提高高校档案材料收集效率的基本策略

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1、教育观察79提高高校档案材料收集效率的基本策略唐甜甜张玉琴梁晓玲摘要：高校档案是学校教育发展的真实记录，有1.门类不全，材料不完整价值的文件材料是指导和引领学校教育向高深层次发高校档案部门对校内各部门档案材料的接收以各展的最真实可靠的鉴证资料。档案文件材料的收集工部门的基本职能及归档材料范围为依据进行。机构存作是档案工作的基础，也是反映档案工作状况的最具在，职能在履行，各职能部门都应该向档案部门移交说服力的证据。根据调查显示，许多高校因为文件材涵盖本部门职能的工作记录材料。但实际中存在门类不料收集不全而影响和制约高校档案工作向更高更深层全、材料不完整的现

2、象。比如，一个部门职能较多，但次发展。实行部门职责职能签字认可制，了解各部门实际归档材料单一，无法真实反映该部门的职能与履职阶段工作进展情况，提前介入文件材料的收集过程，情况；又如部门履行一种职能过程的材料完整性较差，优化档案工作网络，改变档案人的工作作风和形象，有的有工作计划而缺少计划实施材料，有的仅有结果材加强档案队伍建设等策略是提高文件材料收集效益的料而没有计划、安排布置等材料，还有的只有上级或学有效措施。校下发的红头文件，而没有针对这些红头文件开展工作关键词：高校档案文件材料收集措施的材料。2.材料的成套性、系统性差，无法反映某项活动高校档案工作

3、是整个档案事业很重要的一个方面的全过程和组成部分，高校档案工作愈来愈受到国家档案界乃至档案文件材料的成套性特点，从某种角度可以理世界档案界的高度重视。《高等学校档案管理办法》(中解为围绕着一个独立的科技项目或事件所形成的全套华人民共和国教育部第27号令)的公布实施，使高校性档案，是一个密切联系的有机整体。材料的收集必须档案管理逐步向着制度化、规范化的方向发展。档案保持和反映某个项目或某个事件发生、发展和结果的全管理的机构、人员配备、各项管理制度及档案保管的过程，并保持文件之间的有机联系，这是成套性档案材各项硬性条件都落实到位。但档案业务却存在不同程料收集

4、组卷的基本原则。但实际收集移交来馆的材料零度的问题，其中文件材料的收集不全在很大程度上影散，无法从材料本身看出一个项目建设的始终或事件发响和制约了高校档案工作高层次发展的脚步。俗话说，展的来龙去脉，缺乏成套性和系统性。这种情况在高校巧妇难为无米之炊。这句话拿来形容档案工作再形象的基本建设材料、科研教研材料等方面尤为突出。这样不过，因为从档案工作收集等八个环节来看，收集工立卷归档的文件材料就无法客观地反映该项目或该事作是档案业务工作的基础和起点，其他各个环节的工件发生发展的本来面貌和有机联系，损害了档案文件的作以这个环节为前提条件，所以档案文件材料的收集保

5、存价值和实际作用，即使存档案卷质量也大打折扣。工作在整个档案工作中占有举足轻重的地位。3.反映同一个事件的文件材料归入不同的案卷中，一、高校档案收集工作存在的现状破坏了文件之间的有机联系目前，高校文件材料归档基本推行部门立卷制度。由于高校档案实行部门立卷制度，即文件材料的归该制度的推行力求通过档案材料反映高校的基本职能档遵循“谁产生谁立卷归档”的组卷原则。那么对于学和发展面貌。但实际上，根据多年对各类别材料完整校内部业务职能有交叉的部门来说，再遵循“谁产生谁程度的调查和甄别来看，各类文件材料均存在不同程立卷”的原则来组卷，这样形成的档案就无法避免重复度的

6、缺失，并没有真实准确地反映出高校内部各职能件的存在，或者会出现割裂文件之间有机联系的材料。部门的基本职能活动。高校文件材料收集存在的基本比如，对于一个基建项目，招投标工作职能在很多高校问题主要表现为以下几个方面。设在审计部门，而施工建设则设在基建规划处，账目报www.guanliguancha.com管理观察·总第528期1月上.indd792014-1-2615:03:0080教育观察销又设在财务处。相应地围绕这个项目所产生的招投必须清楚了解各部门的工作职能。对各个部门每年所开标材料就会散存于审计部门案卷中，建筑施工材料则展工作情况的掌握应以学校赋予本

7、部门的最新工作职存于基建部门案卷中，工程结算材料又存于财务部门能为主，再参考部门年度工作计划这两个方面为依据。案卷中。档案部门管理人员从根本上进行抓，摸清每个部门每年二、原因分析应产生材料的类别和范围。第二，必须让职能部门的领1.档案工作责任制不健全或有责任制而执行不力导、职工及兼职档案员确认自己的职能范围。档案部是首要原因门弄清各职能部门每年的基本工作职能以后，制发“部对照学校各职能部门的基本职能，发现归档的文门工作职能认可表”及“职能工作产生文件材料调查表”件材料少、缺是比较普遍的现象，这与各部门实际开展下发到每个职能部门，要求分管领导和兼职档案员进

8、的工作不相适应。从各部门移交进档案馆的文件材料行签字确认，同时从基层调查了解各职