招投标及施工档案管理制度

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1、招投标及施工档案管理制度一、工作目的每一个员工的工作目的只有一个，那就是使工作顺利进行，业绩不断提升，公司不断发展、前进。在每一个工程的前期都做好充分的准备，把招投标工作顺利有序的完成，使每一个工程的竣工资料齐全完整。二.工作流程招投标工作流程：文件制作完成后自检后，再经市经理及相关部门审核无误后定稿。三.职责（-）招投标工作1、正式招投标：前期：准备招标文件，包括工程项目大概的开竣工日期（工期）、图纸、工程量清单、工程的施工范围及施工内容以及需要特殊的注意事项（如合同付款方式）。给甲方提供联系单（三个

2、不同公司），及吋告诉联系人，以免公司人员不知此事造成误会。（以上均应为与已成熟的建设单位合作）招标开始：（1）在中国招标与采购网上查询招标公告（非会员无法查到工程项冃的具体名称及项冃编号、包号，只能直接打电话通过招标公司请求提供招标公告），通过招标公告进行报名购买招标文件（招标文件会发送到各个联系人的邮箱，收到后互相转告），收到招标公告后把招标编号、工程名称及招标编号以邮件形式发给财务，以便购买招标文件时所需。（2）投标文件的制作：认真仔细的阅读招标文件，有特殊要求及规定应及时向上级领导汇报沟通；准备所

3、需资料，每个公司的资料应及时更新，与各合作单位保持联系并就此次项目进行沟通，确保所提供的资料有效；与预算部门沟通，规定完成时间及金额，具体事项工程部应与预算部交代清楚。在此同时，通知财务部电汇投标保证金（三家）。2、非正式招投标（邀标形式）：提供三家公司联系单，收到邀约书后应及时通知投标部，根据招标文件具体要求编制投标文件，工程部要提供预算书，并与工程部联系是否需要公司派人参加开标。3、新建合作单位在招投标工作中与其他新建合作关系单位之间的沟通，所发生的费用及电汇单、收据等的填写方式及要求应交代清楚，所

4、需资料准备齐全，事后费用的退还应由财务部及办公室共同进行处理。4、注意事项招标文件中需注意事项：付款方式是否合理（针对每个项目的区域及屮方不同，是否做出不同的调整），工程部需要确认。签订合同时注意事项：签署页中“甲方法人或代理人签字”处所签字人是否有效，是否与所盖公章的法人一致。（二）工程档案管理1、目的为进一步规范工程档案管理工作，有效地为公司投标、施工、生产等各项工作服务。2、适用范围（1）、所称工程档案是指公司在投标、施工、生产活动中直接形成的，对公司具有保存与利用价值的各种文字、图表、等不同形式

5、的历史记录。（2）、工程档案是维护企业历史真实面貌的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分，任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。3、要求项目部负责人（或指定专人）按工程进度随时做好档案资料的收集工作。以工程名称命名文件夹。签证及技术联系单原件必须存档（应有甲方确认签字盖章）。4、归档时间及要求施工过程中形成的工程档案资料，在项目竣工后（或按阶段）整理归档。5、工程资料归档范围及装订顺序5-1、前期文件A、卷内目录（每卷必有）；B、施工组织设计；C、开工报告、竣工验收申请/报告；D、图纸会审记录；E、工

6、程联系单。5-2＞装饰部分A、单位工程观感质量评定表；B、室内/外观感质量评定表；C、电气、水暖安装工程观感质量评定表；D、单位工程质量综合评定表；E、土、水、电质量保证资料核查表；F、分部工程质量评定汇总目录；G、各分部工程质量评定表；H、分部分项工程质量评定汇总目录；I、分部分项工程质量评定表；J、各分部隐蔽工程检查验收记录汇总目录;K、隐蔽记录。5-3、电气部分A、绝缘电阻测验记录；B、电力电缆试验；C、分部工程质量评定表；D、分项工程质量评定汇总冃录；E、各分项工程质量评定表；F、隐蔽记录汇总目

7、录；G、隐蔽记录。5-4、水暖部分A、分部工程质量评定表；B、分项工程质量评定汇总目录；C、各分项质量评定表；D、隐蔽记录汇总目录；E、隐蔽记录。5-5、土建部分A、工程定位测量报验/报告；B、分部工程质量评定表；C、各分部质量评定汇总目录；D、分部分项质量评定表；E、隐蔽记录汇总目录；F、隐蔽记录。5-6＞材料出厂检测报告及试验报告：装饰部分、电气部分、水暖部分、土建部分。5-7、公司要求的施工日记及技术交底资料。有些资料可根据屮方及监理单位要求进行编制。表格中的内容可参考有关资料书籍。二.各部门的配

8、合工作1、工程部：（1）如需制作招标文件，应提前通知（至少提前一天），并提供大概的开竣工H期（工期）、图纸、工程量清单、工程的施工范围及施工内容以及需要特殊的注意事项（如合同付款方式）。（2）应该通知公开招标公告的大致时间。（3）有关甲方对竣工资料提岀的要求要表达清楚，事先说明。必须将最后完整的竣工资料（包括竣工图）回传公司。（4）项目部、采购部全程参与投标，全程配合投标。2、财务部：（1）购买招标文件，电汇投标保证金及中标服务费，并提供投