高效的会议管理

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1、高效会议管理我们的约定学员需有以下三个承诺要积极参与发言要积极听取他人发言要在自己工作上运用准时到教室手机放置无声培训大纲召开会议的时机与决定有效的会议管理流程会议前的准备会议中的控制会议后的跟进会议主持管理技巧会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！我们为什么要开会？解决工作问题行动方案决策状况信息沟通显示组织/部门存在巩固主管地位激励士气……理想的会议时机下列情况，

2、应召开会议下列情况，不应召开会议需要团队整体提供信息和建议；需要团队参与解决某个问题或共同决策；需要与团队分享信息、成功、担忧或是了解态势；需要来自于不同团队的成员共同处理某个问题；需要公开澄清某个问题、情况；团队强烈需要会面一对一可以解决你没有充足的时间准备；有更好的沟通信息的方法，如电子邮件，电话或备忘；没有争议的状况；讨论主题不需要大家同时共同参与；团队成员间需要分开一段时间，以消除冲突或挫败的影响选准开会的时机需要下属为你决策提供信息你需要进行一个重要的人事决定听取下属汇报工作人们对于如何解决问

3、题有不同意见你是唯一做决策并且知道该怎么做的人团队成员对上次会议的结果感觉挫败有事需要当众表扬或批评需要澄清下属应对重要项目中的负责上次会议的与会者没有按时完成工作给小组委派任务不需要开会需要开会会议的频率固定的部门会议建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。处理意外的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。小范围会议建议频率：按需要注意事项：可以按

4、需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。会议的角色其他可能的会议角色时间控制者专家决策制定者发现者“问题小子”…参与者推动者领导者高效会议流程Plan会前准备策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知Do会中控制宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议Review会后跟进迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议策划会议议程会前准备会中控制会后跟进策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知明确会议内容召开会议的目的描述目标与产出确定与会者角色罗列需讨论项目设定流程顺序寻求

5、项目间的联系区分信息分享与问题分析及决策制订先易后难，先简后繁把复杂项目分解成相对简单可控的会议议程主题：ST1000产品设计目的：决定ST1000的最终设计稿目标：选择1种基本满足团队主要需求并且可以预算内实施的方案；讨论项目时间安排回顾设计目标10分钟评估建议设计20分钟其他方案比稿30分钟方案成本分析10分钟策划议程的几点建议会前准备会中控制会后跟进策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知Agenda•••••••••••••议程目标期望成果利益关注点后续行动回顾期望值目标明确会议要达到的

6、目标期望成果让与会者可提前了解对会议的观点；鼓励与会者提出他们会议期望值，必要时调整议程利益与关注了解团队目前的状态形势设法增加有效的工作方法与流程有助于理解沟通或是清除障碍提升倾听与相互理解水平将关注点转化为实际的行动确保会议技能的提高后续行动在会议开始前就考虑行动方案确保大家关注行动与产出而不是问题强调个人行动的责任增强改善的意愿设定行动节奏重复上述步骤，坚持Plan->Do->Review流程重复PDR筛选参会人员会前准备会中控制会后跟进策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知识别潜在的参

7、会者罗列工作与会议主题相关的人员还有谁可能会被疑忘；确认参会者的角色确定会议规模使用会议角色筛选潜在与会人员预设关键贡献者确定与会者名单确定名单中的关键贡献者会议行政安排会前准备会中控制会后跟进策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知会议地点会议室布置设备与材料准备点心饮料及其他发送会议通知会前准备会中控制会后跟进策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知主题与目标具体内容与议题产出与结果背景资料与信息……参会人员会议角色重点贡献者承担责任者……地理位置会议室安排与预订场地环境交通安排……

8、日期时间持续时间具体内容的时间安排……问题的预先防范会前准备会中控制会后跟进策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知可能存在的障碍与会者没有及时获得通知与会人员没有相应的职权去解决问题事先没有解决与会者的冲突可能的应对措施尽量提前发布会议信息预先确认与会对象设置一个合理的会议目标取消会议在会议前预先进行沟通会前准备检核清单会前准备会中控制会后跟进策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.