集团公司档案文件管理制度

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1、集团公司档案文件管理制度 档案文件管理制度 第一章文件收发传阅制度 　　第一条公司文件包括董事会文件、监事会文件、行政类文件和党群类文件。 　　第二条公司各类文件由指定的拟稿任拟稿，部门负责人审核，分管领导会签。董事会文件由董事会秘书复核，董事长签发；监事会文件有监事长审核、签发；行政类文件有综合部经理复核，总经理签发；党群类文件有党委书记签发；纪委文件有纪委书记签发；工会文件由工会主席签发。 　　第三条文件签发后，送文印室统一安排打印，经拟稿部门负责人校对签字后方可印制、盖章。 　　第四条董事会文件由董事长秘书室负责归档；监事会文件有件事会负

2、责归档；行政类文件有综合部负责归档；党群类文件有党群工作部负责归档。 　　第五条发文部室应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚。 　　第六条外来行政类、党群类文件分别由综合部、党群工作不指定专人负责签收、登记，并由主人提出处理意见后，报送有关领导批阅。 　　第七条外来羁绊文件当日及时登记分送传阅、承办；一般文件(指只需了解知晓的事项)一周内传阅完毕归档。 　　第八条行政类和党群类文件分别由综合部、党群工作不指定专人收回；对领导批示的文件，应及时传达和落实。 　　第九条领导及承办部门需较长时间使用文件，可办理文件借用手续。 　　第十条

3、秘密文件，核稿人应注明“秘密”字样，确定报送范围，并由专人印制、报送。 　　第十条秘密文件的传阅必须办理登记、签收手续。 第二章档案立卷归档制度 　　第一条本公司档案的收集、立卷、归档工作应在综合管理部的管理指导下由公司机关各部室、各分公司责任人负责。 　　第二条凡是具有查考、利用、保存价值的针对性文件、公文，各部是档案员必须收集齐全立卷归档。获得市级以上优质工程奖的工程施工档案在竣工交付使用半年后由分公司负责这项工程的责任人收集齐全、合理整理，经综合管理部检查后移交归档。 　　第三条立卷归档工作必须严格按照本公司的归档范围和保管期限表进行，不

4、得随意更改。凡属于归档范围的公文，必须进行纸张、字迹质量以及安全、完整情况的检查，符合要求后再进行组卷。归档材料应医原件为准。 　　第四条档案标题要简明确切，卷内文件要科学排列，页码准确、书写端正、装订结识，标签粘贴整齐划一。 　　第五条对档案案卷要经常检查，发现缺少要立即追查，确保档案的完整和安全。凡造成档案损坏、遗失或将档案据为己有者，按公司的有关条例给予处罚。 　　第六条一本公司名义印发的公文或形成的会议材料，必须用碳素墨水书写或打印，并及时归档。 　　第七条上半年的立卷工作，应在本年度的第3季度完成。年终要对本年度案卷做好检查调整定卷工

5、作。上一年度的案卷必须在本年度上半年内移交综合管理部。会计档案隔年移交。 第三章档案利用借阅制度 　　第一条档案管理人员应热情积极地做好档案利用服务工作，简化手续，提供方便。利用这应按规定自觉办理借阅手续，并认真填写《调阅外借档案登记表》。 　　第二条本公司档案主要为公司领导决策和其他各项工作服务。本公司档案的借用必须经分管领导或综合管理部负责人签字批准并办理登记手续方可借用。会计档案、经营合同、贯标档案等涉密档案必须经分管领导批准并办理登记手续，写好借条后方可借出。多件会计档案、合同文本原件出借必须有综合管理部专人懈怠。总经理、副总经理、办公

6、室主任节约非密集档案可以通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 　　第三条外单位因工作需要要钱来借阅档案者，应凭单位介绍信，认真填写《调档外借档案登记表》，经本公司相关领导批准后，现在阅览室内阅看，不得给旁人翻看、不得抄录或复印。 　　第四条借阅档案，不准涂改、私自复印、翻制，不准撕毁、损坏，不得拆卷、抽页、调换、污损、加标注证等。如工作需要复印、抄录的，须经领导审阅批准后方可进行。如有违者，按公司有关条例给予处罚并追究其责任。 　　第五条档案管理人员不得擅自对档案作解释或下结论。 第四章档案保密制度 　　第一条认真执行《保密法》，严格遵守国

7、家、公司的保密制度和保密纪律。公司的每一位员工都有维护公司秘密的责任和任务。档案管理人员更要加强自身修养，忠于职守，在任何场合绝不泄露公司机密。 　　第二条涉密档案的复印、抄录、借阅等利用审批手续如下：公司绝密级档案必须经董事长或总经理审阅批准；公司机密级档案必须经公司分管领导审阅批准；公司秘密级档案必须经公司分管领导或综合管理部与相关部室负责人审阅批准。 　　第三条绝密级档案由总经理或分管行政的副总经理确定。机密集、秘密级档案有综合管理部负责人确定。 　　第四条涉密档案未经审阅批准不得提供给任何单位和个人。如需携带外出，须由指定人员担负保密安

8、全责任。在复印时，档案管理人员要全过程跟随，抄录后，档案管理人员要确定抄录内容是否相符，借阅者限在阅览室内1人阅看所需内容，利用工作结束立即归还。