各类会议的策划

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1、酒会的策划开幕酒会举办的地点最好安排在离展馆不远的酒店里举行。选择举办酒会的酒店时，不仅要联系展会的实际考虑酒店的档次，述要根据酒会的规模考虑酒店的接待能力，以及出席洒会的有关人员到酒店的便利程度。另外，对于酒会的安全问题也要加以充分考虑。开幕酒会举办的吋间可以根据展会的实际需要安排在展会开幕当天的中午或者是晚上，很多展会都将酒会安排在当天晩上，这样更有利丁•有关嘉宾尤其是参展商代表安排出席酒会的时间。如果酒会安排在晚上，则酒会开始的时问不宜太早，也不要太迟。太早了参展商代表可能还在展馆里忙碌而无法出席洒会，太迟了可能会影响到展会嘉宾的其他活动安排。开幕酒会的方式可以

2、采用白助餐的形式，也可以采用围餐的形式。在酒会开幕前可以安排一个小型的鸡尾酒会，以便大家互相认识和交流。在酒会正式开始前可以由展会主办单位领导致简短欢迎词，并安排其他有关领导发表简短讲话。酒会期间，可以播音乐，也可以安排表演活动以活跃气氛。展会町以视需要确定出席酒会的人员范围。一•般来说，出席酒会的人员应包括出席开幕式的领导和嘉宾、会展企业的领导和代表、行业协会和商会的领导、参展商代表、行业主管部门官员、新闻媒体、工商管理部门的代表、有关外围驻华机构代表等。出席酒会的人员范围一定要全而兼顾，不能遗忘某一方而。另外，岀席酒会人员的总人数要事先计划好，要避免出现人员爆满而

3、没有廉位或者空出人最廉位的尴尬现象。对于出席酒会的所有人员，展会都要事先通知他们有关酒会的情况，并对他们发出止式与会邀请,派号人跟踪落实他们的到会情况。酒会的标准可以按展会的总预算屮对酒会的预算来具体安排，并根据该预算做好酒会的详细预算。酒会预算可以按出席洒会的人数以每人多少钱来计算，也nJ以根据酒会有多少桌按每桌多少钱来计算。不管按什么标准来计算，酒会的档次都耍适当。宴会的策划(1)确定冃的、名义、对彖、范围和形式宴请的目的是多种多样的，可以是为某一件事，如代表团来访、庆祝纪念日、展览会开闭幕、工作交流等。宴请名义和对象的确定主要依据主客的身份。人型宴请-•般可以以

4、单位名义发邀请，也可以以个人名义发邀请；小型宴请可视具体惜况以个人或夫妇名义邀请。宴请范围是指邀请哪些方面人士出席、请到哪一级別、请多少人、主人一方南谁出面作陪。宴请范围要兼顾宴请性质、主客身份对等、惯例习俗等多方面因索，并在此基础上加以确定。宴会采取何种形式要视具体情况而定。人数少、规格高的以宴会为宜，人数多则以冷餐或酒会更为合适。宴清的形式还耍取决于活动冃的、邀请对象以及经费情况等因素。(1)确定宴请时问、地点宴请应选择对主客方来说都合适的时问，尤其宴请外宾时更要注意对方的禁忌，如避开13号和星期五；在伊斯兰的斋月，宴谙宜在日落后举行，戢好事先征询主宾意见，然后再

5、作决定。宴请的地点耍按活动性质、规模大小、宴请形式、主宾意愿及实际可能来确定。(2)发出邀请各种宴请一般均发请柬，这既是礼貌，也可以起到提醒被邀请人的作用，便宴经约妥后也可不发请柬。工作进餐一般不发请柬。请柬一般要提前一至两周发出，以便被邀请人及早作安排，已口头约妥的通常还要补发请柬。需要安排朋次的宴请，往往要求被邀请人答复能否出席。对此可在请柬上注明，也可在请柬发出后，用电话询问对方能否出席。正式宴会-•般在请柬或请柬信封上(一般在下角)注明席次号。(3)订菜宴请的酒菜应根据形式和规格选择安排。选菜不宜以主人的爱好为准，而应主耍考虑主宾的喜好和禁忌。如果部分人或个别

6、人有特殊要求，还应给予区别，提供特殊照顾。大型宴请更M照顾到各个方而。菜肴的道数、分量要适宜，内容要体现当地特色。如需要，还应印制精美的菜单，一般一桌放置两三份，也可一人一份。(4)宴请程序主人i般在门口迎接客人。视宴会重耍程度，还可有少数其他主要人员陪同主人排列成行迎宾。在相互握手、互致问候后，由工作人员将客人引至休息厅室。如无休息厅室，则肓接进宴会厅，但不入座。休息厅室要有相应身份人员照顾客人，并由招待员送饮料。主宾到达示，由主人陪英进入休息厅与其他客人见面。主人陪同主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会即开始。如休息厅较小或宴会规模较大,也可请主桌以外的客人先入座，

7、主桌人员最后入座。如有正式讲话，一般习惯在热菜之后、甜食之前进行。丰人先讲，然后主宾讲，当然也有一入席即讲话的，而冷餐会和酒会的讲话时间较灵活。吃完水果，主人和主宾起座，宴会即告结束。(1)现场丄作工作人员应提前到现场检杳准备T作。如是宴会，事先摆好座签和菜单。座签置于酒杯前或平摆于餐具上方，菜单放在餐具右边。还町在宴会厅进口前陈列宴会排列简图，并印制全场席位示意图，在出席人到达吋发放。如有讲话，要落实讲犒。通常，主客事先交换讲话稿。如需译员，也应提前安排妥当。(2)宴会服务工作在宴会服务中，应注意以下几点：①宴会入场时，应在宴会厅门口迎接客人。当客