公司接待流程

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1、接待流程图流程图说明执行部门相关表单文件客户来访需求1.了解客户来访情况和客户需求提出接待单；2.根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，接待及时与来访联系了解具体的到访人数、是否需用车等相关事宜；3.在接待单上提出需求，明确接待等级；4.讲解：a.一级接待需副总裁级别领导讲解展厅；b.二级接待需总监级别或展厅讲解员讲解；c.三级接待及普通接待则由需求部门通过展厅讲解考核人员自行讲解；5.接待需求：如需求有接待车辆、水果、鲜花、接待手册这4项需求，需要部门需另询行政部经理批准，接待专员方可执

2、行。需求部门（股份公司了解客户需求后需以总裁办接待专员沟通后方可安排《接待通知》）《接待通知》接待单自填项1.座位牌：需要部门在接待单上写清，并按级别从上至下排序好姓名（如：吴光胜、赵术开、冯军正…）；2.欢迎牌：则需将编辑好的欢迎词打在《接待通知》备注那一空白处上，需求部门行程规划1.需求部门根据客户的来访时间制定行程规划、目的及需要,填写《接待通知》；2.需求部门接待人员确定来访接待级别。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改；3.确认是否需要座谈，需求部门自行订好会议室（101及贵宾

3、室需别寻行政部订）。需求部门/总裁办《接待通知》总裁办审核1.结合客户来访级别、目的及项目情况等因素审核客户接待的合理性；2.根据需求部门的具体要求，安排好接待人员工作事宜，如：如会议室摆放、展厅讲解、物资安排等总裁办接待前准备1.经行政经理批准后，需求部门至少接待前提前1天发起接待OA，因流程审批时间不定，可以先截图给行政经理、接待专员做好接待准备；2.接待专员接到需求接待：座位牌：提前1天做好座位牌；欢迎牌：接待专员在接到通知单后，在客户来提前半个小时将欢迎牌挂在大厅屏幕；会议室：提前2小时检查摆放

4、，安排会议室及准备，包括会议电脑、投影仪、投影笔、信签纸、画册、笔等；接待手册：若重大接待需要接待手册，安排企划部协助；拍照：行政部提前1小时安排企划部协助；茶水：到客人到达前30分钟准备好接待茶水。3.名片：每个领导名片不能低于30张，准备好于前台，并清楚分类。总裁办《座位牌》《接待手册》客户迎接1.需求部门根据客户路线,填写《用车申请单》,确定路线后根据客户接乘坐交通公司,安排接；2.司机需提前15分钟到达相应地方提前等候；3.若需做水晶框合照，则在进展厅前由企划部先拍摄好照片，迅速打印完成后好放于

5、前台送礼手提袋。需求部门/总裁办《用车申请单》公司参观1.参与接待人员在客户到达公司前5分钟在前台恭候，客人到后主动交换名片；2.接待专员准备好展厅操控设备，跟进展厅讲解事宜。由领导或通过考核的展厅讲解员为客户介绍公司展厅。接待人员/企划部/总裁办座谈1.如需座谈,需求部门自行预定会议室（101及贵宾室需另外向行政部申请）；2.在客户入座后10分钟内上好茶水；3.上茶注意事宜：茶杯需在客人右手边上，如遇不方便在右边上茶时，礼貌请客人让位或从左边放于客人右手边；拿茶杯时，应一手拿杯耳，另一手托杯底，双手奉

6、上；4.若领导需要讲解PPT，接待专员协助领导把第一排灯光关闭；5.会议约15分钟加一次茶水，根据客人饮多饮少，适当地增加或减少次数，避免打扰会议。接待人员/需求部门/总裁办《接待通知》住宿、用餐1.需求部门根据客户需求确认是否安排住宿及用餐安排；2.如需进住酒店并填写《酒店入住单》，由相关负责人员安排预订酒店；3.若就餐安排，根据需求部门订好就餐地点，根据接待等级合理配菜，及酒水安排。（控制在合理价格内）4.如遇重大接待，接待人员需就餐前确认就餐点的茶水、酒水等服务是否到位，跟进并提醒服务员做好服务工

7、作。需求部门／总裁办《酒店入住单》客户送别1.根据接待等级，需求部门提前准备好纪念品和宣传册等放在前台，有合照则一同放置于送礼手提袋；2.来访人员从会议室走出时，接待人员开好门，座谈领导和部门接待人员陪同送车，如有公司要赠送的纪念品和画册等，一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开；3.司机送客户到相应的目的地，需求部门做好后期回访估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。并及时做好报告上报公司，

8、以便改进。需求部门／总裁办《用车申请单》《纪念品申请单》