高校档案管理的改进措施.doc

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1、高校档案管理的改进措施高校档案管理的改进措施高校档案管理的改进措施高校档案管理的改进措施　　一、系部档案管理科学化的必要性　　(一)档案管理是系部日常管理的根本　　档案管理是系部日常管理工作的根本，管理着全系部的重要档案信息，包括教学档案，学生档案，行政档案，甚至是未公开未申请专利保护的技术档案。这些档案记录着各项教学活动或科研教学或实践教学的原始数据，是最有说服力的原始证据。系部档案管理无序或零乱不规范都有可能给系部造成损失，例如，实验室实践数据等流失会造成实验结果泄漏，重则可能泄漏技术机密;会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱，重则可能涉及人员任命机密;学

2、生档案不详细或随意篡改，影响学生终身评价。因此，必须加强系部档案管理科学化，避免产生各部不必要的损失，影响系部的生存与发展。　　(二)档案管理是系部信用管理的保证　　档案管理是系部信用管理的保证，真实反应系部的管理水平、财务状况和科研水平。档案是我国信用信息的重要组成部分，真实反映了一个单位或个人的信用信息。系部档案是反应系部真实信用的资源，一套完善的系部档案可以完整的展示该系部的自身诚信。随着国家信用体系的完善，反映学生或教师的系部诚信档案一直备受关注，用人单位希望高校毕业生具有较高的信用，社会科研机构希望信用高的科研人员参与企业技术的开发与研究。因此，必然

3、加强系部档案的信用化发展道路，时刻牢记系部档案是个人或单位信用保证的基础。　　(三)档案管理是系部文化建设的供给　　档案管理是系部文化建设的供给，展现整个系部的精神文明面貌。谈到一个单位的文化建设，肯定是从它的渊源历史开始的。要反映历史，只能从档案材料里找。系部档案是完整反应系部的管理水平，系部文化的提炼离不开系部档案，档案是历史文化的存在形式。因此，只有加强系部档案管理科学化，才能助推系部校园文化建设。　　二、当前高校系部档案管理的主要困境　　(一)系部档案管理不受重视　　高校系部档案管理普通不受重视，大部分系部领导认为系部档案管理就是保管资料，整理整理内务

4、的事情，差不多能应付就行。大部分系部师生员工也都认为系部档案管理就是管理管理学生或教师的日常教学管理工作资料而已，资料齐全与否并不是非常重要的事情。更有甚者，许多系部档案长期没人管理，灰尘满地;或者用兼职管理人员来管理，压根不懂档案管理知识，只负责开门，这些都大大限制了系部档案管理的发展。　　(二)系部档案管理水平不高　　高校系部档案管理水平普遍不高，没有专业背景的档案管理员。有些档案管理人员没有经过专业的培训，不懂档案管理的简单操作，不熟悉整个档案管理的流程，连基本的收集、整理、装订等技术都没有掌握。还有些档案管理人员是由教工家庭兼职，没有文化，也没有时间认

5、真归档，或档案收集不及时，不全面就归档，造成大部分档案不全，或数据处理方法不当，造成档案不真实，严重影响档案的信用管理。　　(三)系部档案管理模式相对落后　　高校系部档案管理模式相对落后，大部分档案处在分散管理的状态。目前，全国高校的档案管理基本都是以部门为阵，教务处有教学档案，人事处有师资档案，财务处有财务档案，科研处有科研档案，系部有日常教学管理档案，但各种档案是分散管理的，且冗余重重复，甚至是不一致。管理模式和管理方法，技术要点不统一，零散无序。大部分系部采用“信袋式”的管理模式，只管把档案装进档案袋，不管科学性，也不管是不是利用查阅。　　(四)系部档案

6、管理现代化水平不高　　高校系部档案管理现代化水平不高，大部分系部采用人工管理的方法，非常不利用查阅。随着计算机影像技术的发展，许多档案可以利用扫描或摄像的技术实现电子文件化，通常档案管理系统来管理和查阅档案，这有利用保护原始档案不受损坏，尤其是纸质材料。全国高校系部档案管理几乎没有实现现代化水平管理，偶尔有几个，那也是简单的电子化，没有充分考虑档案查阅的方面性，或档案管理的实质性。　　三、改进高校系部档案管理的措施　　(一)加强系部档案管理认识　　系部档案管理是系部日常教学科研管理的重要环节，应该加强系部档案管理的认识。系部档案管理在各项教学质量评估，就业评估

7、，党建评估，师资水平评估中都发挥着重要的作用，对于提高教学质量，研究教学规律都起到调节作用。应该转变档案管理认识，不要传统的档案管理认识来看待今天的档案管理，一贯认为档案可有可无，任何人都可以做档案管理工作。档案管理人员要认真营销自己，重新树立“档案管理人”的形象，心中牢记竞争意识，创新思维，多学习专业知识，使用现代化档案管理水平来支撑教学、科研工作。　　(二)争取系部师生员工的大力支持　　系部档案管理要想引起重视，就必须争取系部师生员工的大力支持，牢记系部档案资料为师生员工服务的宗旨。首先，积极主动争取系部领导的支持，多为领导献计献策，挖掘系部档案的信息价值

8、，让系部领导感觉得到系部档案管理的存在