高职院校系级教学秘书管理工作之探析

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1、高职院校系级教学秘书管理工作之探析　　摘要：高职院校的核心内容之一是教学工作，直接影响教学工作的是教学管理的水平和质量。教学秘书是教学管理队伍中基层管理者和具体执行者，其工作质量，直接影响教学工作的有效运行及教学质量。教师要结合工作实践和思考，了解教学秘书工作在教学管理中的作用，分析教学秘书工作现状，提出让教学秘书工作在教学管理中充分发挥作用的对策。关键词：高职院校；教学管理；教学秘书；人才高职院校已经成为教育系统重要的组织部分，承担着培养应用型人才的使命，做好教学质量管理工作，是人才质量培养目标实现的保证。教学秘书作为教学管理一线的基础管理者，在教学管理运行中起到枢纽

2、和桥梁作用。不仅起着对教学信息上传下达的作用，还承担职能部门和师生之间协调关系的作用。本人结合近五年从事教学秘书工作的实践和体会，谈谈对该工作的认识与思考。一、教学秘书在高职教学管理中的作用5（1）沟通协调作用。教学秘书要对教务处等教学管理部门的各类任务、规定、会议决定等内容准确领会，并及时准确地传达给系领导、老师、学生。要按照教务处或相关职能部门下达的任务，结合本系实情，做好系部日常教学管理工作。同时，收集系部教师和学生的建议、需求、意见，及时反馈到各级领导，以便相关部门能够采取措施改善或解决反映的问题。教学秘书起到上传下达，下情上报的作用。因此，教学秘书有效的协调沟

3、通是促进教学次序正常运行的基础。为适应新时期高职教育改革发展，各高职院的二级管理制度不断深化发展。教学秘书要协调二级院系与教学处、各行政职能部门的各类事务。主要包括教务、行政两方面双重职能管理，涉及各类考试考务管理、教学计划、任务管理、学生成绩管理、学生学籍管理等方面。（2）参谋服务作用。教学管理的本质是服务，这就要求教学秘书树立强烈的服务意识，和为大局着想的观念。加强和各任课教师、学生的沟通交流，主动为他们着想，全面掌握教学管理相关文件与规章制度，为教师、为学生服好务。教学秘书直属分院领导并接受教务处业务指导，工作中要做到到位不能越位。要主动及时了解本校及本院系的相关

4、动态，根据教学规律制订工作计划，分轻重缓急处理上级布置的工作，并形成纸质资料，给领导决策提供信息依据和参考。这样，才能发挥参谋服务作用。5（3）教学信息管理作用。教学档案是重要的教学信息资源，有重要的保存价值。这些档案，不仅是院系历史发展的见证，也是各类教学质量考评与评估工作需要参考的重要资料。教学秘书要做好系部教学文件管理，包括每学期各专业的教学进程、教学计划、教学任务、教师工作量统计、教学科研成果信息等文件的管理，另外，还要做好教师档案管理：外聘教师档案、教师授课计划、教学日志、听课记录表等档案的整理、归纳工作。教学秘书在规定时间内，本着准确性和完整性原则，编制存档

5、目录，分类保存好。二、高职教学秘书工作的现状（1）对教学秘书工作认识理念滞后。高职院校中，重教学、轻管理的现象还较为普遍。虽然教学秘书是教学管理队伍中最基层的环节，在教学质量的提升中发挥着重要的作用，但是对于教学秘书工作的重要性，决策层有时可能认识不足，教学秘书岗位缺乏科学完整的管理制度和工作业绩的量化考核。另外，教学秘书很难获得进修培训的机会，在考核、职称评定等方面的机会比同学历教师少，削弱了教学秘书工作的热情和积极性，影响工作的效率和质量。（2）队伍结构不合理，缺乏专业背景。高职院校教学秘书岗位门槛较低，一般对专业、学历、职称要求不高，队伍年轻化现象普遍，岗位流动性

6、大。没有形成合理的年龄梯队结构，缺乏传帮带，且院系级教学秘书所学专业有时与其在院系的专业不对口。由于对专业知识、课程设置等信息把关能力不够强，会导致在日常教学服务管理中，不能很好地发挥协助领导进行教学质量管理、监督的作用。三、加强教学秘书在教学管理中的作用的几点建议5（1）转变理念，重视教学秘书工作。教学秘书是站在教学管理一线的管理人员，沟通联系着教务处、院系教师、学生。其工作质量的好坏，直接影响院系教学工作的稳步运行和教学质量的提高。高职院校在教学管理工作中，应本着以人为本的理念，尊重和理解教学秘书工作，客观看待教学秘书工作的价值，根据教学秘书工作岗位特点，建立、完善

7、岗位职责和管理制度，在制度上保障教学秘书在科研申报、职称评定、进修培训方面和同学历教师享有同等机会。另一方面，教学秘书要转变传统的工作观念和方法，明确岗位职责，爱岗敬业，积极提升自身综合业务处理能力，重视相关专业知识的学习，勤于思考总结工作经验，积极为学院教学工作提供优质服务。5（2）完善教学秘书管理制度。科学的管理制度是教学秘书工作高效运行的保障，高职院校应根据本校实情，以高校教育管理相关制度为前提，探索并逐步形成教学秘书管理工作制度。首先，根据教学秘书岗位职责和特点，建立考核制度，把考核成绩作为日后晋升、职称评定、评优评先的量化依据。