实施档案数字化管理几点思索

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1、实施档案数字化管理几点思索　　随着经济社会迅速发展，档案管理数字化、信息化已成为档案管理工作发展的重要趋势。1档案数字化管理的特点1.1占用空间小、储藏信息量大。档案数字化管理运用先进的数字存储技术将各种文字、图片和声音影像等档案性资料转化为计算机能够识别的数据，通过计算机等电子设备展现给用户。占据空间很小的数据库能存储大量的信息资源，打破了原来纸质文档一统天下的局面，崭新的存储方式让传统档案馆望尘莫及。同时，全球互联的网络技术实现了信息共享，用户通过数字化档案馆能查阅到其他档案馆的信息，它不仅是网上档案馆，更是网上文化和信息交流中心。1.2实现了管理模式自动化。通过设计出合理的程序，各种档案

2、信息就能被分门别类地存入信息系统，无需人工鉴别再分门别类地运输上架。新型数字化档案馆将传统档案馆实现了高智能的技术型管理，而相关的工作人员主要任务也将以信息的收集、分析以及信息资源的开发为主，更有利于促进档案馆信息资源的全面化和服务优质化。1.34查询资料更加快捷。使用数字化档案馆，短时间内就能获得大量所需要的档案信息，用户只要拥有数据终端，比如一台电脑，在操作系统中输入档案资料或信息的关键字就能立刻查询到数据库中存储的相关信息。更重要的是，档案数字化管理通过网络将信息自动呈现在读者面前，免去专门跑传统档案馆的麻烦，能够让读者随时随地方便快捷地查阅信息，省时省力，提高了工作效率。1.4不同地域

3、、单位建设的数字化档案馆通过网络的互联互通，实现了信息资源共享，大大增加了档案馆的资源，加大了不同地域、单位之间的信息交流。2档案数字化管理中存在的问题2.1缺少资金支持。任何新设备、新技术的更新都需要强有力的资金支持。建设数字化档案馆所需的设备，一是费用高；二是设备更新淘汰比较快，随着科技的不断发展，电子设备更新的周期不断缩短；三是设备使用磨损影响使用年限，档案馆要服务全社会的查阅需求，使用人数多，必然影响设备的使用寿命。2.24缺乏专业化管理人才。目前，大部分档案馆在档案管理信息化人才队伍的建设上力度不够。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知

4、识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。在档案管理人员配置上，没有规范的章程和标准，缺少专门的档案管理人员，大部分是由从事其他工作的职工兼管。并且，大多数档案馆管理人员普遍存在年龄偏大、计算机操作不够熟练、对数字化档案馆的相关知识一知半解等问题。档案馆在社会上的地位不高，很难吸引优秀人才进入档案馆发展，甚至连内部的优秀人才也因此外流。2.3存在重复建设。许多档案馆都存在各自为政问题，缺乏统一的规划布局。各个地区独立建设数字化档案馆，其信息资源大多处于各自独立和相对分散的状态，从而造成数字资源重复建设，使大部分档案馆资源基本雷同，没有显示出各个档案馆的馆藏特色和优势，造成资源的巨大浪费。3加强

5、档案数字化管理的几点措施3.1增加资金投入，确保硬件设备齐全。数据库建设是档案馆数字化建设与发展的基础和根本，要实现数字化，必须确保硬件建设，而这一整套设备的购入就需要雄厚的资金作后盾。此外，数字化档案馆主要以数据处理和应用为主，其最终目的是最大限度满足查阅者访问网上资源和馆藏资源的需求，因此，在选择技术和产品时，应充分考虑到其先进性、适用性、经济性，以便及时扩展和易于维护，要根据本地区特点，研制开发简单、便于操作的管理系统。3.24加强管理人员队伍建设。一是定期开展专业技术培训，有目的有计划地选派技术骨干去参加数字化专业技术的培训和研讨会，不断学习和掌握新技术、新技能。二是大力引进高素质的专

6、业技术人才。馆员不仅具有档案馆学、情报学以及相关学科的专业知识，还需要计算机技术、网络技术、通讯技术等相关的知识，因此，档案馆应通过各种方式建立起能留住高层次人才的待遇机制。三是把数字化档案馆建设纳入城市现代化建设的整体规划中。一个设施先进，数据资源丰富的档案馆不仅可以更好地服务大众，更能彰显一个城市的品位，因此，要尽可能地创造条件，推进数字化档案馆的发展。3.3实现档案馆资源共享。为避免重复化建设，节约数字化档案馆建设成本，最大限度地实现资源共享，应按区域、按类别采用联合采购、联合存贮、联合编目、联合建库、联机检索等手段，实现不同地区间数字化档案馆的资源共享，更好地服务大众。加强对档案数字化

7、管理研究，对实现科学规范的现代化档案馆发展具有重大意义，要进一步加快数字化档案馆建设和相关制度完善，提高数字化档案馆工作人员的管理水平和业务素质，把好档案馆信息和服务质量关，积极发挥数字化档案馆在现代城市建设过程中的作用，进一步加快智慧城市建设步伐。（作者单位：濮阳新区筹备组来稿日期：2013-06-17）4