物业管理采购控制程序

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1、物业管理采购控制程序 1目的 对服务过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。 2范围 适用于对服务所需的原辅材料采购、承担服务项目分包合同的服务项目供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。 3职责 3.1管理部 a.负责按公司的要求组织对供应采购物资及承担分承包合同的供方进行评价，编制合格从主名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案。 b.负责制定采购计划，执行采购作业。 c.负责审批日常服务分承包合同。 3.2管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。 3.3采购物资、接受服务的相关部门质量检查员负责对采购物资的质量进

2、行检测，对供方提供的服务质量进行监督。 4程序 4.1采购物资 4.1.1采购物资分类。管理部根椐对服务质量影响程度分为： a、重要物资：维修建材、五金、机电及工作服、保安器材、清洁用品等； b、一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等。 4.1.2采购物资的申请 a、各部门根椐实际情况填写《请购单》，金额在500元以下的报经理审批，500元以上的由经理确认，报总经理批准。 b、《请购单》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。 4.1.3采购实施 a、管理部负责实施采购。对于重要物资，应由《合格物资供方名录》中选择供方。对于 第一次采购的重要

3、物资供方，应与其签订《采购合同》，明确品名、规格、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等； b、采购前采购员应对《采购单》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分 的。 4.1.4采购物资的验证 4.1.4.1对采购的物资可以有如下几种验证方式： a．由各部门质量检查员进行进货验证； b．由业主或住户在本公司现场实施验证； c．由本公司在供方现场实施验证； d．由业主或住户在供方现场实施验证。 对于后两种情况，管理部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。 4.1.4.2验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。不同的物资根

4、椐检验规程规定不同的验证方式。 4.1.4.3业主或住户的验证不能免除本公司提供合格物品的责任，也不能排除其后业主或住户拒收的可能。 4.1.5采购信息 4.1.5.2本公司的采购文件包括：采购计划、采购单、采购物资分类明细表、采购合同及附件等，由管理部保管。在与供方沟通前，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。 4.2服务项目分承包 4.2.1公司物业管理日常服务有如下分包项目： a．清洁、排污； b．机电设备维修、保养； c．绿化； d．房屋本体维修、保养； e．保安。 4.2.2由公司接受服务的相关部门确定相应分包服务方式报管理部审批，管理部代表公司与供方

5、签定《服务项目分包合同》，合同应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。 4.2.3对供方服务的验证。由管理部相关人员对供方服务质量进行监督管理，验证方法可包括： a．管理部会同接受服务部门对供方服务质量进行验收； b．征求业主和住户对供方服务质量的意见。 验证方式应在《服务项目分包合同》中给予明确规定。 4.2.4服务项目分承包的有关信息 a．供方法人资格证明文件； b．服务业绩证明材料； c．相关部门提供的服务质量报告； d．服务项目分承包合同。 在与供方沟通前，应确保规定的服务要求是充分的。上述资料由管理部保管。 4.3对采购物资供方的评价 4.3.1合格供应商的

6、条件 a．具备持续稳定的合格产品供货渠道； b．具有良好的供应物资业绩； c．具有质量保证能力的证明（必要时）； d．价格合理 e．服务良好。 4.3.2管理部根椐采购物资要求和服务需要，通过对物资、服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资和服务，应同时选择几家合格的供方以供比较。管理部负责建立并保存合格供方的质量记录。根椐供应物资有服务的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。 4.3.3对有多年业务往来的重要物资供方和日常服务供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容

7、： a．质量管理体系认证证书； b．本公司对供方质量管理体系进行审核的结果； c．本公司及供方其他顾客的满意程度调查； d．供方产品或财务的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录； e．供方的财务状况及服务和支持能力等。 4.3.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下： a．新供方根椐提供的技术要求提供少量样品； b．使用部门的质量检查员对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《物资供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理