浅谈档案管理创新发展的思考.doc

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1、浅谈档案管理创新发展的思考佟云靓（153000黑龙江省伊春市广播电视台）档案是原始记录，是历史，能反应一切活动的原始面貌，所以，档案并不是新产生的事物，而是由有形的原始记录材料转化而来，具有极其重要的历史价值，我们有责任、有义务管理好日常工作中的各类文书档案。关键词：档案管理；重要性；维护；安全1•档案管理人员的素质不高我国很多档案管理人员由于本身素质不高，而且档案管理部门也没有对其进行专业技能的培训，使得其缺乏相关的专业知识。档案管理工作对工作人员的素质有一定的要求，其在工作的过程中必须要有认真的态度，而且要有较髙的服务意识，这样才能提高档案管理工作的价

2、值。但是我国大部分档案管理人员没有认识到管理工作的重要性，对档案管理的理解存在误区，这些都影响了工作的效率与质量。2.数据库建设滞后经过多年的努力,档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各口为政,在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小,标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地彫响了数据库的利用率。而且目前档案馆所建的数据库大多为条冃数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种

3、需求。1.档案管理基础设施落后我国管理工作的基础条件以及设施较为落后，阻碍了档案管理部门的发展。由于资金的缺乏,我国的档案管理部门缺少先进的基础设施，以至于很多管理工作无法有效的开展。档案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相关操作缺乏规范性，使档案管理工作的质量无法得到提高。4.缺乏统一的网络化协调机构由于受管理体制和运行机制的影响，不同的行政主管部门,这种分散管理体制无形中使各档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆

4、方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。5•档案管理工作缺乏统一的评价指标想要提高档案管理工作的效率，必须制定岀这项工作的评价指标，这也是提高档案管理人员素质与能力的有效手段，而且可以保证这项工作的质量。通过制定档案管理工作的评价指标，可以更好的衡量员工的业绩，衡量的指标主要指的是对于档案工作的完成情况，包括档案的收集数量、开发创新的档案管理技术等一些综合的档案工作衡量指标。6.标准化水平低。由于历史的原因档案馆自动化建设走的是一条各自为政

5、、自给自足的发展道路。各个档案馆根据口己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。（三）、档案的维护。日常我们要对档案的全面完整性、真实性、时效性以及规范性进行维护，这是档案管理最起码的慕本要求，完整有效规范的档案才能为档案工作提供必要的物质基础。全面完整性：主要是指三个方面，第一是数

6、量的完整，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。第二是质量意义上的完整，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在档案的保管和利用过程中，因各种理化因素或有害生物对各种档案制成材料产生不同程度的损害，一旦发生这些情况，为了使这些破损档案恢复原貌，继续发挥作用，必须由专业人员对破损档案进行及时修复。（四）、档案的安全防护。安全主要有两方面，一是力求档案本身不受损坏，切实做好防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全；二是要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被

7、盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。档案室管理所用的电脑及数字档案需进行加密处理，档案室内需安装360度无死角摄像头，同时还需做到人离锁落、定期对档案室进行检查清点等。（四）档案管理技术创新1、电子文件归档方式方面。利用云计算服务以及移动互联网技术进行远程归档。档案员无需下载和安装，只需耍在具备WIFI或者移动网络连接的环境下，根据自己的需要点击相应的应用，就可以直接完成远程归档，从而真正达到“随时随地准时归档”。相信在不远的将来，档案归档工作将会由传统归档方式、互联网远程归档和移动互联网远程归档这三种归档方式结合来完成。2、电子档案存储模式与共享模式

8、方面。云计算技术引入档案管理，将改变当前档案管理信息系统架构。具有