中小学教学仪器(设备)统计及台账的建立

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1、中小学教学仪器（设备）管理及资产台账的建立第一部分实验仪器设备上架、入柜、建账流程仪器设备拆包分类上架入柜一打印本校仪器设备清单（在“犬柱县教育装备配备资料”文件夹内）f核对柜内实物（同时编写仪器设备存放的柜和层号）一录入基表（同时报送仪器设备缺损表）一运用模版生成台账、柜卡、标签一设置打印台账、柜卡、标签。第二部分实验仪器设备台账、柜外卡和标签模版的制作及应用操作一、应用要求物物建账、账账相符、账物和符、卡物和符二、模版生成流程邮件合并生成“分类明细账”（WORD）、应川函数生成“总账”（EXCEL）录入基表（EXCEL）应用函数生成“柜外卡"（EXCEL）打印输出账单、柜卡、标签应

2、用函数生成“标签”（EXCEL）三、基表录入1、绿色区域是可编辑区域，在仪器编号栏内手动录入学校配备的仪器编号（2008年以前配备的仪器设备按08年标准编号），其他区域数据自动生成。••••2、基表“分账总页码”和“总账总页码”待所有仪器（设备）信息录入完毕后，由分账和总账的最后一页确定并手动录入。••••••••3、基表“柜”和“层”分别录入该仪器（设备）存放的所有柜和层，各柜和层用逗号••分开（如：1、2、3）o四、台账、柜外卡、标签的建立及打印（一）总账的建立及打印1、总账的建立基表录入完成后，单击“总账打卬”总账数据自动生成，形成可直接打卬的总账，每••••页默认为15条仪器（

3、设备）信息。2、打印总账第一•步：设置总账“打印区域”（确保总账页码的一致）。按下列操作完成“打印区域”设置：打开“中小学教学仪器（设备）统计基表”文档一点击“总账打印”工作表〜“文件”-页面设置一工作表一选定“打印区域”（只选定有仪器（设备）数据的区域）一确定一保存。第二步：点击“文件”一打印（可一次打印所有总账）。（-）分类账的建立及打印1、分类账的建立（应用word“邮件合并”命令建立“分类账打印”新文档）•••按卜•列操作完成Word文档和Excel文档“邮件合并”设置（从基表的database工作表小调用相应数据到word“分类账”表填充使用。）打开“分类账打印”Word文档

4、一点击“工具”选项一信函与邮件一“邮件合并”命令一在文档页面右侧选中“信函”〜下一步（正在启动文档）〜点击“使用当前文档”->下一步（选取收件人）一点击“使用现有列表”一点击“浏览”（按路径找到需要应用的数据源：Excel文档“屮小学教学仪器（设备）统计基表”屮的DataBase工作表）一下一步（撰写信函）〜在“分类账打印”Word文档中单击需要填充数据的位置一点击“其他项目”一••••选取需要插入的“字段名符号”f点击插入（或双击）f关闭［重复（撰写信函）步骤完成所有数据的插入］―下一步（预览信函）f编辑个人信函（建立合并后的新文档，供打卬•••用）一输入合并起止页：第1页到最后页码

5、（分类账页码最后一页）f确定f保存（命名为：XX教学仪器分类账打印）。附：Word文档与Excel文档字段对应表文档类型字段名/符号Word仪器编号仪器名称仪器规格单位柜层本账共页本页第页总账第页ExcelF1F2F3F4F27F28F25F23F24文档类型字段名/符号（2012年以前进货）Word进货时间摘要单价收入数量收入金额付出数量付出金额结余数量结余金额ExcelF5F6F7F8F9F10F11F12F13文档类型字段名/符号（2013年进货）Word进货时间摘要单价收入数量收入金额付出数量付出金额结余数量结余金额ExcelF14F15F16F17F18F19F20F21F2

6、22、打印分类账打开合并后的新文档“XX教学仪器分类账打印”一文件一打印（可直接打印所有账•••单。说明：因分类账表单较多，一次性打卬会烧坏打卬机硒鼓，因此必须采取分批打卬，每次打印30份，休息3・5分钟后再继续打卬。（三入柜外卡的制作及打印1、建立“柜外卡”打开“中小学教学仪器（设备）统计基表”文档一点击“柜外卡打印”工作表一在“柜号”处录入存放仪器（设备）的“柜号”，一在“仪器编号”栏内录入该柜内存放仪器（设••备）的编号（其他栏数据自动生成）一选中第5行“仪器名称”至“总账页码”单元格区域，向卜•拖动“选中单元格区域”生成“柜外卡”。••2、打印柜外卡点击“文件”一“打印”（重复

7、上述操作可完成所有仪器柜“柜外卡”的打卬）。（四）、标签的制作及打印1、标签的制作（建立标签数据源）打开“标签打印”文档一点击“标签数据源”工作表（绿色区域为可编辑区域，其他区域数据自动生成）一在“仪器编号”栏内手动录入需要打印标签的“仪器编号”（每行数据定义一个标签，每次最多定义21个标签，重复录入仪器编号可按顺序定义该仪器多个标签）一录入仪器存放的柜、层和序号（序号取决于仪器的数量）一点击“标签打印”丁作••表（丙京鑿玳目纱生歩，重复上述操