海南大学实物档案暂行管理办法

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1、海南大学实物档案暂行管理办法第一章总则第一条为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制订实物档案管理办法。第二条实物档案是档案的重要组成部分，主要包括在学校各项活动和学校对外交流屮形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、洛人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。第三条实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用

2、价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。第四条由档案馆（校史馆）负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。第二章归档范围和保管期限第五条归档范围（一）奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省部级以上（含省部级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。（二）印信实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。（三）名人字画实物档案。中央领导及社会知名人士为学校的题词、作画。（四）学校发展中

3、有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。（五）本校与国内、外校际交往中收受的礼品。第六条保管期限原则上应为永久保存。第三章归档要求第七条奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。第八条字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。第九条印章归档时应附印模一式两份。第十条不在本管理办法第二条范围内有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档。第十一条奖品类实物档案一般于获奖后两月之内向档案馆移交。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。第十二条移交时，移交单位要打印

4、移交冃录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时应照像留存，像册对应实物编号保存。第四章档案管理及利用第十三条分类编号（一）实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号"依次编号。（二）实物档案分类号：SW12荣誉证书（科技奖入KY13）13奖状（科技奖入KY13）14奖章15奖牌16奖杯17锦旗18礼品19名人字画20纪念品21校牌、匾22印信（钢印、铜印、胶印、木印）23有收藏价值的教学科研设备设施（三）在二级类目内，以件为单位，按排列顺序从“厂开始标注件号。第十四条制作实物档案标签，内容包括档号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明。第十五条实物档案放置

5、特制的实物档案柜（架）上，按同类实物进行入柜（上架）排列。第十六条档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。第十七条实物档案原则上只提供单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由档案馆负责人签字后方可借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。第十八条木管理办法自公布之日起实行。