高职院校秘书管理工作实务研究

《高职院校秘书管理工作实务研究》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、高职院校秘书管理工作实务研究高职院校秘书管理工作实务研究　[摘要]高职院校的秘书在学校的教学、管理等工作中起着非常重要的作用。为此，如何强化服务意识和加强新技术教育，以及从信息化水平、培训制度、沟通协作关系等方面考虑成为了关键。　　[关键词]秘书高职院校秘书教学管理　　　　高职院校行政和社会化公共行政的区别，在于高职院校行政的决策者和参与者多为教学一线的教授和专家，他们的日常工作是教学和科研，而执行则依赖各级行政秘书来实现。所以，高职院校院系行政事务的处理，不在于决策而在于执行，而执行的关键则体现在行政秘书的执行力上，

2、因此高职院校院系行政秘书的职业化塑造.L.就显得十分重要。由于近年来高教市场化所带来的影响，虽然高职院校社会职能得到进一步的提升，但是作为高职院校社会化的一个最突出的表现，以及高职院校作为一个市场主体地位的集中体现高职院校行政事务的社会化进程就显得相当滞后。高教市场的社会化应该首先是高职院校公共事务准则的社会化，但是由于高职院校长期作为一方相对独立的天空，如何建立行政通用价值的职业标准，这是高职院校院系行政秘书执行力塑造的核心内容。正是从这个角度来说，高职院校院系行政秘书的执行力塑造就可以在以下几个方面得以实现。　　　

3、　一、强化服务意识　　1．从服务对象上看，要在三个层面上做好服务工作。一是为院系领导服务。主要是当好院系领导教学上的参谋助手，为领导决策提供必要的依据和建议，协助院领导办理具体教学事务，如课程安排、学籍管理、教学计划执行与调整、考试安排、教学档案的建立等。二是行政秘书工作要为学生的学习服务，要广泛地接触学生，了解到学生在学习中遇到的困难，向院校领导部门汇报学生工作出现的问题，为他们释疑解惑，排忧解难。　　2．从服务重点上看，要特别重视为院系领导提供信息服务。在教学改革的过程中，院系领导需要获取大量各方面的教学改革信息，

4、了解本学院乃至整个学校的教学动态。在常规的教学管理工作中，秘书起着信息桥梁的作用。　　　　二、加强新技术教育，提高信息化水平　　计算机及网络为核心的现代化管理手段在各高职院校的教学及教学管理工作中已逐渐普及，从基层的教学管理到全校的招生、分配、学籍、教学业务管理都要进行信息体系建设，营造信息环境。因此，秘书应提高信息意识，加强自身素质条件建设，以提高自身的能动性和积极性，真正把信息化建设视为提供获取更多资源、协调工作、不断完善自己的有效途径。进行计算机知识、网络知识培训，注重网上信息的交流与共享，扩大信息采集渠道和采集

5、范围，对国内外的教育难点、热点和焦点进行多角度、多层次、全方位的深度了解，为领导决策科学化提供高质量的信息资源。此外，秘书在创造信息方面，应拿出新观点为、新思路、创造出本校特色的信息，成为教育信息化的倡导者和先行者。　　　　三、做秘书一定要做到谦虚恭敬而不恃才傲物　　秘书肩负着辅助领导的重任，必须具备广博的知识，宽阔的视野，深厚的功底；具有敏锐的观察和反应能力，较强的认识与分析能力；能够准确领会、把握和贯彻领导的意图。但秘书对领导必须谦逊，绝不能卖弄小聪明，炫才耀能，以点破领导心中之事为能；工作应主动而不越位脱轨。秘书

6、工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动呢?这就要求秘书工作要有一定的艺术性，要有工作艺术。即第一，争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；第二、争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；第三、研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实；第四、积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同

7、情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。　　　　四、完善制度，建立常规的学习培训制度　　秘书队伍建设要有配套制度体系来保障。运用心理学对秘书心理特点和行为规律进行研究。在对秘书的管理上具备选择机制、引力机制、稳定机制、激励机制等内在机制，以各种激励手段的协同作用而调动秘书的积极性和主动性，这些机制的合理运用既有利于教学管理领导充分尊重秘书工作的特殊规律，也有利于秘书认清自己所扮演的角色和性质，掌握与院系合作单位交往沟通的技巧、学会自我心理调节等，提高自身操作技能。以最佳状态进行创造性工作。提高秘书的工

8、作绩效．同时也可提高秘书的工作满意度，进而形成良性循环，实现秘书队伍总是处于不断激发的状态。　　　　五、加强沟通，保持与其它部门人员的协作关系　　高职院校不管那一层级的秘书，其工作离不开与其它处.L.室、院系的配合，讲求沟通艺术十分重要。第一，要牢记服务宗旨，待人要热情、大方、和蔼。秘书既有为领导服务的职责，更有为学校、其它处室、