Access数据库管理与开发案例教程 教学课件 作者 沈大林 等 第7章 建立报表.ppt

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1、第7章建立报表数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过他们可以打印比较简单的信息，但这都不是打印数据库中数据的最好方式，最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报表的形式。用户可以利用报表，有效的将数据输出，从中检索有用信息。Access2003报表的功能非常强大，也极易掌握，能制作出精致、美观的专业性报表。7.1【案例19】创建报表相关知识7.2【案例20】编辑和打印报表相关知识7.1相关知识1．在报表

2、上添加日期和时间在报表上添加日期和时间的方法如下所述。（1）在“设计”视图中打开报表。（2）选择“插入”→“日期与时间”菜单命令。出现如图7-1-10所示的“日期和时间”对话框。要添加日期，选中“包含日期”复选框并选择合适的日期格式。要添加时间，选中“包含时间”复选框并选择合适的时间格式。（3）单击【确定】按钮，就会在报表中出现日期或时间，并可以拖动到合适的位置。图7-1-10“日期和时间”对话框2．在报表中添加图形在报表中可以添加各种图形，添加图形的操作步骤如下所述。（1）在数据库中的报表选项中，选择“在设

3、计视图中创建报表”，得到如图7-1-11报表窗口。（2）单击工具箱中的【图像】按钮，然后在报表中拖动以获得大小适当的边框，并出现如图7-1-12所示的“插入图片”对话框。图7-1-11报表窗口图7-1-12“插入图片”对话框（3）单击【确定】按钮，即可以将图片插入报表中。图7-1-13“页码”对话框3．在报表中添加页码（1）在“设计”视图中，打开报表。（2）从“插入”菜单中选择“页码”。会出现“页码”对话框，如图7-1-13所示。（3）在对话框中，选择合适的格式、位置以及对齐方式。（4）如果要在首页显示页码

4、，选中“首页显示页码”复选框。4．报表的组成报表中的大部分内容是从表查询或SQL语句中获得的，他们都是报表的数据来源，创建和设计报表对象与创建和设计窗体对象有许多共同之处，两者中的所有控件几乎是可以共用的。但他们也有一些不同之处：报表不能用来输入数据，而窗体中可输入数据，报表只有“设计”和“打印预览”两种视图。图7-1-13“页码”对话框单击工具栏中的【视图】按钮，可以切换到“设计”视图，如图7-1-16所示。图7-1-14“罗斯文”数据库的报表对象列表图7-1-15“各类产品”报表的“打印预览”视图图7-1

5、-16“各类产品”报表的“设计”视图由图7-1-16可以看到，报表在“设计”视图中由五部分组成，分别是：报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚。（1）报表页眉只出现在报表的开头，并且只能在报表开头出现一次，用来记录关于此报表的一些主题性信息。（2）页面页眉只出现在报表中的每一页的顶部，用来显示列标题等信息。（3）主体包含报表的主要数据，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细信息。（4）页面页脚出现在报表中的每一页的底部，可以用来显示页码等信息。（5）报表页脚只在报表的结尾处出现，用来显示报表总计等

6、信息。5．用向导创建报表报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以进一步对报表进行修改。利用“报表向导”可以使报表创建变得更容易。在Access2003中使用向导创建报表的具体操作步骤如下。（1）打开数据库窗口，单击“报表”对象，调出“报表”对象窗口，双击“使用向导创建报表”选项，调出“报表向导”对话框之一。（2）在“表/查询”下拉列表框中选择创建窗体所需的表和窗体（3）在“可用字段”列表框中选择字段，单击按钮，将其添加到“所选字段”列表框中，如图7-1-17所示。（4）单击【下一步】按钮，调

7、出“报表向导”对话框之二，如图7-1-18所示，选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次更加清晰。（5）单击【分组选项】按钮，调出“分组间隔”对话框，如图7-1-19所示，在这里可以为组级字段选定分组间隔。也可单击【确定】按钮，返回图7-1-18所示报表向导中重新调整。图7-1-17“报表向导”对话框之一图7-1-18“报表向导”对话框之二（6）单击【下一步】按钮，调出“报表向导”对话框之三，如图7-1-20所示。在该对话框中，选择排序次序，可以选择一个或几个字段作为排序和汇总的依据，排序可

8、以是升序或降序。（7）单击【下一步】按钮调出“报表向导”对话框之四，如图7-1-21所示，该对话框可以确定布局和方向。（8）单击【下一步】按钮，调出“报表向导”对话框之五，如图7-1-22所示，在这个对话框中确定报表所用样式，本例中选择“组织”样式。图7-1-19“分组间隔”对话框图7-1-20“报表向导”对话框之三（9）单击【下一步】按钮，调出“报表向导”对话框之六，如图7-1-23所示，在这个对