某公司公文管理规范

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1、**公司公文管理规范一、目的为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。二、适用范围本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。三、定义公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括：1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。4.各子公司正式签发的红头文件。四、职责1.签发权1.1公司整体红头文件由总经理签发。1.2以各单位（体系）名义下发的

2、红头文件由分管副总经理签发。1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经理签发。2.发文权：总经办/子公司综合办公室。五、管理制度1.公文的常用种类1.1请示请上级部门请求指示和批准，用“请示”。1.2报告向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。1.3意见用于对重要问题提出见解和处理办法,用“意见”。1.4通知批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。1.5通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。1.6规定/办法/制度对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用

3、“规定”、“办法”或“制度”。1.7决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。1.8会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。2.公文的格式2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为1.5倍行距。2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧装订。3

4、.公文的编号3.1以公司名义下发的文件编号受文机构发文单位适用范围发文字号全公司**有限责任公司以公司名义下发的重要事项、通知、规章制度等**发[年号]第×××号公司下发的奖惩类文件**行字[年号]第×××号公司下发的任命类文件**任字[年号]第×××号以公司名义下发的会议纪要文件**纪字[年号]第×××号政府机构及外单位**有限责任公司汇报工作、反映情况、提出请示等公文**文[年号]第×××号3.2以公司所辖各单位（体系）名义下发的文件编号承办单位适用范围发文字号行政体系发布培训信息、内部岗位竟聘公告、会议通知、上报总结规划、节假通知、稽查通告、公告等文件**行政[年号]第×××号营

5、销体系发布部门管理规范、表单、条例、销售计划、规章制度等文件**营销[年号]第×××号生产体系发布生产计划、车间管理制度、安全检查通报等文件**生产[年号]第×××号财务体系发布的审计通报、预算制度等文件**财务[年号]第×××号3.3以子公司名义下发的文件编号发文单位发文字号江西**营销有限责任公司文件**营销发[年号]第×××号江西**保健酒有限责任公司文件**保健发[年号]第×××号3.4文件字号右侧必须注明签发人姓名。4.公文的下发流程4.1公司及各单位（体系）正式发文必须以公司红头文件下发，由承办部门负责起草,并填写《发文审批单》，承办部门负责人予以内容审核签字后送总经理/分

6、管副总经理的秘书审核。4.2总经理/分管副总经理的秘书负责对文件内容、文字、格式进行审核。4.3总经办主任对文件进行最终审核签字后报公司总经理/分管副总经理签发。4.4签发人签批后，承办部门根据各级签批人意见对文件进行修改，确认无误后将文件签批版及电子版转总经办发文。4.5如文件审核不合格,总经办将审核意见反馈给承办部门，承办部门修改后再报审。4.6正式文件由总经办在文控专员统一授文号后正式下发。4.7如发文内容与其他部门有重要关联，须其他部门会签后再以承办单位名义发文；如需两个或以上单位联合发文，在会签完毕后以主要承办单位文号发文，并在落款处注明联合发文各单位名称。4.8在公司OA系

7、统尚未正式启用之前，公司红头文件以纸介版形式送达相关单位；公司OA系统正式启用以后，公司红头文件一律以电子版形式加盖电子印章后，通过OA下发。重要文件及有紧急时限性要求的红头文件,同时以纸介版形式送达主送单位。5.公文流转的时间规范文件按急缓程度分为：特急、紧急、一般。5.1“特急”文件，要求自接到文件起立即按主送范围传送到位，否则将严重影响正常工作秩序，给公司造成重大经济损失。5.2“紧急”文件，要求自接到文件起两小时内按主送范围传送到位，否