行政总务管理实务.ppt

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1、宁波威霖塑料有限公司行政总务管理实务基础管理训练之一1目　　录壹、总务行政管理一、观念之建立二、本质学能及工作方法三、组织及其功能贰、一般行政一、文书管理二、事务用品采购与管理三、固定资产管理参、庶务工作一、工作环境二、车辆管理三、宿舍管理肆、涉外作业一、警卫管理二、服务台之接待管理三、公关管理伍、环境安全陆、总务行政人员如何协助企业降低成本2壹、总务行政管理一、观念之建立1.企业之永续经营－总务人员之角色定位开　　　源营销市场开发扩大企业规模新产品研发多元化经营企业策略联盟节　　　流降低成本时间管理人力精简

2、流程简化企业再造3(1)不正确之观念a管理杂务的单位b.不重要的单位c.只会花钱的单位d.没有绩效的单位e.冗员的单位f.任何人都会做2.观念之革新4(2)观念革新a.重要的幕僚单位b.经营管理之参与单位c.协助团队整合之单位d.良好之效率、服务是提高员工士气重要因素e.企业竞争力之提升f.成功的总务人员需具备良好之本质学能(3)服务理念及敬业精神a.积极主动b.负责担当c.良好之协调性d.诚恳踏实e.持续之学习f.热爱工作5(1)需具备之本质学能a.企业整体活动及经营目标之了解b.企管知识之持续学习c.法规

3、、法令之熟悉(2)工作方法a.P－D－C－A工作循环b.目标管理c.成本之观念d.效率e.合作和协二、本质学能及工作方法61.企业内总务部门之组织小型企业中型企业大型企业三、组织及其功能72.总务部门之功能分类工作内容规章制度一般行政事务用品采购及管理采购管理办法事务用品领用管理办法文书管理文书管理办法资产管理固定资产管理办法庶务厂房维修维修保养管理办法车辆管理车辆管理管理办法宿舍管理宿舍管理办法涉外服务台之接待管理外宾接待管理办法警卫管理警卫人员管理办法公关管理公关管理办法安卫安全卫生管理安全卫生管理办法整

4、理整顿8一、文书管理1.收发及归档(1)外来文件收发整理分类编号登记归檔调阅收件登记分送(2)内部文件归档贰、一般行政92.信息管理(1)建立档案管理制度(2)定期整理(过期文件之清除)(3)文件制式化(A4为主最佳)(4)制定保存期限(5)集中管理(6)分类编号管理(7)调阅管制(8)无纸化管理103.保存期限原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大类，参照如下：保存期限内容一永久保存公司创设执照、政府机关登记文件股东会、董事会文件、印鉴固定资产权状证明专利、契约、研发、制造资料

5、重要财务文件、相关证明书二十年帐簿、税务资料预算、决算报表、投资计划重要签呈、重要会议记录三五年税法规定相关交易凭证、传票、盘点凭证、进出货单员工所得税、薪资清册、劳健保文件制造技术资料期满或解除之合约四三年退解职劳工名单、劳保卡解雇员工等关系文件较重要报表、记录3较重要会议记录五一年一般日、月、季报表公告、一般报告书其它一般记录111.事务用品之种类(1)非消耗性物品a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计算机等。b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及行销部门搬运用品等。(2)消

6、耗性物品a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、说明书等。二、事务用品采购与管理122.事务用品采购(1)事务用品采购作业流程流程内容a计划就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出申请，编列年度预算b请购每月固定时间或视需要由各单位提出申请，先经由单位主管核准c询比议价视需要总务部门会同使用单位办理议价d审核金额大小依核决权限规定由权责主管核定e验收会同使用单位就数量、外观、功能进行验收f列帐属固定资产类需列册编号管理一般消耗用品亦应列册控

7、管g领用使用单位填写领用单据领用13(2)事务用品采购管理重点内容管理重点a政策公司采购物品性能、功能基准为何？如国产品、外国产品，有无特别规定之样式、颜色考虑b会办专门性设备仪器应会同相关部门办理事务用品采购程办理c请购流程各单位是否清楚及遵循d询比议价询比议价记录完成留存e核决权限公司是否已清楚制定各项采购之核决权限f安全库存消耗品可采复仓制金额较大设备用品应计划性采购g盘点定期盘存制及连续性盘点可并用进行h整理.整顿事务用品仓之整理.整顿消耗性物品与非消耗性物品应分开管理141.固定资产之定义税法规定2

8、000元以上，使用年限2年以上者列入资本支出。一般企业以2000元为基础较多。2.固定资产之种类有形资产：土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项购置。无形资产：专利权、商标权、著作权、营业权等三、固定资产管理153.财产管理作业重点内容作业重点a验收列帐申请单及验收单核对申请单位填写财产卡总务单位填写财产编号及标示列帐并会交会计单位c保养作业编列维修保养预算定期、不定期由总务人员及供货商保养