夯实基础开拓创新

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1、夯实基础开拓创新【摘要】社会发展进步离开不创新，档案管理工作不创新就不能满足利用者的需要。作者从主客观条件分析创新的方式、方法，又提供了一些可借鉴的创新案例，很有操作性。【关键词】企业；基础；创新创新是一件永恒的事。社会的进步，企业的发展，无不是创新求变的结果。世事时时刻刻都在发生变化,著名企业家马云说：我每天考虑的不是企业当下的事,而是五年以后的事。他强调一个新，他也是赢在新上。他在淘宝上取得的成功，完全颠覆了人们的生活方式。创新就是生命。随着现代信息技术的广泛应用，档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。档案工作者若能

2、抓住这个机遇，开拓创新，实现档案管理信息化，必能使档案管理水平有质的飞跃。首先我们先来解决几个与创新有关的问题。一、主观上要有创新的愿望创新是一种对待事物的积极态度。档案管理目前已有许多标准和规范。如果老老实实地按照现有的规范和标准做，什么错也没有。但是还可以有一种更积极的工作态度。能不能在原有标准上有所改动，使之更便于整理和利用？档案说到底还不是为了用吗？在工作中，我经常想：要是变一种做法是不是更好呢，能不能变通一下呢？国家档案局颁布的10号，我认为是一个质的创新，正是我所期待的变通。它第一次规定了企业管理类档案以件为保

3、管单位。这种整理方式真正适应当今信息化的特点，因为有计算机的辅助，在查找利用档案方面非常便捷。国家档案局适应新的时代特点和企业新的办公方式，从根本上对档案保管方式做出调整，是适应时代发展的主动改变，得到广大档案工作者的积极拥护。二、客观上要考虑创新与现实的需要工作创新不能脱离现实情况，为创新而创新。由于档案的产生是在一项工作结束后，是对所做工作的记录。如果没做某项工作，就不可能形成某项工作的档案。如果一个单位没有实现办公自动化，自然就产生不了数字化的文件，当然就不可能形成数字化档案。档案信息化，它必是在办公流程实现数字化后

4、才可实现。由于每个单位的自动化办公程度不同，这就导致每个单位对档案信息化需求的程度不同。如果不考虑单位的实际情况，一味追求创新，搞所谓的档案信息化，将纸质档案扫描，以为就是档案信息化了。其实档案信息化是一套流程，是配合单位办公自动化而产生的，它是为办公自动化服务的，是办公自动化的一个组成部分。如果没有办公自动化的环境，就算将档案扫描了，也只是档案多了一种保管形式，它不放在整个办公自动化系统中，实际利用的人不会很多。所以档案人员应结合单位的实际情况，不要闭门造车，眼睛要紧盯单位的工作实际，需要什么，提供什么。目前，企业档案管

5、理实行的是纸质档案与电子档案共存的“双轨制”。纸质档案与电子档案有自各的特点,各有各的长处，电子档案一统天下的时代不可能马上到来，纸质也不会很快就退出历史舞台，纸质档案与电子档案将长期并存，双轨运行。所以，没有必要觉得档案是纸质的就是落后的，要根据单位的实际情况,有选择的逐步推进档案数字化建设。三、接收方式创新过去我们的做法是按年度归档。各部门兼职档案员根据规定的时间将一年的档案整好交到档案室。现在有了自动化办公平台，我们把档案的信息化融入到办公自动化系统中。根据所开发的软件，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器

6、归档，不需跑到档案室。可以做到随办随归。四、提供利用的方式创新开展在线服务，将档案室搬到网上。传统的档案利用方式是到档案部门查档案，档案人员为其提供档案原件查阅，再复印一份给他。现在生活、工作的快节奏，让人变得做什么都要快，忍受不了时间长的等待。原来的那种手工查询档案目录再到盒子里找到档案原件的方式已不能让利用者满意。而档案信息化恰好满足了人们求快，求便捷的愿望。我们根据每个员工的级别，工作内容，给他们设置了不同的查寻权限,通过档案信息系统，可以快速检索到所需档案。五、工作方式创新，变被动为主动由于公司经营范围大，涉及港口

7、建设、内河航道建设、大桥建设、物流园区建设、房屋建设、供水、供电、楼宇物业、旅游等各个领域。各种门类所产生的档案信息量很大，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案室也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心和加工中心。现在从事档案工作的人员无论从文化水平还是知识结构上较以前都有很大提高，完全有能力从浩瀚的档案中挖掘岀有价值的东西。档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。档案人员可以将单一的档案信息与文件、图书、情报资料的综合起来，汇编一些专题信息如：科

8、技信息，帮助公司引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务。将过去那种你用什么，我提供什么，上升到我主动提供给你可能用得上的信息。档案工作者的任务就是要有的放矢地开发档案信息资源，轻整理,重挖掘，把有限的时间用在档案的编