“科技·未来之美”福田汽车商务年会策划方案

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1、广东省广告股份有限公司北京分公司活动总揽活动概况项目分析创意说明展览展示主题大会及庆功晚宴室内外环境布置会议资料设计费用预算活动主题副标题活动人数活动时间活动地点活动主题福田汽车2010商务年会科技&未来之美SCIENCE&FUTURE内涵增长•结构调整•全球化COMPETENCEIMPROVEMENT•STRUCTUREOPTIMIZATION•GLOBALIZATION3000人2010年1月17-20日主会场：广州白云国际会议中心；分会场：广州白云国际会议中心、广州长隆酒店活动内容主题大会+庆功晚宴+主题晚会+经销商、服务商欢迎晚宴+新车上市发布+分品牌主题大会广州

2、历史天气情况：2009年1月17日至20日天气情况预估：根据广州历史天气情况数据，结合气象学相关原理，2009年1月17日至1月至20日的天气情况预估如下：气温：18℃～10℃（1月20日是农历节气中的大寒，也是24节气中最冷的一天）降水概率：≤20%风力：≤3级天气应急预案气温：由于活动除车展部分其余均在室内进行，因此在邀请函中对广州当地气温进行必要的提示，提醒来宾准备适宜的衣物即可，短期大幅降温不会对年会整体日程产生影响。降水：活动前15天对天气进行最后一次检测和预估，如降水概率大于30%，则提前订制3000支雨伞。活动当天如遇突然降雨，我们安排有专人专车负责采购雨伞

3、和雨披，于1小时内送到各会场。大风：所有室外展览展示部分均提前进行防风处理。红地毯采用贴胶和金属片压边的方式加固。注：如遇天气变化，除以上方案外，我们还将与酒店方及时沟通其他解决方案。所有应急预案在不发生的情况下不产生费用。活动总揽活动概况项目分析创意说明展览展示主题大会及庆功晚宴室内外环境布置会议资料设计费用预算1、数字：1）参会人数：3000人2）会议天数：4天3）场地间距离：广州新白云机场——白云国际会议中心：25.5km广州新白云机场——长隆酒店：54.5km白云国际会议中心——长隆酒店：31.9km室内各场地4）展车数：97辆5）主要场地数：12个-白云：欢迎晚

4、宴会场、各品牌主题大会会场、主题大会世纪大会堂（主题晚会）、庆功晚宴多功能厅、业务分会会场、餐厅-长隆：欢迎晚宴会场、分品牌活动会场、分品牌主题大会会场、培训会场、业务分会会场、餐厅1）参会人数：a.人员组织松散，影响会议日程；b.房间、会场座位、用餐安排；c.会议资料分发。2）会议天数：a.参会人员对会议日程安排模糊，延误出席。3）场地间距离：a.场外。延误接机时间，18日长隆到白云的转场；b.场内。主题大会到庆功晚宴转场，延误庆功晚宴时间。4）展车数：a.展车维护。5）主要场地数：a.参会人员对会议场地模糊，延误出席。1、会议执行过程中可能出现的问题对应解决办法：1）

5、参会人数a.建立参会人员录入系统，对到会人员单位数量进行全面掌控；b.在邀请函中就明确告知参会人员，会议组织以酒店房间入住人数录入为依据分配座位及用餐，让参会人员对号入座；c.根据录入系统中的人数在会议现场分发资料。2）会议天数a.在签到处、提示卡、会议手册等多处标注会议日程安排，建立完善的提示系统。3）场地间距离a.安排广州当地熟悉路况的司机，提早出发；b.安排工作人员、礼仪对来宾进行有序疏导，减少人间距、加快行进速度4）展车数a.安排专人对展车进行看护，出现问题及时与福田相关负责人沟通。5）主要场地数a.制作大量的指示牌并安排专人进行提示，建立完善的场内指示系统。活动

6、执行手册针对以上可能出现的问题，我们将制定详细的活动执行手册，并对参与活动执行的工作人员进行专项培训，确保活动执行工作万无一失。2、会议形式分析为确保活动顺利进行，我们将加强一下几个环节的管理：信息录入：使用我们长期应用的大型会议信息录入系统软件，对参会嘉宾信息进行有效管理。领导讲话：由于本次活动领导讲话部分使用触摸屏演绎，因此需要提前与讲话领导沟通触摸屏的使用方法，并提前制作讲话文件。颁奖信息：整个会议涉及的颁奖环节较多，活动现场总协调人需要与福田积极沟通获奖名单，如果需来宾上台领奖，则提前通知其候场。指示系统：建立完善的提示系统，帮助来宾尽快到达各个场地，保证会议的正

7、常进行。静帧画面文件：与LED视频操作人员沟通活动中需要出现静帧画面的环节，并按顺序提供静帧画面文件。总结：根据以上活动中可能出现的问题，我们将在会议期间设立两条应急通道：①熟悉周边最近的医院地址：在有意外发生时，有专人专车负责将伤员送至最近医院；②熟悉周边最近的公安局地址：遇到紧急情况及时与公安局取得联系，保护来宾的人身安全。热线电话同时，我们还会根据参会来宾的需要设立两部热线电话：白天——2部专线，为来宾提供广州当地的旅游、购物、饮食信息等。夜间——2部手机，随时帮助来宾解决可能出现的问题。工作人员协调工作人员均按不同场地