用”字样的出国任务批件复印件2份4.如有发生城市间交通费，必须附《城市间交通费情况说明》（盖章）5.加盖研究所（中心）章的《因公出访事后公示表》1份6.护照（通行证）复印件（个人信息、签证（注）、出入境记录页）七、归还因公普通护照　出访回国7个工作日内归还研究所（中心）外事人员统一保管。注意事项：1.参加国际会议原则上要有会议报告，如果年初没有报过预案，请与外事人员联系。2.根据教育部规定，学生因公出国应

5、持因私护照，短期（不超过90天）请和研究生部联系。3.严禁持因私护照出国（境）执行公务，因公出访团组和个人必须通过因公渠道办理出国（境）审批和护签手续。4.《中国科学院出国及赴港澳任务批件》上注明了中科院批准允许在外停留时间、出访经费来源等，不得随意增加在外停留时间。盖有“此件仅供批汇专用”字样的1张，供申领、核销外汇使用。另1张供办理签证使用。5.出访台湾事宜请另行和所外事人员联系（林楠Tel：54924004）