高校免税进口设备档案的信息化管理探讨.pdf

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1、102教育管理高校免税进口设备档案的信息化管理探讨刘慧明前言：分析了高校免税进口设备档案管理中存在的问题，完整的进口仪器设备档案可以为学校的管理提供准确依针对这些问题，从构建高校免税进口设备档案信息化管理的据，能够帮助学校合理配置和利用资源。但由于相关的一些物质基础、技术基础和功能设计要求等几个方面提出了对策。档案分别保管在不同部门，就武汉大学而言，很多环节的档为了提高教学和科研质量，高校每年进口大量的科教用案资料没有实现数字化管理，导致进口仪器设备档案的查阅品，尤其是近年来高校增加了对本校重点学科建设的资金投效率低，其功能多

2、用于一般性的查阅，没有发挥好档案材料入，进口的设备种类和数量多，金额巨大，如武汉大学近期的综合管理作用。高校现在每年进口大量的科研设备，一旦每年进口的仪器设备约600余种，价值在1.3亿人民币左右。要查找某台设备的资料可能要到几个部门去查询，而且基本免税进口的设备是国内厂商不能生产的，属于高精尖的设备。上都是纸质档案，查询速度慢，效率低。在设备进口之后，要使用并保管好这些设备，就必须要重视一份好的档案管理是可以对设备管理工作起到督促提醒进口设备的档案建设工作。作用的。例如在办理免税环节，当老师签订委托代理协议之进口科教用品的档

3、案是为学校的教学科研服务的，它是后，还有签订外贸合同、开证、办理机电证、办理免税、报进行进口设备监管的重要凭据，是考核进口设备使用绩效的关等各环节，全部办理完这些手续需要3到4个月时间，若权威性文件，也是进行设备维修、退换、办理免税申请的重外贸公司办事拖沓，或是老师回款较慢，都需要工作人员依要依据。据档案信息来督促。对于外贸公司的考评也需要依据老师的一、高校免税进口设备档案管理中的问题评价表来进行。在现在这种以纸质材料为主的档案管理方式1.仪器设备的资料分散，档案的保管分散，导致进口下，档案的这些功能难以实现。设备的档案缺乏完

4、整性二、免税进口设备档案信息化管理的构建现在大学设备档案一般实行二级管理体制，由档案馆1.免税进口设备档案信息化管理的物质基础：规范免和相关的一些管理部门分别保管。由于高校免税进口的设税进口设备的建档内容备一般要经历前期论证和招标、办理免税、验收使用和设学校应该设立进口设备规范化的建档标准，一台设备进备报废等四个阶段。在这四个阶段都会形成大量的文字材入申购流程到办理免税、验收使用等环节，形成完整标准的料和随机文件，由于进口设备要经过不同部门审批，最后档案管理体系，有利于在各管理环节之间档案数据的交换、导致同一台设备不同时期的资

5、料分散在不同部门。每个部传递和共享。每个学校由于进口环节和流程的不同，建档的门根据自己工作的需要，对这些资料进行收集和分类，导材料也有区别，但大致应该包括以下一些资料，才可以保证致同一台设备相关资料档案的建立缺乏连续性和完整性。设备档案的完整性。在申购环节，建档的资料应该包括购置以武汉大学为例，在设备的前期论证阶段中，产生的资料设备的可行性报告、专家组意见、申请表、主管部门审批意由设备采购老师、招标中心和设备与设备处分别管理。办见、报价单、招标记录。办理免税的资料建档要包含设备的理免税阶段的档案主要存放在设备处与档案馆两个部门

6、管技术服务协议、委托代理协议、购买合同、进出口货物免税理。在设备的验收使用阶段，设备的验收报告由设备处保证明、海关进口货物报关单、机电产品进口登记表。设备的存，其他的使用资料，基本上由院系使用老师或者实验室验收报告、设备的开箱验收单、合格证、随机说明书、安装老师保管，这些老师不是专业的档案管理人员，在资料的调试记录、保修单、仪器使用记录、维修记录。设备报废阶收集上容易发生遗漏，而且工作岗位经常发生变动，时间段的报废申请、国有资产处置申报表、设备下账单等也需要久了之后，会导致一些资料的遗失，造成档案管理缺乏连收集整理。这样才可以

7、基本完整记录一台设备从购买到使用续性。设备报废的资料主要留存在设备处。报废的全部生命周期。2.进口设备档案的使用效率低，没发挥好档案的综合2.免税进口设备档案信息化管理的技术基础：建设与管理作用相关业务数据库互联的信息系统管理观察·2013年10月下旬出版10下黑白.indd1022013-11-2715:32:23教育管理103现在的设备信息化管理系统一般采用B/S网络模式，结功能，系统最后自动形成了永久的档案材料，解决了收集资构层次稍有差别，不同的用户使用权限不同。武汉大学设备料难、保管难的问题。处目前开发使用的“进口科教

8、用品信息管理系统”中，系统（2）信息交流功能管理员可查看、修改、督办每单合同的执行情况，确认环节交流平台主要为了方便外贸工作管理部门、外贸公司及进度，协调并确认变更意见，督促各环节的推进，并通过系用户老师沟通与协调，最大化实现信息的共享。在执行合同统的交流平台功能控制合同的进