香港义工管理训练手册义工管理训练手册(香港)单元(五)义工小组管理新知.doc

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1、單元〈五〉義工小組管理新知義務工作管理的目的就是機構能夠有效率及有效能地利用各種資源來完成機構的目標和使命。從義務工作的範疇來說，參與的機構面對最大挑戰是如何善用有限的資源，特別是寶貴的人力資源一義工一提供最具效益的服務以回應服務需求。義務工作管理包括兩個層次：*機構管理層的考慮*前線管理人員的考慮從機構管理層的考慮(1)參與推動義務工作的機構管理層須具備高瞻遠足的眼光並深信義務工作能夠爲社會帶來裨益，更能爲機構帶來生機變化，例如：提昇機構的知名度；增強社會大眾對參與機構的認受性；鼓勵員工團隊合作及提高生產力等等。機構管理層對義務工作的積極支持，亦轉化爲推動力及發揮

2、著示範的作用。(2)參與機構的管理層對義務工作的推行，應制訂一套長遠政策以配合服務的推行，而口標亦應隨著服務需求的變化而作出調整。前線管理人員角度出發的考慮(1)前線管理人員泛指在義工小組裏擔當著領導角色的人仕。這些管理人員包括義工領袖、資深義工、協調員及小組工作員等等。(2)由於他們與義工經常保持第一線的接觸，同時又參與機構的管理工作，故此，他們於管理層與義工中便扮演著橋樑的角色。因此前線管理人員的位置便顯得非常重要，他們的管理能力直接影響著義工小組的成效，服務受眾的福祉，義工的工作滿足感及機構對推廣義務工作的理想能否得到落實等等。*本篇的內容要從前線管理人員的角

3、度出發，而重點則放在實務性的義工小組管理工作。而H常性的義工小組管理工作可區分爲小組的內部及外部事務。小組內部管理事務建立適當的義工小組組織架構(1)好處-工作分配更仔細-促進溝通，傳遞訊息快而準-容易管理(2)常見的義工小組架構-機構應任用合適的義工協調員(co-ordinator)5這有助促進機構與義工小組的溝通，以提供支援及監察義工運作管理。・應建立義工督導制度，鼓勵傑出表現的義工，提昇質素及檢討小組服務成效。・義工小組之組織架構可設立小組主席、副主席、文書、財政、總務等職位，而各職位亦應有明確的職權及責任。訂定義工小組會章、選舉程序及任期等。-提供有系統及適

4、切的技能訓練、提高義工服務的質素及裝備他們應付未來服務發展之需要。・設立渠道向義工表示感謝及嘉許。(3)若機構的義工人數龐大，可將義工分爲若干小組，並設立義工小組聯會，鼓勵協調合作。小組的決策能力增強小組的決策能力更能對問題作出具針對性的回應，令資源的運用更具效率，以下簡介七種處理小組決策的方法及其優劣處°處理小組決策的方法好處壞處1・未經小組討論，而由小組領袖(權力者)作決策最快、效率高決策未必能得到組員的認同2.由小組內對問題有豐富經驗的”專家”(expert)作決策決策夠專業、夠快參與的人數少3.分別詢問組員的意見，然後採用一個大多數人的意見作爲小組的決萊民主

5、,參與的人十分多，所得出的決策能得到大多數人的認同要花費頗多的時間，決策慢4.小組有一機制賦予權力予小組領袖作決策比較快，組員會服從此決策並不能反映全部人的意見5.由小組內少數組員，例如幹事會作決策參與的人有代表性及參與人數亦有一定的數目並不能反映全部人的意見6.投票決定最能反映民意及花時間去通知所處理小組決策的方法好處壞處全體參與的方法有成員O要求義工對有關問題有認識7.尋求共識最能反映全部人的意見最花時間且未必能達共識*其實，每一種決策都有好處及壞處，民主並不代表於任何情況下一定是好的做法，而獨裁亦不代表一定是不好。在小組的決策過程中，應在民主與專權的決策方法中

6、取一個平衡，靈活採用不同的決策方法，使小組的決策能力加強，並同時增加小組的工作效率。小組的領袖才能*義工小組領袖的作用是運用各種方法'促使其他組員有效地工作，達致指定的工作目標。*一個小組要達致良好表現，領導的功能與質素是相當重要的，總的來說，領導者所擔當的職責應包括：(1)代表組員—領導者是義工與機構聯繫的橋樑，訊息發放的中心，工作分配等，都可藉這聯繫傳遞。所以，領導者亦是一位中介者°(2)提供支援一領導者必須在組員需要協助的時候，提供支持，解決難題，並鼓勵組員發展潛能。領導者應了解組員需要，令他們獲得適當的激勵得以發揮長處，達致最佳表現。(4)發揮群體合作精神—

7、領導者是帶領小組工作的推動者，所以培養組員間的合作精神是不可忽略的。領導者亦應鼓勵和協調小組與外間團體的合作，互補長短，善用寶貴的社區資源(5)輔導者—領袖者在組員服務社會屮，應照顧到他們個人的情緒需要。因爲情緒問題往往對工作表現有直接影響。組員可能因面對日常工作挫敗感、工作壓力和焦慮、欠缺時問管理概念，或受私人問題而影響工作情緒，領導者應及早作出輔導疏導其負面情緒並將影響減至最低°協調小組處理衝突的能力(1)衝突的起因組員間出現衝突'原因大槪如下:奇由於組員的教育程度、人生閱歷、工作經驗不同，雙方溝通時會因爲用詞、語調、身體語言等的差異而引起誤會，導至不滿情緒