使用Excel按人头打出工资条.doc

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1、使用Excel按人头打出工资条，有用Word邮件合并功能的，也有用VBA功能的，也有采用编写公式直接产生的。可参看天极软件办公栏目的文章（Word、Excel配合按人头打印工资条、仅需一个公式让Excel按人头打出工资条）但我觉得，对于普通公司员工来说，这些方法都显得专业性太强。其实，变通一下，也可以不用公式，直接让Excel按人头打出工资条的，方法简单，适合Excel新手使用。　　假定公司有员工100人，工资数据在A2:R101区域。在工作表的第一行A1:R1区域为工资项目，如图1所示。我们需

2、要的工资条是第一行为工资项目，第二行为各员工的工资，第三行为空行，以便我们打印后分割。图1　　第一步：先选中A列，点击右键，在弹出的快捷菜单中点击“插入”命令，插入一个辅助列。在A2、A3、A4单元格分别输入数字“2”、“5”、“8”。选中这三个单元格，拖动填充句柄向下至A101单元格，为这些单元格添加序号。　　第二步：复制A1:R1单元格，然后在A102单元格单击，并粘贴。选中A102:R102单元格，将鼠标定位于填充句柄，按下右键，向下拖动填充句柄至R200单元格。松开右键，在弹出的菜单中选

3、择“复制单元格”命令，如图2所示。这样就复制了99个工资项目，加上第一行的那个，正好100个。图2　　第三步：在A1单元格中输入数字“1”，在A102、A103、A104单元格分别输入数字“4”、“7”、“10”。然后选中A102:A104单元格向下拖动填充句柄，至A200单元格，为所有的工资项目添加序号。　　第四步：在A201、A202、A203分别输入数字“3”、“6”、“9”。然后选中这三个单元格，向下拖动填充句柄至A300单元格。　　好了，现在您肯定明白了。我们在工资项目、工资数据、空行

4、分别添加了相互间隔的序号。现在，我们只要根据A列序号，升序进行排列，那么就可以得到所需要的工资条了，如图3所示。图3　　最后要做的，就是选中A列数据，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令，将该辅助列隐藏起来，如图4所示。图49、批量删除空行　　有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工

5、作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。　　在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。　　如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以

6、先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。10、如何避免错误信息　　在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式本身产生的，有的不是。下面就介绍一下几种常见的错误信息，并提出避免出错的办法。　　１）错误值：＃＃＃＃　　　　含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。　　解决办法

7、：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。　　　　２）错误值：＃DIV/0!　　　　含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。　　解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。　　　　３）错误值：＃VALUE!　　　　含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时

8、不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。　　　　解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值＃VALUE!。　　　　４）错误值：＃REF!　　　　含义：删除了被公式引用的单元格范围。　　解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。　　５）错误值：＃N/A　　　　含义：无信息可用于所要执行的计算。