高校档案信息化建设与服务创新思考.doc

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1、高校档案信息化建设与服务创新思考摘要：档案信息化是未来高校档案管理工作的必然发展趋势，也是目前高校档案管理工作的重要部分。档案信息化建设一方面有利于提高管理工作的效率，很大程度上减少了人力和财力的成本，另一方面可以促进高校管理工作整体的信息化发展。与此同时，想要突出现代高校档案信息化建设的价值，服务意识必不可少，本文则是通过分析高校档案信息化建设存在的问题和重要性，探究信息化建设与服务创新的有效方式。关键词：高校档案；信息化；服务创新在高校档案信息化建设与服务创新的过程中，是以现代化的信息技术、计算机和网络技术为依据，档案中的文字、图片、录音等信息为对象，将其内容的存储形式

2、、管理方法和传递途径等转变为一种更加便于保存、管理和传递形式。在此前提下，不但要求硬件技术的改变，管理的理念、方法也需要与时俱进，实现软硬件的同步更新。一、高校档案信息化建设与服务创新的重要意义第一，高校档案的信息化建设，直接有效地减少了档案日常管理工作中程序的复杂性，令档案的检索更加便捷和精准。同以往纸质档案的整理、归类和检索不同，利用现代信息技术，可以实现半自动化的快速检索，同时可以将归类、储存等工作同步进行，不但减少了工作人员检查、寻找档案的时间，同时也降低了错误率，可以令相关的工作人员有更多的时间提供和创新更优质的服务。第二，传统的档案更加容易造成损坏和遗失，而现代

3、信息技术则是将以往不同载体的档案进行数字化转换，将转换后的各种庞大复杂的信息储存在容量大、使用便捷、空间小的硬盘或网络平台。在利用计算机、网络技术时，打破了时间和地域上的限制，一方面避免了以往对同一档案反复查阅所造成的磨损现象，同时随着信息技术的进步，数据恢复功能日益完善，档案信息的保存更加长久和安全。第三，高校档案信息化建设，可节约纸质和避免其他资源的浪费。以往的档案多以纸质为存储载体，而为了进行有效的分类和整理，又会使用其他纸制品、塑料和金属等材料，相比信息技术，前者在很大程度上造成了纸质等各种资源的浪费。4学海无涯高校档案信息化建设与服务创新思考摘要：档案信息化是未来

4、高校档案管理工作的必然发展趋势，也是目前高校档案管理工作的重要部分。档案信息化建设一方面有利于提高管理工作的效率，很大程度上减少了人力和财力的成本，另一方面可以促进高校管理工作整体的信息化发展。与此同时，想要突出现代高校档案信息化建设的价值，服务意识必不可少，本文则是通过分析高校档案信息化建设存在的问题和重要性，探究信息化建设与服务创新的有效方式。关键词：高校档案；信息化；服务创新在高校档案信息化建设与服务创新的过程中，是以现代化的信息技术、计算机和网络技术为依据，档案中的文字、图片、录音等信息为对象，将其内容的存储形式、管理方法和传递途径等转变为一种更加便于保存、管理和传

5、递形式。在此前提下，不但要求硬件技术的改变，管理的理念、方法也需要与时俱进，实现软硬件的同步更新。一、高校档案信息化建设与服务创新的重要意义第一，高校档案的信息化建设，直接有效地减少了档案日常管理工作中程序的复杂性，令档案的检索更加便捷和精准。同以往纸质档案的整理、归类和检索不同，利用现代信息技术，可以实现半自动化的快速检索，同时可以将归类、储存等工作同步进行，不但减少了工作人员检查、寻找档案的时间，同时也降低了错误率，可以令相关的工作人员有更多的时间提供和创新更优质的服务。第二，传统的档案更加容易造成损坏和遗失，而现代信息技术则是将以往不同载体的档案进行数字化转换，将转换

6、后的各种庞大复杂的信息储存在容量大、使用便捷、空间小的硬盘或网络平台。在利用计算机、网络技术时，打破了时间和地域上的限制，一方面避免了以往对同一档案反复查阅所造成的磨损现象，同时随着信息技术的进步，数据恢复功能日益完善，档案信息的保存更加长久和安全。第三，高校档案信息化建设，可节约纸质和避免其他资源的浪费。以往的档案多以纸质为存储载体，而为了进行有效的分类和整理，又会使用其他纸制品、塑料和金属等材料，相比信息技术，前者在很大程度上造成了纸质等各种资源的浪费。4学海无涯二、高校档案信息化建设存在的问题(一)信息化资源分散。随着信息技术的快速发展，以及高校信息化建设进一步的推进

7、，各院校各部门都开始采用了办公信息系统，包括：学籍管理系统、成绩管理系统、科研管理系统等，各部门各系统所产生的数据和信息都可以转化为数字档案被档案管理系统所接收。然而，部分高校因为缺乏系统的计划，使用的软件不一致，因此导致了没有统一的信息资源管理平台，从而令其他部门的信息系统和档案信息系统无法实现对接，最终造成资源信息无法直接共享，很大程度上增加信息检索和使用的过程、步骤，造成了时间的浪费。(二)标准化不足。首先，高校档案信息化建设的标准较复杂，同时因为信息技术目前正处于高速的发展中，因此新技术和新理念在快速的更新