文控管理员使用说明手册.pdf

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1、文控管理员使用说明手册!!一、什么是流程模板？!一个流程模板是指一个业务的标准规范化审批流程步骤，管理员在后台建立好流程模板后，前台文件夹的管理员根据工作业务需要，可以选择绑定自己所需要的流程模板。!!!二、管理流程模板!•2.1创建流程模板!后台管理员在“文控文件”模块中，可以选择新建一个流程模板。!流程模板名称：为该流程模板起一个名字，不允许重复。!审批要求：!1）全部通过：当前审批步骤中，所有的审批人全部通过的时候，才可以进入下一级审批。!2）任一通过：当前审批步骤中，任一审批人给予通过的时候，即可进入下一级审批。!审批

2、步骤：根据业务需要，选择该流程中，一共需要经过几层（步骤）审批。!审批人：负责当前审批步骤的人，可以是一个或多个人，但必须属于该企业。!审批范围：和审批人是一一对应的关系，是指当前审批人所负责的审批范围。可以是一个单独的成员、部门、群组或整个企业，但必须属于该企业。!权限：和审批人是一一对应的关系，是指当前审批人在审批过程中，对所审批的文件（夹）拥有“预览”或“预览下载”的权限。!操作：!1）添加同级：只在当前步骤中，根据“不同审批人负责不同审核范围”的业务需求，添加其他审批人和审批范围。!2）删除：删除当前审批人，以及其对应

3、的审批范围。!3）更多：上下移动，调整当前这组“审批人-审批范围”的先后顺序。!添加下一级审核：添加下一级层级的审核步骤。!!•2.2举例：创建流程模板!在一家公司中，共有产品部和销售部两个部门，现需要进行2013年底绩效考核，管理员在后台为整个公司创建流程模板，用于前台“2013年绩效考核”文件夹所使用，此文件夹是对整个公司的人开放权限。!公司希望大家在上传个人2013年绩效报告的时候，先由各部门领导先审核后，再由行政经理审核，最后由总经理审核通过后，完成上传操作。对于有些兼职人员，没有所属部门，则由行政经理审核!产品部的负

4、责人是肖蕾，销售部的负责人是吴超。行政经理李琳，公司总经理是张渊。!!那么此流程模板中，需要三层审批：部门经理—-行政经理—-总经理。!同时在第一个步骤中，需要区分所属“产品部”或“销售部”的成员，要求由不同的部门经理审批。!!第一步：创建模板名称：2013年年底绩效考核模板。!第二步：在一审中，选择“全部通过”，审批人“肖蕾”，审批范围“产品部”，权限“预览下载”。!再“添加同级”，选择“全部通过”，审批人“吴超”，审批范围“技术部”，权限“预览下载”。!再“添加同级”，选择“全部通过”，审批人“李琳”，审批范围“企业联系人

5、”，权限“预览下载”。!第三步：添加下一级审核，进入二审设置，!选择“全部通过”，审批人“李琳”，审批范围“企业联系人”，权限“预览下载”。!第四步：添加下一级审核，进入三审设置，!选择“全部通过”，审批人“张渊”，审批范围“企业联系人”，权限“预览下载”。!第五步：前台“2013年绩效考核”文件夹，选中该文件夹，点击“文控设置”，设置“上传流程”，选择“2013年绩效考核模板”。完成！!!注释：!1、企业联系人是指组织结构中，整个企业。每一个审核步骤中，必须要有一个审批人，负责审批对象是企业联系人，这样防止当企业组织结构发生

6、变化的时候，流程模板能够覆盖到整个企业范围。2、审核范围有优先级之分：成员>子部门>部门、群组>企业联系人（整个企业）。!比如设置吴超审批某个成员张三，李琳负责审批整个企业，张三其实所属于整个企业，但是根据优先级之分，当张三需要走流程的时候，系统自动划分由吴超审核。!!•2.4编辑流程模板!在编辑流程模板时，请注意该流程模板是否正在被使用中，因为流程模板被修改后，会导致当前正在使用的流程失败。管理员可以查看某个流程模板中的“使用详情”，点击查看该流程模板被哪些前台文件夹所绑定使用。!!•2.5删除流程模板!在删除流程模板时，如

7、果该流程模板正在被使用，不能直接删除。请确认没有相对于的流程进行时，再进行删除操作。!!三、流程日志!•3.1如何查看流程日志!“后台-日志”中，选择“文控操作”，可以查看近一个月内的文控流程操作日志，支持日志导出。!可以根据用户筛选，指定时间范围，亦可以按照流程类型进行筛选。!时间：该条日志产生的时间!操作者：该条日志产生的操作者!操作类型：该条日志的操作类型!文件名称：关于哪一个文件所产生的日志，该文件夹的名称!流程类型：属于哪个流程类型!流程发起者：该条流程的发起人。