试论巨方木业档案管理规定

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1、木业CHINAWOOD贵州巨方木业制造有限公司档案管理规定文件编号JF-XZ-12版次A/0页次1OF8制定部门人力资源管理中心制定日期2011-04-26牛效日期2011-04-26编制审核核准1、目的：为了规范档案管理，保证档案的保密性、时效性和规范性，特制订木制度2、范围：适用与全公司所有的档案管理3、管理部门3.1管理部门(1)文书结案后，原稿由齐文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影

2、本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。(2)齐公司档卷分类口录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、屮心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。3.2•整理与分类3.2.1文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：(1)检查文件的本文及附件是否完整，如冇短少，应即追查归入。(2)文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。(3)文件的处理手续是否完备，如冇遗漏，应即退回经办部门补办。(4)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。(5)有价证

3、券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。3.3文件整理点收文件后，应依下列方式整理：(1)屮文直写文件以右方装订为原则，屮文横写或外文文件则以左方装订为原则。(2)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。(3)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。3.4档案分类(1)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别Z后依案件性质分为若干大类，再在同类小依序分为

4、若文件编号JF-XZ-12版次A/0页次2OF8制定部门人力资源管理中心制定日期2011-04-26牛效日期2011-04-26编制审核核准干小类。木业CHINAWOOD贵州巨方木业制造有限公司档案管理规定(1)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级Z后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或'小类”二级。(2)同一“小类”(或细类)Z案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)Z后增设“卷次"编

5、号，以便查考。(3)每一档夹封而内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个“目次”编号为原则。(4)档号Z表示方式如下A1A2--BIB2C1C2D1--EIE2A1A2为经办部门代号，BIB2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，EIE2为档案口次。3.5档案名称及编号(1)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。(2)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。(

6、3)档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类齐级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。(4)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补Z用。(5)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确冇修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3.6档号编定(1)案件如系新案，应就''档案分类编号表〃，查明该案件所屈类别及其卷次、目次顺序编列档号。(1)案件如可归属前案，应查明前案Z档号予以同号编列。(2)档号

7、以一案一号为原则，遇冇一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定英主要类别，编列档号。(3)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左文件编号JF-XZ-12版次A/0页次3OF8制定部门人力资源管理中心制定日期2011-04-26牛效日期2011-04-26编制审核核准方装订者则填写于右上角。木业CHINAWOOD贵州巨方木业制造有限公司档案管理规定4•归档与档案清理3.1保存期限(1)归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订丁•相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见岀纸”注明

8、目次号码，以便翻阅。(2)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。4.2保存期限文件保存期限除政府冇关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：(1)永久保存：1•公司章程；2.股东名簿；3•组织规程及办事细则；4•董事会及股东会记录；5.财务报表；6•政府机关核准文件；7•不动产所冇权状及其他债权凭证；8•工程设计图；9•其他经核定须永久保存的文书。(2)10年保存：1•预算、决算书类；2•会计凭证；3•事业计划资料