展会现场管理

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1、一、观众登记和入场管理设观众登记处一一为了提高工作效率，把预先登记的观众和现场注册的观众分开或进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则耍在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。二、博览会现场广告管理在本次活动屮，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。但无论采用什么样的广告载体，展会主办单

2、位都必须制定明确、统一的广告政策,做到对所冇参展商一视同仁。即使制定冇相应的优惠措施，也应该让所冇参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小來决定是否给予其优惠。三、对参展商的行为管理主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要吋主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的止当利益和保证整个展览会的顺利进行。四、安全管理现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系

3、，积极争取这些部门的支持。五、交通、物流管理展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、Taxi、停车场等。物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需耍。现场交通与物流管理的负责人金少应该掌握：一份相关联系人名单；场馆地图；展品抵达场馆的时间；现场交通规划草图；紧急情况应对计划；现场联络点，包描安全和志愿者。六、餐饮管理主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严

4、格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，冇些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及吋清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。七、证件管理通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包描主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和岀售门票。八、参

5、展商和观众投诉处理博览会举办过程111,不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，冇些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构來处理各种投诉。九、新闻管理现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统i发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。十、知识产权保护工作1、主办方应在现场设立专门

6、办公室，并聘请专职律师咨询。2、基本原则:•坚决反对利用展览侵犯知识产权。•用证据讲话。•被告方如有异议，有中辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品O•双方应在展后诉诸法律解决。十一、现场保洁管理现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、丿则所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展吋将展台内的装修垃圾清理带走。十二、展览会运输代理商管理1、运前：认真挑选运输商2、运中：紧密联系运输商3、进馆：迅速有序搬进场4、展后：妥善处理参展品十三、酉己套月艮务管理在布展

7、和撤展期间，展会主办单位应该为参展商捉供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。十四、专业观众入场管理1、填写登记表2、办理证件3、检查门票4、领取参观指南5、免费赠送或出售会刊6、参观引导十五、对专业观众的服务管理1、现场咨询2、商业搭对服务3、餐饮、休息和娱乐服务具体的现场管理如下：现场的管理为避免因人气空间高涨，造成现场混乱挤压、人员受伤的情况，特别加强控制现场秩序，安排人群有秩序地参观、购买及咨询，进行以下安排：1、保安人员的安排：、在展览会各个入口、出口设置保安人员：2人/门检票口设置保安人员：2人2、成立紧急事件小组：6人工作安排及

8、职责：①机