企业档案管理业务讲座

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1、企业档案管理业务讲座档案：《中华人民共和国档案法》将档案定义表述为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作的基本内容：档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个环节。档案工作的基本原则：根据《中华人民共和国档案法》第一章第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”企业档案：是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历

2、史记录。档案载体包括纸张、胶片、磁带、光盘等。企业各种门类各种载体的档案主要分为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。企业开展档案工作需从四个方面入手：一、组织建设。二、制度建设。三、基础设施建设。四、业务建设。（包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个环节）一般企业档案分类示意图一级类目二级类目类目代号类目名称类目代号类目名称01党群工作02行政管理03经营管理04生产技术管理05产品06科学技术研究07基本建设08设备仪器09会计档案01凭证02账簿

3、03报表04其它一级类目二级类目类目代号类目名称类目代号类目名称10干部职工档案01干部档案02工人档案03离退休职工档案04死亡档案11声像档案01照片02底片03录音带04录像带12荣誉实物01奖状02锦旗03奖杯04证书05其它一级类目二级类目类目代号类目名称类目代号类目名称13电子档案01文本02图片03视频04音频一、建立档案工作体制企业应建立有分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。二、制定档案工作管理制度（一）、制定企业档案工作规章制度的要求1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能有悖于国家、本系统

4、、本地区关于档案工作的有关规定，同时内容即要全面又要有针对性。2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充分征求企业内部有关部门的意见，与他们密切配合，使制定的规章制度及内容更加切合本单位的工作实际。（二）、企业档案工作制度的内容企业档案工作制度一般分三部分：第一部分是工作规章。包括企业档案工作规定（内容要包括三纳入、四参加、四同步制度）、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案。第二部分是管理制度。包括文件材料归档制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交制度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档案保管制度、档案统计制度、档案管理系统操作制度、库房管理制度。第三部分是业务

5、标准规范。包括档案整理规则、档案分类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案管理标准长远规划。1、三纳入、四参加、四同步制度。三纳入：将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。四参加：企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。四同步：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。2、

6、档案工作责任追究制度。3、档案管理应急预案。4、归档制度。①归档时间中要明确各门类档案具体的归档时间。②归档要求中要说明归档的文件材料齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存等情况。5、档案保管制度。6、档案鉴定销毁制度。7、档案保密制度。8、档案统计制度。9、档案利用制度。10、档案保管期限表。11、移交制度。12、电子文件管理制度。13、科技档案补充更新制度。14、档案管理系统操作制度。15、库房管理制度。三、配备档案管理基础设施档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案人员办公室、档案查阅室、档案柜架（五节铁柜皮或密集架）档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装

7、订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。四、开展档案业务工作（一）、档案收集1、收集的定义档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有计划地集中保存的工作。企业档案的收集工作分两部分：第一部分是管理性档案的收集。第二部分是科技档案的收集。