business letters

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1、英文合同与函电姜朝妍单位:大连海事大学船舶代理论坛http://www.shipagt.com2006.6船舶代理论坛http://www.shipagt.comBusinessletters一、业务英语函的组成1.信头（theheading）书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。外贸商号的信笺都印有信头，用印有信头的信笺打信，信头部分除在指定的部位打上日期外还可以打上发文号（即编号，查号等）。打日期注意以下各点：1）年份应完全写出，不能用94来代替1994；2）月份要写英文名称，不能用数字来代替；3）日期最好用基数

2、不要用序数；船舶代理论坛http://www.shipagt.com日期有下列几种写法：1）12May,2004(Europe)2）May12th,20043）12thMay,20044）May12,2004(U.S.A)5)12May2004(英美均用)船舶代理论坛http://www.shipagt.com2.封内地址（TheInsideAddress）受信人的姓名和地址写等一般是列在信笺的左上方，在信头之下，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。这一部分主要有以下几项组成：1）公司或个人名称；2）街道和楼号；

3、3）城市、省或州名称，邮编；4）国家名称；船舶代理论坛http://www.shipagt.com例如：1）W.KWEBSTER&CO.6Lloyd’sAvenueLondonEC3N3AXUnitedKingdom2）Mr.ThomasRWitter,ManagerProvidenceInsuranceCompanyInc.892MarketStreetChicago,IL60601U.S.A.船舶代理论坛http://www.shipagt.com3.称呼（Salutation)这是写信人对受信人的一种称谓，其位置是

4、在封内地址的下面空两行，并与之平头。目前外贸书信中一般通用的称呼有：商业函件中用DearSirs(用的较多)，不能单独用SirsGentlemen不能用单数。公事函件用DearSir(对一般机关团体负责人使用），sir（对政府高级官员使用）半公半私函件用DearMr.XXX船舶代理论坛http://www.shipagt.com对方是独资商号，可用DearSir,如果是女性，则可用DearMadam称呼后面的标点，一般使用逗号，不用冒号或分号，但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen后面也有用冒号的，并注意，称呼里

5、的词第一个字母要大写，但MydearMr.XXX中的dear不必大写。船舶代理论坛http://www.shipagt.com4.事由（TheSubjectHeadingorCaption)事由写在称呼下面两行，一般是在信笺中间的位置，但平头信则由左面沿线写起。事由是简单表明正文的主要内容和目的。通常前面加上Re（拉丁文），意思是“关于”也即“事由”。但它不是referring或regarding的缩写。船舶代理论坛http://www.shipagt.com5.开头语(TheOpeningSentences)开头语没有

6、统一的格式，一般要与信的正文分开，自称一节，文字简洁明了。目前有些商业信函为避免俗套，常不用这种所谓的开头语船舶代理论坛http://www.shipagt.com6.信的正文(TheBodyoftheletter)这是书信的主体，表达发信人的意见。正文的位置紧接在开头语的下面。根据中心思想分成段落，每一中心思想为一段，眉目要清楚。如果信的本文很长，一页纸不够用而需要两张或数张联页，应在联页上端注明受信人的名称、日期、页数，再继续打印正文。这是为了避免第一页和第二页、三页在发信时误置。用联页时不要用印有信头的信纸。船舶代

7、理论坛http://www.shipagt.com7.结尾语（TheClosingSentences）结束语一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或询问或作必要的声明等。另外也附加一些略带客套的语气。它的位置在正文结束之后，另起一段。船舶代理论坛http://www.shipagt.com结尾语的两种写法：1）用分词短语开始的，如：Awaitingyourgoodnews,weare,Lookingforwardtoyourearlyreply,weremain,Lookingforwardtorec

8、eivingourshippingadvice,weremain,(句末用逗号，不用句号.weremain不能用于第一次通信，现代很少用。）船舶代理论坛http://www.shipagt.com2）用完整的句子，如：Wehopetoreceiveyourearlyreply.Wethankyouinadvancef