酒店会议团队接待程序

《酒店会议团队接待程序》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、总台会议接待程序按预订人（销售代表）要求预留房间。确定房型、房数（含会务组、备用房）、房价（尤其注意会议早餐是否包含在房费内）。根据会议类型、规格档次，结合酒店房态主动介绍、合理建议、灵活搭配。预留联系人电话，确认结账方式和房价。确定抵离日期、具体时间。是否早到，早餐后退房还是午餐后退房方便提前预留和接后续预订。1.将预订信息通知服务中心并汇报相关领导。2•对其它预订。已接的要进行确认，保证留好房间，不要轻易对网络预订关房，必要时可以升级。后接的预订，一定向客人讲清房间紧张并致歉，确认离期和退房时间（会议早到时），如不退

2、可调房，视情况给予优惠或升级。会前1-2天：1•主动联系会务人员，确认会议用房数量和特殊要求有无变化。如需要可提前确定会议房号并排房。2•订房号。根据要求决定是否集中楼层或分散安排，（午休、早到的房间不宜集中安排）。套房旁预留1-2个标间。综合房间类型、位置、朝向、房间之间距离等具体情况，全盘考虑会议前后预订情况。提前排房不能只排空房（尤其早到的会议），如已入住客房确定可在会议到店前离店，也可安排该住客房。必要时可电话与在住客人确认,确认时注意语气和说话方式，不可让客人产生被驱赶的感觉。3•房号确定不宜过早，过早订房号易

3、因各种原因产生更改，加大工作量。房号确定后连同特殊要求（如可能可连同行程、用餐信息等）打印并发送到大副、客服、礼宾、总机、商务中心等各相关岗位，便于准备接待工作、提供问询服务和合理安排班次。4.确定房号的房间注意不要超期出租给其他客人，如会议早到，房间又不紧张时可视情况设维修房预留。如确需入住，一定向客人说明情况，确认离期。如会议早到需客人提前退房，应在入住时向客人说明并致歉，客人同意后应在电脑备注中注明，防止再次打扰客人。可视情况给予一定折扣，但应以推销其它房型为主，防止产生纠纷，影响前后两批客人正常入住，对酒店产生不

4、良印象，避免增加自身工作难度。会议入住当天:1・再次向会议负责人确认用房数量、要求有无变化。1.提前确定房号的住客房，在客人未退房前不能排入会议预订，防止重复出租情况的发生。应在最晚早9时前电话确认房间客人是否离店，口气不可生硬。如客人临时决定不离店，应耐心解释并积极协商调房、升级等。如实在无房可调或必须离店时，应主动帮助预订其它酒店，必要时可安排专车接送，并与客人约定会议结束后将客人接回酒店入住。2•提前制作房卡，如房间安排两位则确认是否需要两张房卡，如需要则提前开房制第二位房卡，并在钥匙袋上注明。确保会议团队到店前将

5、钥匙交给签到处并作说明。3.根据参会人员报到情况随时与相关会务人员沟通，最晚18时前确认最终用房数量，防止报到结束后会务组大量取消预留房间，影响酒店正常出租，给酒店带来经济损失。3.签到结束后零星到店的参会人员应按照会议要求帮助办理入住手续（收会务费、安排用餐、发放会议材料和纪念品等），做好相关登记并及时通知会务人员。4.对会议用房情况（备用房、空床位）做到清楚明了并交接清楚，以免临时增加房间时被动。5.根据会议内容提前制作大堂电视欢迎字幕并按照会议要求时间进行7•早到的房间提前通知服务中心准备，并根据要求安排接机、迎宾

6、等服务。将准确的会议行程、名单最好是接待手册送达各主要岗位，注意重要客人的VIP接待服务。&对其它非会议客人同样注意服务态度，不可因环境嘈杂、事情繁杂而出现急躁情绪或厚此薄彼，做到头脑清醒、忙而不乱。但应根据会议规模、参会人员重要程度决定散客房的销售，避免将闲杂人等安排至VIP客人附近，必要时实行锁房。会议期间：1•及时了解最新会议行程安排，及时通知各岗位。注意会议及客人息不得随意对外泄漏。1.了解会议结算方式，注意房间消费和电话、杂费等费用如何结算向客人解释清楚。2.会议临时增加的午休房，在电脑记录中注明“午休”，并通

7、知楼层下午6点前确认是否需要退房，防止空过房费。落实每日实际用房增减情况，做好统计。根据房态情况和会议进程接受其它预订，防止会议结束后出现大量空房会后：2•确认是否所有房间都退房，如有不退的，房费如何结。在会务人离开前将所有挂账单据找相关人员签字入账。3•钥匙未交回的，立即做限制卡，防止发生意外情况。1.如房间有遗留物品，积极协助联系客人或交由会务组处理。2.统计会议住宿相关数据备用，总结会议接待经验得失提高接待水平。