航运安全管理体系内部审核探析

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航运安全管理体系内部审核探析航运安全管理体系内部审核探析发表时间：2011-7-315:46:39航运安全管理体系内部审核探析0引言安全管理体系内部审核(简称内审)，是指由公司内部或聘请第三方人员组织的对公司安全管理体系(SMS)及其各要素的活动和其有关结果是否符合体系相关的各类文件，以及是否得到有效的贯彻，并适合于达到安全管理目标的系统的、独立的审核。作为公司SMS自我鉴定和自行诊断的重要形式，其结果是SMS有效性评价和(或)管理复查的重要输入信息，是最高管理者对SMS作出准确评价并采取相应奖惩和改进要求的重要依据。从某种意义上讲,内审的质量直接影响SMS的有效性。因此，如何有效开展内审工作，已成为各航运企业所血临的重要课题。1ISM规则对SMS内部审核的要求11策划内审的时机由于ISM规则初始仅以定期这一定性的概念规定体系内审周期，导致各公司对内审实施吋机不一，影响到体系的运行质量,并作出正确的评价。因而,国际海事组织(IMO)提出了ISM规则2008修正案，明确规定公司应当在不超过12个月的间隔期内刈•船上及岸基实施内部审核，以核查安全和防止污染活动是否符合安全管理体系的要求。特殊情况下,间隔期不应超过15个月。从而使体系内审周期与外部审核相匹配，确保公司对整个体系在船岸的运行状况及时掌握和作出较为客观的评价。随着公司管理环境的变化,以及体系保持需要不断识别其存在的不足，以便提出改进措施，因而我们认为下列情况下公司应策划组织刈.SMS追加内部审核，如船舶发牛重大安全事故、船舶被滞留和发生重大不符合项;影响SMS有效性的组织机构、安全和坏境保护方针发生重大改变时;国内外公约、法规的改变影响到SMS作相应更改时;由于公司扩大管理，船舶种类改变,体系文件重大更改;在外部审核前认为需要时。这样，公司通过对相关部门或船舶或针对有关要素进行选择性内审，可及吋掌握体系运行状况，找出体系运行中存在的实际问题,为体系的改进和完善单应有可操作性，要明确查什么、检查什么样木，在时间上要留有余地。由于ISM规则的同一条款要求在公司和船舶有不同的体现，公司侧重于管理和岸基地支持,而船舶侧重于实施和操作。针对同类型船舶，其设备、航区和船员配备可能会有所不同。因此,在制定检查清单吋,对相应活动的抽样应切合各自特点。检查清单的详略还与内审员的实际经验相关，与有经验的内审员相比，新内审员需要范围更宽的审核清单。23采用过程方法实施审核过程方法是指系统地识别和管理组织所应用的过程,特别是这些过程之间的相互作用。其主要思想是把SMS所需的各种活动都作为过程，对过程的三个要素输入、活动、输岀进行识别，明确过程之间的相互关系，确认过程系统,规定过程的途径和实施方法，以及相应的职责、资源和监控。用过程的审核方法,使审核与公司SMS的实际运行相一致。以过程为审核途径,有利于在审核过程中以过程为线索寻找证据，符合过程的特性;有利于提高审核的深度和识别过程之间的关系及相互作用;有利于対过程接口的审核。也能够通过审核确定过程的能力、稳定性、 重复性、完整性和匹配能力，确定SMS的系统功能、协调性、有序性、反应能力和自我完善能力，从而提高内审的有效性和效率。为使审核工作达到预期的目标，内审组在编制审核计划前应以过程方法的思路做好审核策划工作。应确定过程的输入、输出和活动,包括过程的责任人、所需的资源和信息，以及为确保过程有效运行和控制所需的准则、方法，对于个别超过一个主耍负责部门的过程或涉及多个部门活动的过程,策划时要防止遗漏。要考虑到过程间的相互作用，在安排内审员时,应尽量将关系密切的过程安排在同一个审核小组，为审核时恰当地处理这些过程Z间的接口关系创造条件。在实际审核中，按P-D-C-A循环來审核每个过程，每审核一个过程时应了解这个过程是如何策划的?如何实施的?如何检查的？以及如何改进的?也就是说,应从过程的输入查到输出,检查输出是否满足输入或其他准则的要求，资源是否有保证，开展的各项活动是否符合程序文件的要求。不要只是审核实施，而不审核其它相关环节。14把握审核节奏，营造良好氛围内审作为一项全新的安全和防污染管理活动，对企业的员工來说也是一种新的考核方法，自然会感到压力。因此,在通常情况下，受审核部门或船舶的人员不可能完全站在内审员的立场来对待审核，他们总是保持着一种戒备的状态，生怕说错了话，出示了不该出示的证据，而遭受部门或船舶领导的指责。所以在审核过程中营造一个良好的审核环境显得尤为重要。内审员首先应缓和过于严肃紧张的气氛,注意提问方式，不要使受审人员意识到自己处于受审的地位，力求使审核成为双方针对事实商讨、研究问题的一种活动，就事论事而不追究个人的责任。遇到不符合发现，内审员可解释规则，说明不符合的理由，取得共识。遇到合格的，其至做得比较好得事情，也应加以肯定甚至表扬，但不要过分。总Z,—种平和、协调的气氛有利于审核的顺利进行。25关于对公司最高管理者的内部审核由于最高管理者在公司处于决策和支配地位，并在SMS运动中起着核心作用，不少内审员对其实施审核有所顾虑，有的未进行审核，有的走过场，难以保证内审工作的有效性。为此,作为一项正常性工作，内审员必须有充分的准备，以积极的心态对待这项工作。在内审策划吋,应尽量选派本公司行政级别较高、素质较好、能力较强的内审员（如中高层领导）审核最高管理者，以保证轻松的审核气氛和良好的审核效果。审核最髙管理者的方法应与职能部门、船舶有所区别。最好在岸基各部门审核完毕,审核组内部充分讨论后进行。具体做法是，由内审员按预先编写的检查表，为最高管理者当好规则、SMS的向导和顾问，引导并提示最高管理者依据规则和SMS文件的规定，按检查表的内容对逐个过程和活动，结合部门审核中反映出的问题进行自我分析和检查，既评价业绩，又识别不足及改进需求。这种方法审核，消除了内审员的畏难情绪，保证审核计划的完成。3不符合规定情况的处理31不符合规定情况的判定和描述内审员在判定不符合的问题上,要善于发现系统性和重要的不符合，应引导受审核部门或船舶改进其体系或过程有效性的作用，切忌片面追求不符合的数量和在次要问题上过多的纠缠。尤其那些对船舶安全没有直接影响的微小问题，不必追根求源,可作为观察项处理,提请受审部门和船舶注意或纠正。在不符合判定时应遵循这样的原则，即如果没有写下来，那就没有发生,如果问题不能用规则或你正在对其审核的程序语言表达出来也不能作为不符合。 不符合事实的描述要遵循4C原则，即正确(CORRECT).清楚(CLEAR)、全面(COMPLETE)和简练(CONCISE)-也就是说，一份好的不符合项从形式上看应该是不符合事实清楚，客观证据充分，判定其为不符合的理由确切,条款和程度判断恰当，文字简练。同吋，要注意不符合事实的可追溯性，不要误导或用过激的词句，要能正确引导受审部门采取恰当的纠正措施。12纠正措施制订和纠正期限的确定纠正措施是指为了消除已发现的不符合规定情况或其他不期望情况的原因所采取的措施。当所发现的不符合规定情况被受审方确认后，受审方应制定相应的纠正措施。纠正措施制定时一定要注意分析该不符合产生的直接和间接原因,可能会涉及到的其他部门或人员,寻找并纠止类似的问题，做到举一反三，以避免同类问题在今后的安全和防污染管理和操作中重复发生。关于不符合的纠正期限，应视其性质而定。根据海事局实施ISM规则的港口国监督指南第313/314/343条规定PCSO在发现一般不符合时要求船上和(或)公司在3个月内纠正，重大不符合规定情况在开航前纠正。在各港口国备忘录监督指南中也有同样的规定。从不符合对体系的影响程度来分析，一般不符合是指个别、偶尔、孤立的缺陷，且未影响到SMS的有效运行。而重大不符合是指如果不纠正,人身、环境、船舶或货物面临不可接受的结果，可能导致SMS的完全塌溃或ISM或SMS文件内要求控制完成不适当的结果,也可能是要素遗漏、不执行、无效。据此,我们可以确定，一般不符合的纠止期限应在三个月内完成，注意到船舶流动性和纠正验证的难度,船舶和岸基时间可有所区别。而重大不符合均应立即予以纠正，如果一时难以彻底纠正，首先应釆取措施，使Z降级并作出预防措施。4内审过程中应注意的几个问题