计算机技术档案信息化管理初探.doc

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1、计算机技术档案信息化管理初探摘要：计算机技术的快速发展对档案管理工作的影响十分巨大，尤其是计算机存储器内存的不断扩展与记忆功能的不断发展在很大程度上提升了档案信息管理的方便性与效率，并且能够促进档案信息化发展进程。但是，在计算机技术的应用过程中还存在一些问题影响计算机技术在档案信息管理工作中充分发挥作用，限制计算机技术的充分发展与应用。因此，加强对档案信息化管理过程中计算机技术的重要性研究与分析，更有利于相关工作人员重视计算机技术的应用与推广，对提高档案信息化管理也有较大的促进作用。关键词：档案信息化管理；计算

2、机技术；问题分析；重要性研究1档案信息化管理中计算机技术应用的问题51.1计算机档案管理机制不完善。因为将计算机技术应用在档案管理工作中的时间较短，传统的档案信息管理制度并不能完全适应电子档案管理工作，因此，电子档案管理机制不完善，管理工作的基础相对薄弱是当前档案信息化管理中存在的主要问题。表现在以下两方面：一方面是很多企业缺乏完善的电子档案管理硬件设备，尤其是一些计算机设备的配置费用相对较高，很多企业就会尽可能节省这笔费用支出。这直接导致电子档案管理设备配置不完善，在一定程度上限制了电子档案管理效率的提升。另

3、一方面是缺少必要的软件设施。档案信息化管理工作中的重要组成部分就是专业的软件系统设施，这是保证档案信息化管理水平的重要基础。但是，目前我国很多企业进行电子档案管理时并没有使用相同标准规范的软件系统，使档案信息管理行业缺乏标准性与系统性。甚至有的企业根本没有使用专门的档案信息管理软件，依靠人工录入进行电子档案管理，严重影响了电子档案管理的效率与质量。总之，这种不完善的电子档案管理机制对档案信息化管理的限制性相对较大。所以，企业必须重视计算机档案管理工作，加大对计算机档案信息管理的投入力度，增加档案信息化管理的设施

4、设备条件，同时根据企业的长期发展目标与经济变化情况制定合理完善的档案信息化管理制度，提高档案信息化管理的规范化与标准化。1.2计算机档案管理中存在较大的安全隐患。计算机技术在应用过程中本身存在的最大问题就是信息安全问题，并且随着网络运行的发展，当前的网络环境中存在的安全风险与隐患更大，例如，各种病毒、木马的威胁，黑客技术的不断发展也在一定程度上增加了档案信息化管理的风险，还有一些计算机运行环境本身存在漏洞很容易导致档案信息泄露或者被盗等。这就需要企业在进行档案信息化管理时，根据信息管理的实际情况严格设置相关的安

5、全防护措施，例如，加强对防火墙的应用，利用加密技术降低信息泄露可能性。2计算机技术在档案信息化管理中的应用优势5将计算机技术应用在档案信息化管理工作中是近几年信息管理工作中的重要内容，主要是因为计算机技术的发展十分迅速，可以基本满足当前档案信息化管理的需求，确保档案信息化管理能够适应当前经济发展需求。一般来说，计算机技术在档案信息化管理中的应用优势表现在以下几点：2.1计算机的贮存量逐渐增加。随着经济的不断发展进步，企业的信息数据的增长量十分巨大，而储量丰富的信息数据对档案信息管理也提出了新的要求。尤其对档案信

6、息管理的存储保管手段的要求也越来越高，而对档案信息管理的存储投入也逐渐增加，这十分不利于企业的长远发展。而为了适应信息化时代的发展，当前计算机的内存逐渐扩展，并且随着云存储技术的发展，计算机存储的资金投入也相对较低。因此，在当前档案信息化管理工作中应用计算机技术能够有效降低信息存储的成本，提高信息存储效率与质量。2.2查找信息资源的高效化与便捷化。近些年来，很多企业与单位对档案信息管理工作越来越重视，尤其是各个相关部门经常将档案信息作为工作安排与调度的重要参考依据，因此，如何快速的查找到相关部门需要的档案信息是

7、档案信息管理工作中的重要内容。如果在档案信息管理工作中依靠传统的档案管理方式查找需要的信息资源会严重降低查找档案信息的效率与准确度，这会在一定程度上影响企业的运行效益。而计算机技术中的搜索查找功能可以帮助相关部门根据关键词对档案信息进行查找，然后根据查找出来的档案信息找到需要的信息资源，提高档案信息管理的利用率。2.3计算机技术操作方式简单灵活。使用计算机技术对档案信息进行适当的修改、复制、更改以及传输等可以提高档案信息管理的效率与水平，与传统的档案信息管理工作相比，利用专门的档案信息管理系统可以将档案信息直接

8、导入到计算机软件系统中，然后利用软件对档案信息进行整理与分类，这样可以极大提高档案管理的效率。并且计算机可以对档案信息的图片、文字以及音像资源等进行有效整合与分析，能够确保档案信息资源管理的有效性与完整性。并且因为计算机技术的不断更新与发展，随着经济发展与社会进步，计算机技术的应用可以充分满足档案信息管理工作的需求，使档案信息管理工作紧跟时代发展。3档案信息化管理中计算机技术应用的重要