档案管理与知识管理的关系.doc

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1、档案管理与知识管理的关系摘要：我国经济社会的快速发展给知识和科技带来了更高的要求，知识经济已经成为了社会的重要特征和时代语境的重要内涵，因此在社会管理的各项事务中加强知识管理显得尤为重要。就档案管理工作而言，知识管理能够为档案管理提供创新发展的思路和动力，而档案管理的不断创新发展成果反过来又能够进一步推动知识管理的深入发展。因此，本文就档案管理与知识管理的互动发展关系进行探讨，以期为档案管理与知识管理的和谐发展提供一定理论借鉴。关键词：档案管理；知识管理；关系；探究档案管理是一个部门或一个单位管理工作的重要组成部分，其主体是对

2、部门或单位的一切人事档案、制度档案、活动档案等档案材料进行管理，而就其外延来说又可以分为广义和狭义两种区别。广义的档案管理就是对档案材料的日常养护、保管、利用和输出等，狭义的档案管理则主要指对档案材料的保管。从现实来看，档案管理与知识管理的概念一旧一新，但都是当前社会管理工作中的重要环节与思路，在知识经济时代背景下二者能够而且应该产生互动交流的火花，促进知识管理与档案管理的和谐互动发展。从知识管理的发展历程可以看出，自１９８６年世界劳工大会正式提出这一概念后，世界范围内发达国家对于知识管理的研究就始终处于快速发展阶段，而不同知

3、识背景下的学者对于知识管理的定义也不尽相同。综合来看，笔者认为，知识管理就是要对知识资源进行有组织、有系统地管理和利用，从而推动知识的作用发挥。一、管理学视域中档案管理与知识管理的异同（一）档案管理与知识管理的差异性3学海无涯档案管理以保存、管理、查阅、调动等为主要工作环节，其工作重心是利用管理规范和技术手段确保档案的真实性。因此在档案管理工作中，规范化、制度化和程序化是关键特征，而在当前社会发展进程中推动档案管理的现代化还要不断提升档案管理信息化程度。对于知识管理来说，除了档案管理的题中之义外，还需要对档案信息的隐形管理，相

4、比于强调规范化和制度化的档案管理工作来说，知识管理需要更强的创新性和实用性，更加重视发挥知识的社会价值和应用价值，通过知识管理来创造更多的社会生产力。（二）档案管理与知识管理的相似性从管理对象、流程、目的、技术等四个方面来看，档案管理与知识管理具备很大程度上的相似性，这种相似性是确保二者能够产生互动关系的基础。首先，档案管理与知识管理在管理对象方面存在相似性，二者均需处理由文字、图像等构成的信息文件，这就从根本上决定了探究二者关系的可操作性。其次，二者有着较为一致的管理目标。从档案管理和知识管理的流程来看，二者都需要经历产生－

5、整理－存储－利用等四个主要阶段，档案管理就是要把档案文件由具体档案产生部门接收到档案管理部门，按照档案管理体例进行分类整理，同时对于不同价值和不同管理年限的档案分门别类进行鉴定而后存储，在此基础上根据相关单位和个人的需要依照一定程度对档案进行提取利用。知识管理的过程也是大同小异，一般来说也是从知识的产生阶段开始，对于不同的知识类型进行分类管理，依据相关需要进行知识利用与评价。最后，二者的管理技术也存在着相似之处，信息化时代给档案管理和知识管理工作都带来了技术上的大规模革新，信息化时代要求档案管理和信息管理都要朝着信息化、电子化

6、的方向发展，利用电子信息技术对档案信息和知识信息进行数据处理，建立数据库，从而减少管理过程中的资源浪费，提高管理效率。二、档案管理与知识管理的互动关系根据档案管理和知识管理之间存在的异同，能够在信息化背景下调动二者的互动发展，从而促进档案管理和信息管理的共同进步。（一）知识管理扩大档案管理的范畴3学海无涯对于档案管理来说，传统的管理方法和管理模式在信息化背景下出现了一定的局限性，通过信息管理的介入能够有效扩大档案管理的范畴，提升档案管理的效率。档案管理局限于档案、文件和情报之间的差别，由于不同档案之间的权限差别，在现实利用方面

7、存在一定困难。知识管理能够将包括档案、文件在内的档案管理内容纳入到管理范畴中，通过对管理内容的有效处理构建一个更为完备的档案管理知识体系，这种扩大了的知识体系能够为档案管理提供一个不断被开拓的管理空间。同时，知识管理能够有效推动档案管理的现实利用，提升档案管理的实用性价值。以企业档案为例，在传统的档案管理范畴中，企业档案管理服务基本维持在档案的保管和调动等最为表层的方面，实现档案管理与知识管理的结合，能够促进档案管理的更好利用，更为有效地发挥档案管理在企业人事管理中的作用。（二）档案管理为知识管理提供制度规范相比于已经开展相对

8、成熟，体系相对完备的档案管理工作而言，知识管理仍然停留在较为表面和较为基础的层面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理规范，而档案管理恰恰能够为这一工作提供有效帮助。首先，档案管理工作能够有效促进知识管理的沉淀与积累，在企业知识管理过程中，对于隐藏性的价值较高的知识往往都存在于