《工程档案管理培训》ppt课件

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1、工程档案管理培训普洱供电局办公室工程档案的几个相关术语工程项目文件的收集工程竣工档案的整理立卷声像材料的整理工程竣工档案的移交工程档案软件单机版操作工程档案的几个相关术语工程档案的几个相关术语项目文件：是指工程项目从酝酿决策到建成投产全过程中形成的，包括项目的提出、调研、可研、评估、决策、批复、勘测、设计、招投标、物资供应、施工、安装、监理、调试、生产准备、试生产、工程竣工验收等工作中形成的文字材料、图纸、图表、会计核算材料、声像及电子文件等各种形式与载体的文件材料。工程档案的几个相关术语项目档案：是指经过鉴定、整理

2、并归档的项目文件。工程项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。工程档案的几个相关术语档案的完整：是指按国家档案局档发〔2002〕10号、原能源部能源办[1991]231号文确定的内容，将项目（工程）建设全过程中应该归档的文件、资料收集归档，各种文件原件齐全。档案的准确：是指档案的内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。档案的系统：是指按工程档案的形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。工程项目文

3、件的收集工程项目文件的收集一、项目文件产生于工程建设全过程，项目文件的收集应与项目的立项准备、施工和竣工验收同步进行。二、要确保收集的项目文件正确的反映工程施工全过程和工程结果，不能出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。工程项目文件的收集三、项目文件的收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都为收集范围。项目文件的收集应齐全、完整，以确保档案的成套性。35kV及以上项目文件的收集范围按照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》或《电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表

4、》。10kV及以下项目文件的收集范围按照《云南电网公司10kV及以下城农网工程建设竣工资料编制范本》进行。工程项目文件的收集四、项目文件的收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。工程项目文件的收集五、项目文件的质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。需永久．长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使

5、用不可擦除型光盘。工程竣工档案的整理立卷工程竣工档案的整理立卷工程项目所形成的全部项目文件,应在移交前根据《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》、《电力工业企业档案分类规则——供电企业档案分类表》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《云南电力集团有限公司农村电网和县城电网建设与改造工程档案管理办法实施细则》（云电集办〔2004〕12号）、《云南电网公司10kV及以下城农网工程建设竣工资料编制范本》及有关配网工程项目档案管理的相关要求，由文件形成单位（建设、设计、施工、运行、监理、调试、物资供应等）进行整理立卷。

6、工程竣工档案的整理立卷科技文件材料整理立卷的一般程序如下：区分科技文件的类别鉴别科技文件材料完整性和准确性组卷案卷内科技文件的排列编写案卷页号填写卷内目录填写卷内备考表案卷装订打印案卷封面、脊背并粘贴工程竣工档案的整理立卷一、区分科技文件的类别按其内容性质，根据工程的情况来分类。科技文件材料一般按其项目针对内容划入各类，在各类内按不同子项分开，不同项目的文件一般不要混合组成保管单位。如：工程档案要分为变电站工程、送电线路工程、10kV及以下农网工程、10kV及以下城网工程等。整理立卷时要按各个单项工程分开，如输变电工

7、程，要将其划分为变电站工程和线路工程。工程竣工档案的整理立卷举例说明：110kV迁糯输变电工程分为几个单项工程：110kV迁糯变电所工程、220kV东那变扩建110kV迁糯间隔工程、110kV迁糯～东那送电线路工程、π接团永线35kV送电线路工程、改接35kV孟班～永平输电线路工程。竣工资料归类时也要按照单项工程来做。工程竣工档案的整理立卷二、鉴别科技文件材料完整性和准确性科技文件材料要完整、系统、成套。一个项目的成套材料，不能缺项，一份科技文件材料内不能缺张少页，要完整地反映一项科技活动的全过程和全部内容。可对照《

8、档案分类表》或《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》或《电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》中对应内容，逐条进行检查，凡工程中产生过的文件材料、图表、声像等均为归档范围，不齐全的项目要及时补齐。工程竣工档案的整理立卷科技文件同其记载和反映的对象或科技活动的过程相一致，科技文件材料相互间在内容上一致，如实际情况与竣工图保持一致等