会议接待程序33046

《会议接待程序33046》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、1.0目的为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。2.0适用范围适用于酒店各类会议接待工作o3.0职责3.1客户部负责会议接待的具体实施。3.2销售部负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；并记录好会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施;3.3餐饮部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适;3.4销售经理负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行;4、程序4・1会议的分类根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临

2、时会议。4.2会议接待服务标准1）每天安排一名会议接待员于会议开始前一小时到达会场，完成以下工作：将所有会议室的门及部分灯打开;将开水器的烧水阀打开及会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够的开水。2）每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。3）会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前15分钟将茶水准备到位。4）到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告；5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时

3、会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。6）与会人员基本到齐后，会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后，每隔20・25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。7）在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；8）会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；9）接到热线人员通知，会议临时需耍的物资，应5分钟内送到，如无

4、法满足，会议接待员亦应5分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。10）会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐;烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。11）每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。4.2.2一类会议:1）会议接待负责人接到热线人员中、大型及重要会议通知后，与预

5、订会议人员联系，了解会议的需求，并要求对方在《会议物资需求表》、《会议费用结算表》中签字确认。2）按客户要求准备会议物资。3）物资到位后，提前一天准备好横幅，摆放好鲜花；并对会议室进行全面检查,与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，耍求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观看。4）会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗，并于会议开始前15分钟将茶水准备到位，在会议

6、室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。5）按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。6）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；7）销售经理，必须到场监督会务工作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；8）如会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作，防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备部人员应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，应保证走火通道的畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。9）会议结束后，会议接待负责人持客户确认的《会议费用结算表》到前台收银员处结算并开具发票。10）将发票交客户

7、时一定要求客户签收，会议接待负责人一直跟进，直到酒店收到该费用为止。4.2.3临时会议：1）接到热线人员的通知后，该区域会议接待人员应5分钟内到场按4.2.1第5）条款到第11）条款的程序开展工作。4.3会议工作流程4・3・1服务热线值班人员下班前将OA网上收集会议的信息填写在《商务接待活动登记表》上交会议接待负责人员，并在第二天一上班重新收集新的信息，涉及到语音、投影系统的会议及其他部门配合的接待工作，应将会议情况记录在《会议接待设备准备工作表》中交弱电组及其他部门进行会议准备。4.3.2服务热线值班人员每20分钟对OA网进行临时会议信息的收集，并将新信息

8、及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记