会议接待程序33063

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1、会议洽谈、接待操作程序―、确认酒店接待能力1、互换名片，斟茶寒暄，了解乙方单位情况。2、首先了解乙方会议举办日期，查看预约会期酒店有无其他会议/宴会举办,以免撞车。尤其是如乙方需要住房，须致电总台了解房态，能否保障乙方会议需要。3、了解乙方会议规模，确认酒店有无接待条件和接待能力。4、确认酒店有充足的接待条件后，进入实质洽谈阶段。5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点，以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。二、洽谈1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。2.详细倾听、记录

2、如下事项*乙方会议规模.人数水会议举办日期.会议主题*是否需要住房（房型、间/天数、抵离店时间）、是否用餐（桌数/餐标/酒水/香烟）、*会议设施设备（电脑投影仪/白板/麦克风/音响灯光）、会议台型要求、是否需要代办礼品釆购等内容*会议接待规格*会场布置要求（鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等）*房内小吃/长话是否关闭撤除。*有无重要人物下榻酒店*有无少数民族人事，以确认客人饮食、风俗禁忌*确认来宾车辆规模水确认贵宾名录，是否需要制作席卡以及签到台.3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。=1tea三、报价技巧与结帐方式1＞报价请参

3、考酒店会议接待价格政策2.洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺，诱导客人把真实意图表达出来，更不要轻易亮出价格底牌。3、争取提高餐标水平，不要一下就将底价报出，如系综合会议（会议/用餐/住房/礼品），可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。4.防止乙方对你进行价格讹诈，宣称其他酒店如何如何优惠.如果不给某个价格就另选酒店等，销售经理要摸清乙方的真实意图，介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型.高规格的会议，坚持不要轻易让步。5、向乙方介绍酒店能够优惠的项目，如会议主题条幅/引导牌/迎宾/欢迎牌/会场服务/纸笔。6.确认协议有效签单人

4、，原则上不超过两人。7、确认结帐方式（现金/转帐/提前打款），外地客人不得签单转帐。三、签约客人接受报价后,般会出现三种情况，一是回单位向领导汇报；二是宣称考虑一下，暂时不签约；三是当场签约。出现这三种情况，可按下列方式处理第一种情况：一般这种情况意味着客人不具有拍板权，但基本认可酒店产品和报价，签约的可能性较大。销售经理应及时与客人约定下次见面会谈的时间，二次会面之前应主动与客人电话联系，以提醒客人不要忘记约定，探听口风，争取上门签约。第二种情况：这种情况一般意味着客人仅是了解一下价格，或报价超出自己的预算（计），或对某项产品

5、不满意而犹豫不决。销售经理应及时探询客人可以承受的价格底线，用实例举证法向客人介绍酒店会议接待水平和能力，帮助客人设计最佳方案。如乙方现场不能作出答复，则销售经理必须与客人预定再见面的时间，然后及时与总监汇报情况，寻求最佳解决方案。第二天带着新的建议与客人通电话。第三种情况：这种情况意味着客人是有备而来，或者是对酒店产品较为熟悉且实力较为雄厚的单位。2、销售员草拟一份”会议协议书”交客人确认，得到确认后正式签定协议书,双方签约人签字并加盖公章，协议一式两份，甲乙双方各持一份。3、签约后应感谢客人对酒店的关照，并向客人赠送酒店宣传

6、资料或小礼品。三、会议接待准备1、根据协议内容和要求，拟订内部通启报送总经办和各相关部门，通启中要明确落实执行部门的责任以及注意事项。2、通知广告公司制作会议主题条幅/引导牌/欢迎牌3、会议正式举行的前一天，根据客人要求摆放会议台型，签到台摆放到位.4、开列、打印会议套餐菜单，传真或亲自送客人审阅，客人确认后在菜单上签字认可。5、协助乙方布置会场，但如须在墙面张贴宣传画或悬挂物品必须获得甲方同意，任何损害物品和设施设备的行为都必须及时制止，并予以索赔。6、调试话筒/灯光7、摆放绿色植物和鲜花8、会议前一天按通启内容，会议经办人再

7、次检查会议准备情况，发现问题及时解决。、9十间以上会议用房须填写"团队分房表”三份，部门一份、房务一份、乙方一份。四、会议接待中1＞会议接待中，会议经办人要随时掌握会议进程，提前检查落实下一步会议日程，与乙方会议经办人紧密联系.2、每个会议议程结束后，应及时提醒\督促乙方有效签单人确认消费帐单,并签字认可.3、餐饮消费帐单通知收银台及时送达总台入帐.农会议期间•随时协调各部门解决客人的临时需求，如增减就餐桌数，增减住房数量，代办物品的分发等事项,及时通知相关部门.5、较大规模的会议拿房一般有三种方式:第一种:由甲方提供所给定的

8、楼层和房号表，乙方根据房号表自行安排会议来宾下榻某房间•在来宾抵店前，甲方将登记好的房卡及用餐卡一并交给乙方分房,分房时要注意尽量将房间安排在同一楼层或相邻楼层•对于用房量大的会议，还需兼顾到长住客和长包房客人的因素,不可临时占用客人的房间.第二种情况:甲方直接