财务档案管理制度.doc

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1、财务档案管理制度　　　　　　　　　　　　一、目的：　　　　　　　　为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。　　　　　　　　二、适用范围　　　　　　　　本制度用于财务部档案的管理。　　　　　　　　三、档案管理职责　　　　　　　　财务部负责档案的、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。　　　　　　　　四、财务档案定义　　　　　　　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。　　　　　　　　五

2、、会计档案范围　　　　　　　　包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。　　　　　　　　（一）会计凭证　　　　　　　　会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。　　　　　　　　（二）会计账簿、　　　　　　　　会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。　　　　　　　　（三）会计报表　　　　　　　

3、　会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。　　　　　　　　（四）其他会计核算资料　　　　　　　　其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。　　　　　　　　六、会计档案的装订

4、和保管　　　　　　　　会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。　　　　　　　　（一）会计凭证装订前的准备工作：　　　　　　　　（1）分类，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；　　　　　　　　（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；　　　　　　　　（3）检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；　　　　　　　　（

5、二）会计凭证装订时的要求：　　　　　　　　（1）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。　　　　　　　　（2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；　　　　　　　　（3）装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。　　　　　　　　（三）会计凭证装订后的注意事项：　　　　　　　　（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。　　　　　　　　（2）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。　　　　　　　　（四）会计档案的保管要求

6、。　　　　　　　　（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。　　　　　　　　（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。　　　　　　　　（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。　　　　　　　　（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；　　　　　　　　（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；　　　　　　　　（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。　　　　　　　　（五）档案保管期限　　　　　　　　（1）原始凭证、记账凭证、汇总

7、凭证15年　　　　　　　　（2）银行存款余额调节表和银行对账单5年　　　　　　　　（3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账25年　　　　　　　　（4）明细账、总账、辅助账15年　　　　　　　　（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年　　　　　　　　（6）主要财务指标报表（包括文字分析）3年　　　　　　　　（7）月、季度会计报表（包括文字分析）5年　　　　　　　　（8）年度会计报表（包括文字分析）永久