2021学院电话传真管理制度.doc

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1、2021学院电话传真管理制度撰写人：___________日期：___________2021学院电话传真管理制度第一条电话管理（一）电话接打规范1、接听电话规范用语（1）“您好！安徽外国语学院___部门”（2）“请稍等，……”（3）“对不起，他（她）不在，请打他（她）手机或改日再打”2、拨打电话规范用语“您好，我是安徽外国语学院的……”3、接听原则接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。4、挂断电话尊、长者优先挂断；打电话者先挂电话。（二）电话记录及处理1、接听电话时要做好记

2、录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。2、要及时将电话记录内容转告当事人。第4页共6页（三）电话的开通（移机、停机）因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。（四）电话故障处理1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。（五）电话费用结算1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。话费标

3、准另行制定。2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。第二条传真管理（一）传真操作规范1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。重要传真发送后，需电话确认。2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。第4页共6页3、院办公室文员负责传真机维护，保障传真纸张的充足。（二）传真使用要求1、传真由院办公室文员操作，其他人员严禁接发传

4、真。2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。第三条本制度由院办公室负责解释。第4页共6页2021学院督导室主任工作职责1.认真学习教育理论，掌握先进的教育理念，不断提高自身的业务素质。2.制定切实可行的工作计划并___实施。3.做好督导的行政管理工作，建设一支具有战斗力的督导队伍。4.负责___教学过程、教学质量的全方位督导、评价与指导工作。5.配合教学院长做好教学常规考核及评价工作。6.经常深入课堂听课，检查任课教师教学情况，履行听课评课职责。7.督查行政处室、后勤、教辅部门为教学服务的

5、情况，并提出意见和建议。8.___开展调查研究，撰写调研报告，发挥参谋、助手作用。9.列席有关的校长办公会和党政联席会。第6页共6页10.完成领导交办的其它工作。第6页共6页范文仅供参考感谢浏览第6页共6页