上海杉达学院档案工作条例及实施细则

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1、上海杉达学院档案工作条例及实施细则2003年5月30日印发杉达袁字[2003]第90号为了加强学校档案工作，有效地保护及利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《上海市档案条例》等法律、法规和规章，制订本条例。一、学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、学校档案工作是学校工作的组成部分，是办好

2、学校的重要基础工作，也是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志。因此，学校分管领导及各部门领导应把档案工作纳入本单位计划和工作议事日程，加强领导和管理，并纳入有关人员的职责范围。三、上海杉达学院档案工作由主管校领导领导，由校长办公室负责协调和指导。四、各处、室、馆等各立卷部门有一名负责人分管本单位的档案工作，并由一名兼职档案员具体承办本部门的档案的收集、整理、预立卷、装订、移交工作。五、各部门把应归档的各类文件材料，由兼职档案员按《上海杉达学院档案立卷工作的内容和方法》的要求，整理组卷后放

3、在专门的档案柜，由档案室负责业务指导及检查、验收。六、档案的分类。本条例所指的档案不包括人事档案和学生档案，具体为：1、党群类；2、行政类；3、教学类；4、基本建设类；5、仪器设备类；6、固定资产类；7、出版类；8、外事类；9、财会类；10、声像类。根据学校实际，还可设立“人物类”档案。七、各部门档案归档范围。按2002年11月15日档案工作会议上下发的各类档案归档范围及各部门制定的“预立卷目录”所规定的范围。八、归档时间和手续1、党群、行政、外事、出版、声像门类档案以及科研、设备、基建、财会等门类档

4、案的管理性文件材料，按自然年度，在次年一月底以前完成预立卷，三月底前归档；2、教学部门的业务档案按学年在次学年寒假前归档；3、科研、设备、基建、产品等项目材料在项目完成通过鉴定验收或运行后三个月内（引进设备为索赔期满后）归档。4、基建档案和财会业务档案按原归档办法归档，档案目录表送校办档案室备案。八、案卷的质量要求1、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存，尤其是领导批示和签阅均采用墨水笔或钢笔，不可使用圆珠笔。归档材料不得使用蓝色印章。2、文件一

5、般按问题组卷。单一问题的按时间顺序排列，几个问题组合的文件，按重要程度、时间排列。3、文件的排列：批复件在前，请示在后；正件在前，附件在后；打印稿在前，签发定稿（原稿）在后；转发件在前，原件在后；印件在前，完稿在后，历次重要讨论稿在最后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字性材料在前，图表在后。会议文件按文件的届次组合。4、专题性、成套性档案按阶段、构成等分别组卷。5、同一类别的文件按永久、长期、短期分别组卷。6、卷内文件材料按顺序排好，并在非装订线一侧下角编页码。7、重要会议：（包括校董事会、校长会

6、议、党委会议、校长办公会、校务委员会、校学术委员会，以校领导主持的若干专门会议等）必须认真记录，要形成决议(定)的，应整理后拟成“会议纪要”，经主管领导签发后印发；对会议形成的统一“意见”，须经认真整理，誊清为正式记录文件，并经主管领导审核签字认定后有效；会议讨论的内容作为一般记录保存，不须经主管领导签字，不作有效文件。每个案卷按规定填写目录，没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚。会议记录应概括出主要内容，声像材料应按规定标出同一内容纸质载体的参考号。8、卷内文件材料情况说明应填在备考表内，并写上立

7、卷人和检查人姓名、检查人应为单位分管档案的负责人。9、案卷题名应简明确切、体式一致。10、要去掉卷内文件上的金属物，外表破损、字迹模糊的文件应复印并与原件一起存放。11、组卷时应注意文件时间、内容的针对性。十、交接档案必须履行移交手续，移交清册一式两份写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间并由交接双方签名盖章。十一、档案信息资源应纳入学校自动化信息管理网络，提高开发利用档案信息资源的能力和水平。十二、档案室按规定对已期满的档案进行鉴定，对到期的档案销毁或延长保管期。销毁档案须登记造册、经主管校

8、领导批准后由两人监销，并在销毁清册上签字。十三、档案管理人员要熟悉档案分类，充分发挥档案信息优势，主动开发利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。编制目录和检索工具，供使用者检索。馆藏档案一般在馆内参阅，不出借。如需复印，须经院(系)处负责人签字，主管领导批准后复印；并进行登记签收领用手续。未经主管领导批准，凡私自复印或由档案人员擅自复印者，按情节轻重给予行政处分、罚金，直至追究法律责任。十四、本条例所指档案，是除学生、人事档案以外的各类档案，人事、党